Bật, tắt và định cấu hình Tự động sửa trong Excel

Khi làm việc trong bảng tính Excel, đặc biệt là khi bạn phải xử lý một lượng lớn dữ liệu, sẽ có khả năng mắc lỗi, chẳng hạn như lỗi đánh máy. Ngoài ra, một số người dùng do không biết cách tìm và sử dụng các ký tự đặc biệt nên quyết định thay thế chúng bằng những ký tự dễ hiểu và dễ tiếp cận hơn. Ví dụ, thay vì dấu "- - thư chung Càng vàhoặc thay vào đó "$" - đơn giản "S". Tuy nhiên, nhờ một công cụ đặc biệt “Tự động sửa” những thứ như vậy được tự động sửa chữa.

AutoCorrect là gì

Excel giữ trong bộ nhớ của nó một danh sách các lỗi phổ biến có thể mắc phải. Khi người dùng nhập lỗi từ danh sách này, chương trình sẽ tự động thay thế nó bằng giá trị chính xác. Đây chính xác là những gì cần thiết Tự động sửa lỗi, và đó là cách nó hoạt động.

Công cụ này sửa các loại lỗi chính sau:

• hai chữ cái viết hoa liên tiếp trong một từ
• bắt đầu một câu mới bằng một chữ cái thường
• lỗi do Caps Lock đã bật
• các lỗi chính tả và lỗi điển hình khác

Bật và tắt tính năng tự động sửa lỗi

Trong chương trình, chức năng này được kích hoạt ban đầu, nhưng trong một số trường hợp bắt buộc phải tắt nó (vĩnh viễn hoặc tạm thời). Giả sử chúng ta cần đặc biệt mắc lỗi trong một số từ hoặc sử dụng các ký tự mà chương trình nhận ra là sai và thay thế chúng, mặc dù chúng ta không muốn điều này. Nếu bạn thay đổi ký tự tự động sửa thành ký tự chúng ta cần, thì hàm sẽ không thực hiện thay thế nữa. Phương pháp này chắc chắn phù hợp với những trường hợp cá biệt. Nếu không, để tiết kiệm thời gian và công sức, giải pháp tốt nhất là tắt chức năng “Tự động sửa”.

1. Đi tới menu "tập tin".
2. Trong menu bên bên trái, chuyển đến "Thông số".
3. Trong cửa sổ cài đặt mở ra, nhấp vào tiểu mục "Chính tả". Ở bên phải của cửa sổ, nhấp vào nút "Tuỳ chọn Tự động sửa".
4. Một cửa sổ với các cài đặt chức năng sẽ được hiển thị trên màn hình. Bỏ chọn hộp bên cạnh tùy chọn “Thay thế khi bạn nhập”, sau đó nhấn vào OK.
5. Chương trình sẽ đưa chúng ta trở lại cửa sổ chính với các thông số, tại đây chúng ta nhấn nút một lần nữa OK.

Lưu ý: để kích hoạt lại chức năng, hãy trả dấu kiểm về vị trí của nó, sau đó, lưu các thay đổi bằng cách nhấn nút OK.

Tự động sửa ngày tháng và các sự cố có thể xảy ra

Đôi khi nó xảy ra rằng trong khi nhập một số có dấu chấm, chương trình sẽ sửa nó cho ngày tháng. Giả sử chúng ta đã nhập một số 3.19 vào một ô trống.

Sau khi chúng tôi nhấn phím nhập, Nhận dữ liệu dưới dạng tháng và năm.

Chúng ta cần lưu dữ liệu gốc mà chúng ta đã nhập vào ô. Trong những tình huống như vậy, không cần phải hủy kích hoạt tính năng tự động sửa. Đây là những gì chúng tôi làm:

1. Đầu tiên, chọn phạm vi ô mà chúng ta muốn thêm thông tin cần thiết dưới dạng số có dấu chấm. Sau đó, ở trong tab "Nhà" đi đến phần công cụ "Con số", nơi chúng tôi nhấp vào tùy chọn định dạng ô hiện tại.
2. Trong danh sách thả xuống, hãy chọn mục "Bản văn".
3. Bây giờ chúng ta có thể nhập dữ liệu vào ô một cách an toàn dưới dạng số có dấu chấm.Lưu ý: bạn cần nhớ rằng các số trong ô có định dạng văn bản không thể tham gia vào các phép tính, vì chúng được chương trình cảm nhận theo một cách khác và kết quả cuối cùng sẽ bị bóp méo.

Chỉnh sửa từ điển tự động sửa

Như chúng tôi đã đề cập trước đó, mục đích của tính năng tự động sửa lỗi là giúp sửa lỗi hoặc lỗi chính tả. Chương trình ban đầu cung cấp một danh sách chuẩn các từ và ký hiệu phù hợp để thay thế, tuy nhiên, người dùng có cơ hội thêm các tùy chọn của riêng họ.

1. Một lần nữa, chúng tôi vào cửa sổ với các tham số tự động sửa, được hướng dẫn bởi các bước được mô tả ở trên (menu "tập tin" - phần "Thông số" - tiểu mục "Chính tả" - cái nút "Tuỳ chọn Tự động sửa").
2. Trong tạp chí "Thay thế" chúng tôi viết một ký hiệu (từ), ký hiệu này sẽ được chương trình xác định thêm là một lỗi. Trong lĩnh vực "trên" chỉ định giá trị được sử dụng để thay thế. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấn nút "Thêm vào".
3. Do đó, chúng tôi có thể thêm vào từ điển này tất cả các lỗi chính tả và lỗi phổ biến nhất mà chúng tôi mắc phải (nếu chúng không có trong danh sách ban đầu), để không mất thời gian sửa chữa thêm.

Tự động thay thế với các ký hiệu toán học

Chuyển đến tab cùng tên trong các tùy chọn tự động sửa. Tại đây chúng ta sẽ tìm thấy danh sách các giá trị sẽ được chương trình thay thế bằng các ký hiệu toán học. Tùy chọn này cực kỳ hữu ích khi bạn cần nhập một ký tự không có trên bàn phím. Ví dụ, để nhập ký tự “Α” (alpha), chỉ cần gõ "Alpha", sau đó chương trình thay thế giá trị đã cho bằng ký tự bắt buộc. Các ký tự khác được nhập theo cách tương tự.

Ngoài ra, bạn có thể thêm các tùy chọn của mình vào danh sách này.

Xóa kết hợp khỏi tự động sửa

Để xóa tổ hợp từ hoặc ký hiệu không cần thiết khỏi danh sách tự động sửa, chỉ cần chọn nó bằng một cú nhấp chuột, sau đó nhấn nút "Xóa bỏ".

Ngoài ra, bằng cách đánh dấu một kết quả phù hợp nhất định, thay vì xóa nó, bạn có thể chỉ cần điều chỉnh một trong các trường của nó.

Đặt các thông số chính của vị trí tự động

Các thông số chính bao gồm tất cả các cài đặt có thể được thực hiện trong tab “Tự động sửa”. Các tùy chọn sau được kích hoạt ban đầu trong chương trình:

• sửa hai chữ in hoa ở đầu một từ;
• viết hoa chữ cái đầu tiên của câu;
• viết hoa các ngày trong tuần;
• loại bỏ các lỗi do vô tình nhấn phím mũ nhìn.

Để hủy kích hoạt các tùy chọn này, chỉ cần bỏ chọn hộp bên cạnh chúng, sau đó nhấp vào nút OK để lưu thay đổi.

Làm việc với các ngoại lệ

Chương trình có một từ điển đặc biệt lưu trữ các từ và ký hiệu mà tính năng tự động sửa sẽ không hoạt động, ngay cả khi chức năng này được bật và có sự phù hợp cần thiết trong các tham số chính.

Để truy cập từ điển này, hãy nhấp vào nút "Ngoại lệ".

Cửa sổ xuất hiện có hai tab:

Chữ cái đầu tiên

• Đây là danh sách các từ được theo sau bởi ký hiệu "điểm" (".") không nên được chương trình hiểu là cuối câu, có nghĩa là từ tiếp theo sẽ bắt đầu bằng chữ thường. Về cơ bản, điều này áp dụng cho tất cả các loại chữ viết tắt, ví dụ: kg., G., Rub., Cop. vân vân.
• Trong trường phía trên, chúng ta có thể nhập giá trị của mình, giá trị này sẽ được thêm vào danh sách loại trừ sau khi nhấp vào nút tương ứng.
• Ngoài ra, bằng cách chọn một giá trị nhất định từ danh sách, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa nó.

HAI chữ cái viết hoa

Giá trị từ danh sách trong tab này, tương tự như danh sách trong tab "Chữ cái đầu tiên", sẽ không bị ảnh hưởng bởi Tự động sửa. Ở đây chúng ta cũng có thể thêm, sửa đổi hoặc loại bỏ các phần tử mới.

Kết luận

Nhờ chức năng “Tự động sửa” công việc trong Excel được tăng tốc đáng kể, vì chương trình tự động sửa lỗi chính tả ngẫu nhiên và lỗi do người dùng thực hiện. Công cụ này đặc biệt có giá trị khi làm việc với một lượng lớn dữ liệu. Do đó, điều rất quan trọng trong những trường hợp như vậy là có thể sử dụng và cấu hình chính xác các thông số tự động sửa lỗi.