Nội dung
Các chương trình máy tính được cập nhật liên tục, các phiên bản mới và cải tiến hơn được tung ra. Vì vậy, hôm nay, người dùng đã có thể thử nghiệm chương trình Excel-2019. Cùng với những cải tiến, cũng có những vấn đề như khả năng tương thích, tức là một tài liệu được tạo trên một máy tính này có thể không mở trên một máy tính khác.
Chế độ Tương thích trong Microsoft Excel là gì
Chức năng “Chế độ tương thích” là một tập hợp các thành phần cho phép bạn làm việc với các tài liệu bất kể phiên bản của chương trình. Xin lưu ý rằng một số cài đặt và tính năng có thể bị vô hiệu hóa hoặc hạn chế. Ví dụ: nếu bạn cố gắng mở một bảng tính được tạo trong Excel 2000, thì chỉ các lệnh có trong phiên bản đó mới có sẵn để chỉnh sửa, ngay cả khi tài liệu được mở trong Excel 2016.
Các chức năng không hoạt động sẽ được hiển thị trên thanh tác vụ, nhưng chúng không thể được sử dụng. Để tiếp tục truy cập vào tất cả các tính năng tiềm năng của Excel, trước tiên bạn phải chuyển đổi sổ làm việc đã chọn sang định dạng thích hợp hơn. Nhưng nếu bạn phải tiếp tục làm việc với tài liệu trên các phiên bản lỗi thời, thì tốt hơn hết bạn nên hạn chế chuyển đổi.
Tại sao bạn cần chế độ tương thích
Phiên bản chức năng đầu tiên của Excel được giới thiệu vào năm 1985. Bản cập nhật toàn cầu nhất được phát hành vào năm 2007. Một số lượng lớn các tính năng và khả năng hữu ích đã xuất hiện theo định dạng cơ bản mới. Vì vậy, thay vì phần mở rộng .xls thông thường, .xlsx hiện được thêm vào tên tài liệu.
Phiên bản mới thực hiện rất tốt công việc làm việc và chỉnh sửa các tài liệu được tạo trong các phiên bản Excel trước. Thật không may, khả năng tương thích ngược không thành công. Về vấn đề này, các tài liệu có phần mở rộng .xlsx có thể không mở nếu, ví dụ, một phiên bản Excel 2000 được cài đặt trên máy tính.
Cũng có thể tài liệu được lưu trong Excel 2000 đã được chỉnh sửa trong Excel 2016 và sau đó được mở lại trong một chương trình lỗi thời, trong trường hợp đó, một số thay đổi có thể không được hiển thị hoặc tệp có thể không có sẵn.
Đó là đối với các tùy chọn như vậy có chức năng giảm hoặc chế độ tương thích. Bản chất của chế độ này là cung cấp khả năng làm việc với các tệp trong các phiên bản khác nhau của chương trình, nhưng với việc duy trì chức năng của phiên bản chính của Excel.
Những vấn đề tương thích
Vấn đề chính với Chế độ tương thích trong Excel là nó được bật tự động. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu được bảo toàn khi chuyển tệp từ máy tính này sang máy tính khác. Nhờ đó, bạn sẽ không sợ rằng sau khi chỉnh sửa tập tin sẽ không mở được hoặc sẽ bị hỏng.
Đăng nhập Например, в новых версиях больше стилей, параметров и даже функций. Так, только в Excel 2010 появилась функция AGGREGATE, которая недоступна в устаревших версиях.
Bạn có thể xác định các sự cố tương thích có thể xảy ra khi sử dụng Excel-2010 hoặc Excel-2013. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến menu “Tệp”, trong thông số “Thông tin”, kích hoạt nút “Kiểm tra sự cố”, sau đó chọn “Kiểm tra tính tương thích”. Sau các thao tác này, Excel sẽ phân tích tài liệu, đưa ra báo cáo chi tiết về từng vấn đề với liên kết “Tìm”, khi bạn nhấp vào đó, các ô vấn đề sẽ được hiển thị.
Kích hoạt chế độ
Bạn không cần phải làm bất cứ điều gì để khởi động Chế độ tương thích. Theo quy tắc, chương trình sẽ nhận dạng độc lập phiên bản mà tài liệu được lưu và, nếu cần, tự động bật chế độ chức năng giảm. Bạn có thể biết rằng chế độ được kích hoạt từ tiêu đề của cửa sổ tệp đang mở. Thông báo “Chế độ tương thích” sẽ xuất hiện trong dấu ngoặc đơn bên cạnh tên tài liệu. Theo quy luật, một dòng chữ như vậy xuất hiện khi làm việc với các tệp được lưu trong Excel trước phiên bản 2003, tức là trước khi định dạng .xlsx ra đời.
Tắt chế độ
Không phải lúc nào ở chế độ giảm chức năng cũng cần thiết. Ví dụ: công việc trên tệp gốc sẽ tiếp tục trong Excel được cập nhật và sẽ không được chuyển lại sang máy tính khác.
- Để hủy kích hoạt, bạn cần chuyển đến tab có tên “Tệp”. Trong cửa sổ này, ở phía bên phải, chọn khối có tên “Chế độ chức năng bị hạn chế”. Nhấp vào nút "Chuyển đổi".
- Một cửa sổ sẽ xuất hiện thông báo cho bạn biết rằng một sổ làm việc mới sẽ được tạo ra sẽ giữ lại tất cả các tính năng và thuộc tính của một phiên bản Excel hiện đại hơn. Trong quá trình tạo sổ làm việc Excel mới, tệp cũ sẽ bị xóa. Đừng hối tiếc - hãy nhấp vào “OK”.
- Sau một lúc, một cửa sổ với thông tin “Đã hoàn tất chuyển đổi” sẽ xuất hiện. Để lưu tất cả các thay đổi và tắt chế độ tương thích, tài liệu phải được khởi động lại.
Sau khi mở lại tệp đã chuyển đổi, tất cả các tùy chọn có sẵn sẽ hoạt động.
Chế độ tương thích khi tạo tài liệu mới
Như đã đề cập trước đây, khi bạn mở tệp trong các phiên bản Excel mới hơn, Chế độ tương thích sẽ được kích hoạt. Nhưng chế độ này cũng có thể được bật nếu tự động lưu được đặt thành định dạng tệp .xls, tức là lưu trong phiên bản 97-2003. Để khắc phục tình trạng này và sử dụng đầy đủ các chức năng của chương trình khi làm việc với bảng, bạn cần cấu hình lưu tệp ở định dạng .xlsx thích hợp.
- Vào menu “File”, kích hoạt phần “Options”.
- Trong thông số "Lưu", hãy chọn cài đặt "Lưu sách". Giá trị mặc định ở đây là Sổ làm việc Excel 97-2003 (* .xls). Thay đổi giá trị này thành định dạng khác “Sách Excel (* .xlsx)”. Để lưu các thay đổi, hãy nhấp vào “OK”.
Bây giờ tất cả các tệp Excel sẽ được tạo và lưu ở định dạng chính xác mà không cần kích hoạt Chế độ tương thích. Nhờ đó, giờ đây bạn có thể làm việc với bất kỳ phiên bản Excel nào mà không phải lo lắng về việc mất dữ liệu hoặc làm sai lệch kết quả tính toán và tính toán. Đồng thời, nếu cần, chế độ này có thể được tắt, cho phép bạn làm việc với tài liệu bằng tất cả các tính năng hiện đại của chương trình.
Lưu ở định dạng phù hợp
Có một phương pháp khác để tắt chế độ chức năng giảm để tiếp tục hoạt động trong phiên bản Excel mới hơn. Nó là đủ để lưu tệp ở một định dạng khác.
- Đi tới tùy chọn được gọi là “Lưu dưới dạng”, có thể được tìm thấy trong tab “Tệp”.
- Trong cửa sổ xuất hiện, nhấp vào nút “Duyệt qua”.
- Một cửa sổ để lưu tài liệu sẽ xuất hiện. Trong danh mục “Loại tệp”, hãy chọn “Sổ làm việc Excel (.xlsx). Thông thường, tùy chọn này nằm ở đầu danh sách.
- Trong dòng “Tên tệp”, chúng tôi viết tên của tài liệu và nhấp vào “Lưu”.
- Sau khi lưu, dòng chữ trong tiêu đề của tệp “Chế độ tương thích” vẫn còn, nhưng điều này không có nghĩa là nó đang hoạt động. Trạng thái của sách không thay đổi khi lưu, vì vậy nó chỉ được xác định khi tệp được khởi động lại.
Sau khi đóng tài liệu và mở lại, dòng chữ cho biết chế độ tương thích được kích hoạt sẽ biến mất và tất cả các chức năng và thuộc tính của chương trình sẽ sẵn sàng để sử dụng.
Chú ý! Khi bạn lưu tài liệu ở một định dạng khác, một tài liệu mới sẽ được tạo. Bây giờ sẽ có hai tài liệu Excel trong thư mục có cùng tên, nhưng phần mở rộng (định dạng) khác nhau.
Chuyển đổi tài liệu
Đối với công việc chính thức trong Excel, bạn có thể sử dụng phương pháp chuyển đổi tài liệu.
- Kích hoạt biểu tượng "Bộ chuyển đổi" trong menu "Tệp".
- Một cảnh báo sẽ xuất hiện rằng tài liệu bây giờ sẽ được chuyển đổi, nghĩa là, điều chỉnh cho phù hợp với các tiêu chuẩn của phiên bản Excel đã cài đặt. Xin lưu ý rằng do kết quả của việc chuyển đổi, tệp gốc sẽ bị thay thế mà không có khả năng khôi phục.
- Trong cửa sổ cảnh báo, nhấp vào “OK”.
- Sau đó, một thông báo về kết quả của việc chuyển đổi sẽ xuất hiện. Trong cùng một cửa sổ, có một đề xuất để đóng thông báo này và mở một tài liệu đã được cập nhật. Chúng tôi đồng ý - nhấp vào “OK”.
Trong tài liệu đã mở, tất cả các công cụ Excel hiện đang ở chế độ hoạt động, chúng có thể được sử dụng để chỉnh sửa và lưu dữ liệu.
Chuyển đổi sách
Ngoài ra còn có một cách để chuyển đổi sổ làm việc Excel để sử dụng hoàn toàn tất cả các chức năng của chương trình. Với mục đích này, cần phải thay đổi định dạng tài liệu sang phiên bản thích hợp.
- Mở tab "Tệp".
- Ở đây chúng tôi chọn lệnh “Convert”.
- Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào “OK” để xác nhận việc thay đổi định dạng tệp.
- Kết quả của những hành động này, sổ làm việc Excel bây giờ sẽ hoạt động ở định dạng bắt buộc. Điều này vô hiệu hóa chế độ tương thích.
Quan trọng! Trong quá trình chuyển đổi, kích thước tệp gốc có thể thay đổi.
Tìm hiểu thêm về Chế độ tương thích trong Excel
Trên các diễn đàn, bạn thường có thể tìm thấy các câu hỏi liên quan đến khả năng khá hạn chế của Excel. Vì vậy, khi bạn mở một tài liệu, thông báo “Chế độ tương thích” sẽ xuất hiện bên cạnh tên. Lý do cho điều này có thể là sự không khớp giữa các phiên bản Excel khi tạo tệp và trong quá trình chỉnh sửa tệp. Nếu bảng được tạo trong Excel-2003, thì khi chuyển tài liệu sang máy tính với Excel-2007, sẽ rất khó thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào đối với bảng. Có một số cách để thoát khỏi tình huống này:
- Bạn có thể sử dụng tệp .xlsx.
- Chuyển đổi tệp sang định dạng Excel mới.
- Tắt chế độ tương thích để làm việc tiếp với tài liệu.
Mỗi tùy chọn đều có ưu và nhược điểm của nó. Sự lựa chọn phụ thuộc vào sở thích của người dùng và số phận tương lai của chính tài liệu Excel.
Video hướng dẫn
Để hiểu rõ hơn về nhu cầu và nguyên tắc của chế độ tương thích hoặc chế độ giảm chức năng, bạn có thể xem một số video hướng dẫn có sẵn miễn phí trên dịch vụ lưu trữ video của YouTube. Dưới đây là một vài trong số họ:
Các video ngắn này chứa đủ thông tin để hiểu cách Chế độ tương thích hoạt động và cách tắt chế độ này.
Kết luận
Chế độ tương thích trong tệp Excel là một tính năng khá hữu ích cho phép bạn loại bỏ xung đột và lỗi giữa các chương trình trên các máy tính khác nhau khi xử lý cùng một tài liệu trong các phiên bản khác nhau của chương trình. Chức năng này giúp bạn có thể làm việc với các tệp trong một không gian công nghệ duy nhất.
Trong trường hợp này, người dùng có thể tắt chế độ tương thích bất kỳ lúc nào để mở rộng chức năng phần mềm. Tuy nhiên, bạn nên biết một số hạn chế liên quan đến các sự cố có thể xảy ra khi chuyển tệp sang máy tính có phiên bản Excel cũ hơn.