Cách xóa ô trống trong excel. 3 phương pháp để loại bỏ ô trống trong Excel

Khi chuyển một bảng từ một nguồn bên ngoài sang Excel, các tình huống thường phát sinh với sự dịch chuyển của các ô có thông tin và hình thành các khoảng trống. Khi sử dụng công thức, không thể thực hiện thêm. Về vấn đề này, câu hỏi được đặt ra: làm thế nào bạn có thể nhanh chóng loại bỏ các ô trống?

Các trường hợp có thể xóa các ô trống

Trong quá trình vận hành, dữ liệu có thể xảy ra thay đổi, điều này không mong muốn. Việc xóa chỉ được thực hiện trong một số trường hợp, ví dụ:

• Không có thông tin trong toàn bộ hàng hoặc cột.
• Không có kết nối hợp lý giữa các ô.

Phương pháp cổ điển để loại bỏ khoảng trống là một phần tử tại một thời điểm. Phương pháp này có thể thực hiện được nếu bạn làm việc với các khu vực cần điều chỉnh nhỏ. Sự hiện diện của một số lượng lớn các ô trống dẫn đến nhu cầu sử dụng phương pháp xóa hàng loạt.

Giải pháp 1: Xóa bằng cách chọn một nhóm ô

Cách dễ nhất là sử dụng một công cụ đặc biệt để chọn các nhóm ô. Quy trình thực hiện:

1. Chọn khu vực có vấn đề mà các ô trống đã được tích lũy, sau đó nhấn phím F5.

2. Màn hình sẽ mở ra cửa sổ lệnh sau. Nhấp vào nút Chọn tương tác.
3. Chương trình sẽ mở một cửa sổ khác. Chọn “Ô trống”. Chọn hộp và nhấp vào OK.
4. Có một lựa chọn tự động các địa điểm chưa được lấp đầy. Nhấp chuột phải vào bất kỳ khu vực không có thông tin nào sẽ kích hoạt việc mở cửa sổ mà bạn cần nhấp vào “Xóa”.
5. Tiếp theo, “Xóa ô” sẽ mở ra. Đánh dấu chọn bên cạnh “Các ô có sự dịch chuyển lên”. Chúng tôi đồng ý bằng cách nhấn nút “OK”.

6. Kết quả là chương trình sẽ tự động loại bỏ những chỗ cần sửa.
7. Để xóa lựa chọn, hãy nhấp vào LMB ở bất kỳ vị trí nào trong bảng.

Lưu ý! Phương pháp xóa với một sự thay đổi chỉ được chọn trong trường hợp không có dòng nào sau vùng chọn mang bất kỳ thông tin nào.

Giải pháp 2: Áp dụng bộ lọc và định dạng có điều kiện

Phương pháp này phức tạp hơn, do đó, trước khi tiến hành thực hiện, trước tiên bạn nên làm quen với kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện từng hành động.

Chú ý! Nhược điểm chính của phương pháp này là nó được sử dụng để làm việc với một cột duy nhất không chứa công thức.

Xem xét mô tả tuần tự về lọc dữ liệu:

1. Chọn một khu vực của một cột. Tìm mục “Chỉnh sửa” trên thanh công cụ. Bằng cách nhấp vào nó, một cửa sổ với danh sách các cài đặt sẽ xuất hiện. Chuyển đến tab "Sắp xếp và lọc".

2. Chọn bộ lọc và kích hoạt LMB.

3. Kết quả là ô trên cùng được kích hoạt. Biểu tượng hình vuông có mũi tên xuống sẽ xuất hiện ở bên cạnh. Điều này cho thấy khả năng mở một cửa sổ với các chức năng bổ sung.
4. Nhấp vào nút và trong tab mở ra, bỏ chọn hộp bên cạnh vị trí “(Trống)”, nhấp vào “OK”.

5. Sau khi thực hiện xong các thao tác, chỉ các ô đã điền sẽ được giữ lại trong cột.

Lời khuyên chuyên gia! Loại bỏ khoảng trống bằng cách sử dụng bộ lọc chỉ phù hợp nếu không có ô nào được lấp đầy xung quanh, nếu không, khi thực hiện phương pháp này, tất cả dữ liệu sẽ bị mất.

Bây giờ hãy xem cách thực hiện định dạng có điều kiện cùng với lọc:

1. Để thực hiện việc này, hãy chọn vùng vấn đề và sau khi tìm thấy thanh công cụ “Kiểu”, hãy kích hoạt nút “Định dạng có điều kiện”.

2. Trong cửa sổ mở ra, tìm dòng “Thêm” và nhấp vào liên kết này.
3. Tiếp theo, trong cửa sổ xuất hiện ở trường bên trái, hãy nhập giá trị “0”. Trong trường bên phải, hãy chọn tùy chọn tô màu bạn thích hoặc để các giá trị mặc định. Chúng tôi nhấp vào “OK”. Kết quả là, tất cả các ô có thông tin sẽ được sơn bằng màu bạn chọn.
4. Nếu chương trình loại bỏ lựa chọn đã thực hiện trước đó, chúng tôi thực hiện lại và bật công cụ “Bộ lọc”. Di chuột qua giá trị “Lọc theo màu ô” hoặc theo phông chữ và kích hoạt một trong các vị trí.
5. Do đó, chỉ các ô được tô màu và do đó chứa đầy dữ liệu, sẽ còn lại.

6. Chọn lại vùng được tô màu và tìm nút “Sao chép” ở đầu thanh công cụ, nhấn nó. Nó được thể hiện bằng hai trang tính chồng lên nhau.
7. Bằng cách chọn một khu vực khác trên trang tính này, chúng tôi thực hiện một lựa chọn khác.
8. Nhấp chuột phải để mở menu, nơi chúng tôi tìm thấy "Giá trị". Biểu tượng được trình bày dưới dạng một máy tính bảng với bảng liệt kê số 123, nhấp vào.

Lưu ý! Khi chọn một khu vực, điều cần thiết là phần trên nằm bên dưới dòng dưới cùng của danh sách được đánh dấu.

9. Do đó, dữ liệu đã sao chép được chuyển mà không cần áp dụng bộ lọc màu.

Các công việc tiếp theo với dữ liệu có thể được thực hiện cục bộ hoặc bằng cách chuyển nó sang một vùng khác của trang tính.

Giải pháp 3: áp dụng công thức

Loại bỏ các ô trống trong bảng theo cách này gặp một số khó khăn và do đó ít phổ biến hơn. Khó khăn nằm ở việc sử dụng công thức, công thức này phải được lưu trữ trong một tệp riêng biệt. Hãy xem xét quá trình theo thứ tự:

1. Chọn phạm vi ô cần được điều chỉnh.
2. Sau đó, chúng tôi nhấp chuột phải và tìm lệnh “Gán tên”. Gán tên cho cột đã chọn, bấm OK.

4. Ở bất kỳ vị trí nào trên trang tính, hãy chọn vùng tự do, tương ứng với kích thước của vùng thực hiện điều chỉnh. Nhấp chuột phải và nhập một tên khác.

5. Sau khi bạn cần kích hoạt ô trên cùng của vùng trống và nhập công thức vào đó: =IF(ROW() -ROW(Adjustment)+1>NOTROWS(LastNames)-COUNTBLANK(LastNames);””;INDIRECT(ADDRESS(LOW((IF(LastNames<>“”,ROW(LastNames);ROW() + ROWS(Họ)));ROW()-ROW(Điều chỉnh)+1);COLUMN(Họ);4))).

Lưu ý! Tên cho các khu vực được chọn tùy ý. Trong ví dụ của chúng tôi, đây là "Họ" và "Điều chỉnh".

6. Ngay sau khi các công thức này được nhập, hãy nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + Enter”. Điều này là cần thiết vì có các mảng trong công thức.

Kéo dài ô trên cùng xuống đến đường viền của vùng đã xác định trước đó. Một cột có dữ liệu đã chuyển sẽ được hiển thị, nhưng không có ô trống.

Kết luận

Có thể loại bỏ các ô trống theo một số cách, mỗi cách khác nhau về mức độ phức tạp, do đó cả người dùng bảng tính thiếu kinh nghiệm và nâng cao đều có thể chọn tùy chọn phù hợp nhất cho mình.