Nội dung
Thông thường, người dùng Excel phải đối mặt với nhu cầu điền vào các ô với dữ liệu được sắp xếp theo một trình tự hợp lý nhất định. Hoặc, ví dụ, để đưa ra dự báo về giá trị của một chỉ báo nhất định sẽ là bao nhiêu vào một thời điểm cụ thể, nếu xu hướng hiện tại tiếp tục. Bây giờ bạn không cần phải biết hàng tá công thức cho tất cả những điều này. Một vài cú nhấp chuột là đủ, và vấn đề đã được giải quyết. Tất cả là nhờ tính năng tự động hoàn thành.
Tính năng này là tuyệt vời về sự tiện lợi của nó. Ví dụ: nó cho phép bạn nhanh chóng liệt kê các tháng theo lịch hoặc sao cho chỉ hiển thị ngày 15 và ngày cuối cùng của mỗi tháng (ví dụ: trong các báo cáo kế toán).
Làm thế nào bạn có thể tận dụng tính năng tuyệt vời này?
Ở góc dưới bên phải có một hình vuông, bằng cách kéo nó, bạn có thể tiếp tục chuỗi giá trị trong đó có một mẫu nhất định. Ví dụ: nếu ngày đầu tiên là Thứ Hai, thì bằng cách thực hiện thao tác đơn giản này, bạn có thể đặt các giá trị vào các dòng sau: Thứ Ba, Thứ Tư, Thứ Năm, Thứ Sáu, v.v.
Nếu có một tập hợp các giá trị trong một ô như 1,2,4, thì bằng cách chọn tất cả chúng và kéo hộp xuống, bạn có thể tiếp tục chuỗi số lên đến 8, 16, 32, v.v. Điều này cho phép bạn giảm đáng kể chi phí thời gian.
Theo cách tương tự, một danh sách tên tháng được tạo.
Và đây là những gì sử dụng tự động hoàn thành cho một cấp số học trông như thế nào. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sử dụng hai ô có giá trị tương ứng là 1,3 và sau đó tự động điền tiếp tục chuỗi số.
Hơn nữa, việc tiếp nhận sẽ hoạt động ngay cả khi số bên trong văn bản. Ví dụ: nếu bạn viết "1 phần tư" và kéo hộp xuống dưới, bạn sẽ nhận được thông tin sau.
Trên thực tế, đây là tất cả những điều cơ bản mà bạn cần biết. Nhưng nếu bạn muốn thành thạo các kỹ năng làm việc với Excel chuyên nghiệp hơn, bạn có thể tự làm quen với một số chip và thủ thuật.
Sử dụng danh sách dữ liệu tự động điền
Tất nhiên, lập danh sách các tháng hoặc ngày trong tuần không phải là tất cả những gì Excel có thể làm. Giả sử chúng tôi có một danh sách các thành phố nơi công ty chúng tôi đã thành lập các trung tâm dịch vụ. Trước tiên, bạn cần ghi lại danh sách đầy đủ trong mục “Danh sách thay đổi”, có thể truy cập danh sách này thông qua trình đơn Tệp - Tùy chọn - Nâng cao - Chung - Chỉnh sửa danh sách.
Tiếp theo, một cửa sổ sẽ xuất hiện với danh sách các danh sách được tích hợp sẵn trong Excel một cách tự động.
Không có nhiều người trong số họ ở đây. Nhưng sự hiểu lầm này có thể dễ dàng sửa chữa. Để thực hiện việc này, có một cửa sổ bên phải trong đó trình tự chính xác của các giá trị uXNUMXbuXNUMXbis được viết. Việc ghi có thể được thực hiện theo hai cách, cả với dấu phẩy và trong một cột. Nếu có nhiều dữ liệu, chúng có thể được nhập. Bằng cách này bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Điều gì là cần thiết cho việc này? Trước tiên, bạn cần tạo danh sách các thành phố ở đâu đó trong tài liệu, sau đó chỉ cần tạo liên kết đến đó trong trường bên dưới.
Danh sách hiện đã được tạo và có thể được sử dụng để điền vào tất cả các ô khác.
Ngoài danh sách ở định dạng văn bản, Excel còn giúp bạn có thể tạo chuỗi số, cũng như danh sách ngày tháng được sắp xếp theo một mẫu nhất định. Vào thời kỳ đầu của vật liệu này, một trong những cách sử dụng nó đã được đưa ra, nhưng đây là mức độ sơ khai. Bạn có thể sử dụng công cụ này một cách linh hoạt hơn, giống như một con át chủ bài thực sự.
Đầu tiên, chúng tôi chọn các giá trị trình tự bắt buộc (một hoặc nhiều) cùng với một phần của phạm vi sẽ được sử dụng cho danh sách. Tiếp theo, chúng tôi tìm thấy nút “Fill” trên bảng điều khiển trên cùng và trong menu xuất hiện, nhấp vào nút “Progression”.
Tiếp theo, một cửa sổ có cài đặt xuất hiện.
Ở phần bên trái của nó có các nút radio mà bạn có thể đặt vị trí của chuỗi trong tương lai: theo hàng hoặc cột. Trong trường hợp đầu tiên, danh sách sẽ đi xuống và trong trường hợp thứ hai, nó sẽ chuyển sang bên phải.
Ngay bên phải của cài đặt vị trí là một bảng nơi bạn có thể chọn loại dãy số. Có một số tùy chọn để lựa chọn:
- Môn số học. Giá trị trong mỗi ô tiếp theo là một số nhất định lớn hơn ô trước đó. Giá trị của nó được xác định bởi nội dung của trường "Bước".
- Hình học. Mỗi giá trị tiếp theo lớn hơn giá trị trước đó vài lần. Chính xác bao nhiêu phụ thuộc vào bước người dùng chỉ định.
- Ngày. Với tùy chọn này, người dùng có thể tạo một chuỗi ngày tháng. Nếu bạn chọn loại này, các cài đặt bổ sung cho đơn vị đo sẽ được kích hoạt. Chúng được tính đến khi lập trình tự: ngày, ngày làm việc, tháng, năm. Vì vậy, nếu bạn chọn mục "ngày làm việc", thì các ngày cuối tuần sẽ không được đưa vào danh sách.
- Tự động hoàn thành. Tùy chọn này tương tự như kéo góc dưới cùng bên phải. Nói một cách dễ hiểu, Excel sẽ tự quyết định xem nó có cần tiếp tục chuỗi số hay tốt hơn là tạo một danh sách dài hơn. Nếu bạn chỉ định trước các giá trị 2 và 4, thì các giá trị tiếp theo sẽ chứa các số 6, 8, v.v. Nếu trước đó bạn điền nhiều ô hơn, thì hàm “hồi quy tuyến tính” sẽ được sử dụng (đây là một tùy chọn rất thú vị cho phép bạn xây dựng dự báo dựa trên xu hướng hiện có).
Ở cuối hộp thoại này, như bạn đã thấy, có hai tùy chọn: kích thước bước, đã thảo luận ở trên và giá trị giới hạn.
Sau khi hoàn thành tất cả các thao tác, bạn cần nhấn nút “OK”. Theo cách tương tự, danh sách các ngày làm việc trong một khoảng thời gian nhất định sẽ được tạo (ví dụ: cho đến ngày 31.12.2020 / XNUMX / XNUMX). Và người dùng không cần phải thực hiện một số lượng lớn các chuyển động không cần thiết!
Vậy là xong, thiết lập đã hoàn tất. Bây giờ chúng ta hãy xem xét một số phương pháp tự động hoàn thành chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng chuột
Đây là cách thuận tiện nhất để tự động hoàn thành, cho phép bạn thực hiện một cách thanh lịch ngay cả những thao tác phức tạp nhất. Có hai tùy chọn về cách sử dụng: sử dụng nút chuột trái hoặc chuột phải. Ví dụ, nhiệm vụ là tạo một danh sách các số được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, trong đó mỗi giá trị tiếp theo tăng lên một. Thông thường, đối với điều này, một đơn vị được nhập vào ô đầu tiên và giảm vào ô thứ hai, sau đó chúng kéo hộp ở góc dưới bên phải. Nhưng có thể đạt được mục tiêu này bằng một phương pháp khác - chỉ cần điền vào ô đầu tiên. Sau đó, bạn cần kéo nó xuống từ góc dưới bên phải. Sau đó, một nút có dạng hình vuông sẽ xuất hiện. Bạn cần nhấp vào nó và chọn mục “Điền”.
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng “Chỉ điền các định dạng”, với chức năng này bạn chỉ có thể mở rộng các định dạng ô.
Nhưng có một phương pháp nhanh hơn: giữ nút Ctrl trong khi kéo ô song song.
Đúng, nó chỉ thích hợp cho các chuỗi số tự động điền. Nếu bạn cố gắng thực hiện thủ thuật này với dữ liệu thuộc loại khác, thì các giá trị uXNUMXbuXNUMXb sẽ đơn giản được sao chép vào các ô sau.
Có một cách để tăng tốc cuộc gọi của menu ngữ cảnh. Để thực hiện việc này, hãy kéo hộp bằng cách giữ nút chuột phải.
Sau đó, một tập hợp các lệnh sẽ xuất hiện. Vì vậy, bạn có thể gọi một hộp thoại với các cài đặt tự động hoàn thành bổ sung bằng cách nhấp vào mục menu “Tiến trình”. Nhưng có một hạn chế. Độ dài trình tự tối đa trong trường hợp này sẽ được giới hạn ở ô cuối cùng.
Để tự động hoàn thành được thực hiện đến giá trị cần thiết (một số hoặc ngày cụ thể), bạn phải nhấn nút chuột phải, trước đó đã hướng con trỏ đến hộp và kéo điểm đánh dấu xuống. Sau đó con trỏ trở lại. Và bước cuối cùng là thả chuột. Do đó, một menu ngữ cảnh có cài đặt tự động hoàn thành sẽ xuất hiện. Chọn một tiến trình. Ở đây, chỉ một ô được chọn, vì vậy bạn cần chỉ định tất cả các thông số tự động điền trong cài đặt: hướng, bước, giá trị giới hạn và nhấn nút OK.
Một hàm Excel đặc biệt thú vị là xấp xỉ tuyến tính và hàm mũ. Nó giúp bạn có thể xây dựng dự báo về cách các giá trị sẽ thay đổi, dựa trên mẫu hiện có. Theo quy tắc, để thực hiện dự báo, bạn cần sử dụng các hàm Excel đặc biệt hoặc thực hiện các phép tính phức tạp, trong đó các giá trị của biến độc lập được thay thế. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để chứng minh ví dụ này trong thực tế.
Ví dụ, có một động thái của một chỉ số, giá trị của chỉ số đó tăng lên cùng một số mỗi kỳ.
Dễ hiểu hơn nhiều về cách các giá trị được dự đoán theo xu hướng tuyến tính (khi mỗi chỉ số tiếp theo tăng hoặc giảm một giá trị nhất định). Các hàm tiêu chuẩn của Excel phù hợp với điều này, nhưng tốt hơn nên vẽ biểu đồ hiển thị đường xu hướng, phương trình của hàm và giá trị mong đợi để rõ ràng hơn.
Để biết chỉ số dự đoán sẽ là bao nhiêu, khi tính toán, bạn cần lấy phương trình hồi quy làm cơ sở (hoặc sử dụng trực tiếp các công thức được tích hợp sẵn trong Excel). Kết quả là, sẽ có rất nhiều hành động mà không phải ai cũng có thể hiểu được ngay lập tức.
Nhưng hồi quy tuyến tính cho phép bạn từ bỏ hoàn toàn các công thức và biểu đồ phức tạp. Chỉ cần sử dụng tự động hoàn thành. Người dùng lấy một loạt dữ liệu trên cơ sở đó đưa ra dự báo. Tập hợp các ô này được chọn, sau đó nhấn nút chuột phải, bạn cần kéo phạm vi theo số ô cần thiết (tùy thuộc vào khoảng cách của điểm trong tương lai mà giá trị dự đoán được tính toán). Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện, nơi bạn cần chọn mục “Xấp xỉ tuyến tính”. Vậy là xong, một dự báo thu được mà không yêu cầu các kỹ năng toán học đặc biệt, vẽ đồ thị hoặc suy ra các công thức.
Nếu các chỉ số tăng trong mỗi khoảng thời gian theo một tỷ lệ phần trăm nhất định, thì chúng ta đang nói về tăng trưởng theo cấp số nhân. Ví dụ, dự báo động thái của dịch bệnh hoặc dự đoán lãi suất tiền gửi ngân hàng chỉ dựa trên một mô hình như vậy.
Không có phương pháp nào hiệu quả hơn để dự đoán tăng trưởng theo cấp số nhân hơn phương pháp chúng tôi đã mô tả.
Sử dụng chuột để tự động điền ngày tháng
Thường thì cần phải tăng danh sách ngày đã tồn tại. Để làm điều này, một số ngày được lấy và kéo ở góc dưới bên phải bằng nút chuột trái. Một biểu tượng hình vuông xuất hiện, nơi bạn có thể chọn phương pháp điền.
Ví dụ: nếu một kế toán sử dụng bảng tính, thì tùy chọn "các ngày trong tuần" sẽ phù hợp với anh ta. Ngoài ra, mục này sẽ cần thiết bởi bất kỳ chuyên gia nào khác, những người phải lập kế hoạch hàng ngày, ví dụ, nhân sự.
Và đây là một tùy chọn khác, cách thực hiện tự động điền ngày tháng bằng chuột. Ví dụ, một công ty phải trả lương vào ngày 15 và ngày cuối cùng của tháng. Tiếp theo, bạn cần nhập hai ngày, kéo dài chúng xuống và chọn phương pháp điền “theo tháng”. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào nút chuột trái trên hình vuông ở góc dưới bên phải hoặc bằng cách sử dụng nút bên phải, sau đó là lệnh gọi tự động đến menu ngữ cảnh.
Quan trọng! Ngày thứ 15 vẫn còn, bất kể tháng và ngày cuối cùng là tự động.
Với nút chuột phải, bạn có thể điều chỉnh tiến trình. Ví dụ: lập danh sách các ngày làm việc trong năm nay, vẫn sẽ tính đến ngày 31 tháng 2013. Nếu bạn sử dụng tính năng tự động điền bằng nút chuột phải hoặc thông qua menu, có thể được truy cập thông qua hình vuông, thì sẽ có tùy chọn “Điền tức thì”. Lần đầu tiên, các nhà phát triển đã cung cấp tính năng này trong Excel XNUMX. Các ô cần được điền theo một mẫu nhất định. Điều này sẽ cho phép bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Kết luận
Thực ra chỉ có vậy thôi. Tự động điền là một tính năng rất hữu ích giúp bạn tự động hóa nhiều quy trình công việc và đưa ra dự đoán dựa trên các mẫu. Không có công thức hoặc tính toán bổ sung được yêu cầu. Chỉ cần nhấn một vài nút là đủ, và kết quả sẽ xuất hiện như thể bằng phép thuật.