Sao chép bảng trong Excel

Sao chép bảng là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà mọi người dùng Excel phải thành thạo để làm việc hiệu quả. Hãy xem thủ tục này có thể được thực hiện như thế nào trong chương trình theo những cách khác nhau, tùy thuộc vào nhiệm vụ.

Sao chép và dán bảng

Trước hết, khi sao chép một bảng, bạn nên quyết định thông tin nào bạn muốn sao chép (giá trị, công thức, v.v.). Dữ liệu đã sao chép có thể được dán vào một vị trí mới trên cùng một trang tính, trên một trang tính mới hoặc trong một tệp khác.

Phương pháp 1: sao chép đơn giản

Phương pháp này thường được sử dụng nhất khi nhân bản bảng. Kết quả là bạn sẽ nhận được một bản sao chính xác của các ô có định dạng và công thức ban đầu (nếu có) được giữ nguyên. Thuật toán của các hành động như sau:

1. Bằng bất kỳ cách nào thuận tiện (ví dụ: sử dụng nút chuột trái được nhấn), hãy chọn phạm vi ô mà chúng tôi định đặt trên khay nhớ tạm, hay nói cách khác là sao chép.
2. Tiếp theo, nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu bên trong vùng chọn và trong danh sách mở ra, hãy dừng lệnh “Sao chép”.Để sao chép, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp Ctrl + C trên bàn phím (sau khi lựa chọn được thực hiện). Lệnh bắt buộc cũng có thể được tìm thấy trên ruy-băng chương trình (tab "Nhà", Tập đoàn “Bảng tạm”). Bạn cần nhấp vào biểu tượng chứ không phải vào mũi tên xuống bên cạnh nó.
3. Chúng tôi đi đến ô trên trang tính mong muốn (trong cuốn sách hiện tại hoặc cuốn sách khác), bắt đầu từ đó chúng tôi định dán dữ liệu đã sao chép. Ô này sẽ là phần tử trên cùng bên trái của bảng được chèn. Chúng tôi nhấp chuột phải vào nó và trong danh sách thả xuống, chúng tôi cần một lệnh "Chèn" (biểu tượng đầu tiên trong nhóm “Tùy chọn dán”). Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đã chọn trang tính hiện tại.Cũng như khi sao chép dữ liệu để dán, bạn có thể sử dụng các phím nóng - Ctrl + V. Hoặc chúng ta bấm vào lệnh mong muốn trên ruy-băng chương trình (trong cùng một tab "Nhà", Tập đoàn “Bảng tạm”). Bạn cần nhấp vào biểu tượng, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, chứ không phải trên dòng chữ "Chèn".
4. Bất kể phương pháp sao chép và dán dữ liệu đã chọn là gì, bản sao của bảng sẽ xuất hiện ở vị trí đã chọn. Định dạng ô và công thức có trong chúng sẽ được giữ nguyên.

Lưu ý: trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi không phải điều chỉnh đường viền ô cho bảng đã sao chép, vì nó đã được chèn vào bên trong các cột giống như bảng gốc. Trong các trường hợp khác, sau khi nhân bản dữ liệu, bạn sẽ phải dành một ít thời gian cho.

Phương pháp 2: Chỉ sao chép các giá trị

Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ chỉ sao chép giá trị của chính các ô đã chọn, mà không chuyển công thức sang một vị trí mới (kết quả hiển thị cho chúng sẽ được sao chép) hoặc định dạng. Đây là những gì chúng tôi làm:

1. Sử dụng bất kỳ phương pháp nào được mô tả ở trên, chọn và sao chép các phần tử gốc.
2. Nhấp chuột phải vào ô mà chúng tôi định dán các giá trị đã sao chép và trong menu ngữ cảnh mở ra, hãy nhấp vào tùy chọn "Giá trị" (biểu tượng dưới dạng một thư mục có số 123).Các tùy chọn khác cho Dán Đặc biệt cũng được trình bày ở đây: chỉ công thức, giá trị và định dạng số, định dạng, v.v.
3. Kết quả là, chúng ta sẽ nhận được chính xác cùng một bảng, nhưng không bảo toàn định dạng của các ô, độ rộng cột và công thức ban đầu (thay vào đó, kết quả mà chúng ta thấy trên màn hình sẽ được chèn vào).

Lưu ý: Dán các tùy chọn đặc biệt cũng được trình bày trong ruy-băng chương trình trong tab chính. Bạn có thể mở chúng bằng cách nhấp vào nút có dòng chữ "Chèn" và mũi tên xuống.

Sao chép giá trị Giữ nguyên định dạng ban đầu

Trong menu ngữ cảnh của ô có kế hoạch chèn, hãy mở rộng các tùy chọn "Dán đặc biệt" bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh lệnh này và chọn mục “Giá trị và định dạng nguồn”.

Kết quả là, chúng ta sẽ nhận được một bảng sẽ không khác về mặt trực quan so với bảng gốc, tuy nhiên, thay vì các công thức, nó sẽ chỉ chứa các giá trị cụ thể.

Nếu chúng ta bấm vào menu ngữ cảnh của ô không phải trên mũi tên bên cạnh nó, mà trên chính lệnh "Dán đặc biệt", một cửa sổ sẽ mở ra, cung cấp các tùy chọn khác nhau. Chọn tùy chọn mong muốn và nhấp vào OK.

Phương pháp 3: Sao chép bảng trong khi duy trì độ rộng của các cột

Như chúng ta đã thảo luận trước đó, nếu bạn sao chép và dán bảng vào một vị trí mới (không nằm trong cùng các cột) theo cách thông thường, thì rất có thể bạn sẽ phải điều chỉnh độ rộng của các cột, có tính đến nội dung của tế bào. Nhưng các khả năng của Excel cho phép bạn thực hiện ngay quy trình trong khi vẫn giữ nguyên các kích thước ban đầu. Đây là cách nó được thực hiện:

1. Để bắt đầu, hãy chọn và sao chép bảng (chúng tôi sử dụng bất kỳ phương pháp thuận tiện nào).
2. Sau khi chọn ô để chèn dữ liệu, hãy nhấp chuột phải vào ô đó và trong các tùy chọn "Dán đặc biệt" chọn mặt hàng “Giữ chiều rộng cột ban đầu”.
3. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi nhận được kết quả này (trên một trang tính mới).

Thay thế

1. Trong menu ngữ cảnh của ô, hãy nhấp vào chính lệnh "Dán đặc biệt" và trong cửa sổ mở ra, hãy chọn tùy chọn "Chiều rộng cột".
2. Kích thước của các cột ở vị trí đã chọn sẽ được điều chỉnh để vừa với bảng gốc.
3. Bây giờ chúng ta có thể sao chép-dán bảng vào khu vực này theo cách thông thường.

Phương pháp 4: Chèn bảng dưới dạng hình ảnh

Nếu bạn muốn dán bảng đã sao chép như một hình ảnh bình thường, bạn có thể thực hiện như sau:

1. Sau khi bảng được sao chép, trong menu ngữ cảnh của ô được chọn để dán, chúng ta dừng lại ở mục "Hình ảnh" trong các biến thể "Dán đặc biệt".
2. Như vậy, chúng ta sẽ nhận được một bảng được nhân đôi dưới dạng một bức tranh, có thể di chuyển, xoay và cũng có thể thay đổi kích thước. Nhưng việc chỉnh sửa dữ liệu và thay đổi giao diện của chúng sẽ không còn hiệu quả nữa.

Phương pháp 5: sao chép toàn bộ trang tính

Trong một số trường hợp, có thể cần thiết phải sao chép không phải một đoạn đơn lẻ mà là toàn bộ trang tính. Đối với điều này:

1. Chọn toàn bộ nội dung của trang tính bằng cách nhấp vào biểu tượng tại giao điểm của thanh tọa độ ngang và dọc.Hoặc bạn có thể sử dụng phím nóng Ctrl + A: nhấn một lần nếu con trỏ ở trong ô trống hoặc hai lần nếu một phần tử đã điền được chọn (ngoại trừ các ô đơn lẻ, trong trường hợp này, một lần nhấp cũng là đủ).
2. Tất cả các ô trên trang tính phải được đánh dấu. Và bây giờ chúng có thể được sao chép theo bất kỳ cách nào thuận tiện.
3. Chuyển đến một trang tính / tài liệu khác (tạo một trang tính mới hoặc chuyển sang trang tính hiện có). Chúng tôi nhấp vào biểu tượng tại giao điểm của tọa độ, sau đó dán dữ liệu, ví dụ: bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl + V.
4. Kết quả là, chúng tôi nhận được một bản sao của trang tính với kích thước ô và định dạng ban đầu được giữ nguyên.

Phương pháp thay thế

Bạn có thể sao chép trang tính theo cách khác:

1. Nhấp chuột phải vào tên trang tính ở cuối cửa sổ chương trình. Trong menu ngữ cảnh mở ra, hãy chọn mục “Di chuyển hoặc sao chép”.
2. Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện trong đó chúng ta định cấu hình hành động sẽ được thực hiện trên trang tính đã chọn, và nhấp vào OK:
   • di chuyển / sao chép trong cuốn sách hiện tại với lựa chọn vị trí tiếp theo;
   • chuyển / sao chép sang một cuốn sách mới;
   • Để sao chép được thực hiện, đừng quên đánh dấu vào ô bên cạnh tham số tương ứng.
3. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đã chọn một trang tính mới và nhận được kết quả này. Xin lưu ý rằng cùng với nội dung của trang tính, tên của nó cũng đã được sao chép (nếu cần, nó có thể được thay đổi - cũng thông qua menu ngữ cảnh của trang tính).

Kết luận

Do đó, Excel cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn để sao chép bảng, tùy thuộc vào chính xác (và cách chính xác) họ muốn sao chép dữ liệu. Dành một ít thời gian tìm hiểu các cách khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian sau này trong chương trình.