Nội dung
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu 2 cách nhanh nhất để chèn cùng một công thức hoặc văn bản vào nhiều ô cùng một lúc trong Excel. Điều này hữu ích trong các trường hợp bạn muốn chèn một công thức vào tất cả các ô trong một cột hoặc điền vào tất cả các ô trống với cùng một giá trị (ví dụ: “N / A”). Cả hai kỹ thuật đều hoạt động trong Microsoft Excel 2013, 2010, 2007 và các phiên bản cũ hơn.
Biết được những thủ thuật đơn giản này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cho những hoạt động thú vị hơn.
Chọn tất cả các ô mà bạn muốn chèn cùng một dữ liệu
Dưới đây là những cách nhanh nhất để đánh dấu các ô:
Chọn toàn bộ cột
- Nếu dữ liệu trong Excel được thiết kế dưới dạng bảng đầy đủ, chỉ cần nhấp vào bất kỳ ô nào của cột mong muốn và nhấp Ctrl + Dấu cách.
Lưu ý: Khi bạn chọn bất kỳ ô nào trong một bảng đầy đủ, một nhóm tab sẽ xuất hiện trên Dải băng menu Làm việc với bảng (Công cụ bảng).
- Nếu đây là phạm vi bình thường, tức là khi một trong các ô của phạm vi này được chọn, một nhóm tab Làm việc với bảng (Công cụ bảng) không xuất hiện, hãy làm như sau:
Lưu ý: Thật không may, trong trường hợp phạm vi đơn giản, nhấn Ctrl + Dấu cách sẽ chọn tất cả các ô của một cột trong trang tính, ví dụ từ C1 đến C1048576, ngay cả khi dữ liệu chỉ được chứa trong các ô C1:C100.
Chọn ô đầu tiên của cột (hoặc ô thứ hai, nếu ô đầu tiên bị chiếm bởi một tiêu đề), sau đó nhấn Shift + Ctrl + Endđể chọn tất cả các ô trong bảng ở ngoài cùng bên phải. Tiếp theo, giữ sự thay đổi, bấm phím nhiều lần mũi tên tráicho đến khi chỉ chọn cột mong muốn.
Đây là cách nhanh nhất để chọn tất cả các ô trong một cột, đặc biệt khi dữ liệu được xen kẽ với các ô trống.
Chọn toàn bộ dòng
- Nếu dữ liệu trong Excel được thiết kế dưới dạng bảng chính thức, chỉ cần nhấp vào bất kỳ ô nào của hàng mong muốn và nhấp Shift + Dấu cách.
- Nếu bạn có một dải dữ liệu thông thường trước mặt, hãy nhấp vào ô cuối cùng của hàng mong muốn và nhấp vào Shift + Home. Excel sẽ chọn một phạm vi bắt đầu từ ô bạn đã chỉ định và lên đến cột А. Nếu dữ liệu mong muốn bắt đầu, ví dụ: với một cột B or C, nhón sự thay đổi và bấm phím Mũi tên bên phảicho đến khi bạn nhận được kết quả mong muốn.
Chọn nhiều ô
Giư Ctrl và nhấp chuột trái vào tất cả các ô cần điền dữ liệu.
Chọn toàn bộ bảng
Nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng và nhấn Ctrl + A.
Chọn tất cả các ô trên một trang tính
Ấn Bản Ctrl + A một đến ba lần. Lần nhấn đầu tiên Ctrl + A làm nổi bật khu vực hiện tại. Nhấp chuột thứ hai, ngoài vùng hiện tại, chọn các hàng có tiêu đề và tổng (ví dụ: trong các bảng chính thức). Nhấn lần thứ ba để chọn toàn bộ trang tính. Tôi nghĩ bạn đã đoán ra, trong một số trường hợp, bạn sẽ chỉ cần một cú nhấp chuột để chọn toàn bộ trang tính, và trong một số trường hợp, bạn sẽ mất tới ba lần nhấp chuột.
Chọn các ô trống trong một vùng nhất định (trong một hàng, trong một cột, trong một bảng)
Chọn khu vực mong muốn (xem hình bên dưới), ví dụ, toàn bộ một cột.
Ấn Bản F5 và trong hộp thoại xuất hiện Sự chuyển đổi (Đi tới) nhấn nút Đánh dấu (Đặc biệt).
Trong hộp thoại Chọn một nhóm ô (Chuyển đến phần đặc biệt) chọn hộp Ô trống (Khoảng trống) và nhào OK.
Bạn sẽ quay lại chế độ chỉnh sửa của trang tính Excel và bạn sẽ thấy rằng chỉ các ô trống được chọn trong vùng đã chọn. Ba ô trống dễ chọn hơn nhiều chỉ với một cú nhấp chuột đơn giản - bạn sẽ nói và bạn sẽ đúng. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu có hơn 300 ô trống và chúng nằm rải rác ngẫu nhiên trên phạm vi 10000 ô?
Cách nhanh nhất để chèn công thức vào tất cả các ô của cột
Có một bảng lớn và bạn cần thêm một cột mới với một số công thức vào đó. Giả sử đây là danh sách các địa chỉ Internet mà bạn muốn trích xuất tên miền để làm việc sau này.
- Chuyển đổi phạm vi thành bảng Excel. Để thực hiện việc này, hãy chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi dữ liệu và nhấn Ctrl + Tđể hiển thị một hộp thoại Tạo bảng (Tạo bảng). Nếu dữ liệu có tiêu đề cột, hãy chọn hộp Bảng có tiêu đề (Bảng của tôi có tiêu đề). Thông thường, Excel tự động nhận dạng các tiêu đề, nếu điều đó không hoạt động, hãy chọn hộp theo cách thủ công.
- Thêm một cột mới vào bảng. Với một bảng, thao tác này dễ dàng hơn nhiều so với một phạm vi dữ liệu đơn giản. Bấm chuột phải vào bất kỳ ô nào trong cột đứng sau vị trí bạn muốn chèn cột mới và từ menu ngữ cảnh, hãy chọn Chèn > Cột bên trái (Chèn> Cột bảng ở bên trái).
- Đặt tên cho cột mới.
- Nhập công thức vào ô đầu tiên của cột mới. Trong ví dụ của tôi, tôi sử dụng công thức để trích xuất tên miền:
=MID(C2,FIND(":",C2,"4")+3,FIND("/",C2,9)-FIND(":",C2,"4")-3)=ПСТР(C2;НАЙТИ(":";C2;"4")+3;НАЙТИ("/";C2;9)-НАЙТИ(":";C2;"4")-3) - Ấn Bản đăng ký hạng mục thi. Thì đấy! Excel tự động điền vào tất cả các ô trống trong cột mới với cùng một công thức.
Nếu bạn quyết định trở lại từ bảng về định dạng phạm vi thông thường, thì hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng và trên tab xây dựng (Thiết kế) bấm vào Chuyển đổi thành phạm vi (Chuyển đổi thành phạm vi).
Thủ thuật này chỉ có thể được sử dụng khi tất cả các ô trong một cột đều trống, vì vậy tốt nhất bạn nên thêm một cột mới. Cái tiếp theo là tổng quát hơn nhiều.
Dán cùng một dữ liệu vào một số ô bằng Ctrl + Enter
Chọn các ô trên trang tính Excel mà bạn muốn điền cùng một dữ liệu. Các kỹ thuật được mô tả ở trên sẽ giúp bạn nhanh chóng chọn các ô.
Giả sử chúng ta có một bảng với danh sách khách hàng (tất nhiên chúng ta sẽ lấy một danh sách hư cấu). Một trong các cột của bảng này chứa các trang web mà khách hàng của chúng tôi đã đến. Các ô trống trong cột này phải được điền bằng văn bản “_unknown_” để dễ dàng sắp xếp hơn:
- Chọn tất cả các ô trống trong cột.
- Ấn Bản F2để chỉnh sửa ô hiện hoạt và nhập nội dung nào đó vào ô đó: nó có thể là văn bản, số hoặc công thức. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là văn bản “_unknown_”.
- Bây giờ thay vì đăng ký hạng mục thi Nhấp chuột Ctrl + Enter. Tất cả các ô đã chọn sẽ được lấp đầy bằng dữ liệu đã nhập.
Nếu bạn biết các kỹ thuật nhập dữ liệu nhanh khác, hãy cho chúng tôi biết về chúng trong phần nhận xét. Tôi sẵn lòng thêm chúng vào bài viết này, trích dẫn bạn là tác giả.