Giả sử chúng ta có một bảng tổng hợp được xây dựng với kết quả phân tích doanh số bán hàng theo tháng cho các thành phố khác nhau (nếu cần, hãy đọc bài viết này để hiểu cách tạo chúng nói chung hoặc làm mới bộ nhớ của bạn):
Chúng tôi muốn thay đổi một chút giao diện của nó để nó hiển thị dữ liệu bạn cần rõ ràng hơn chứ không chỉ đổ một đống số trên màn hình. Những gì có thể được thực hiện cho điều này?
Các chức năng tính toán khác thay vì số tiền tầm thường
Nếu bạn nhấp chuột phải vào trường được tính toán trong vùng dữ liệu và chọn lệnh từ trình đơn ngữ cảnh Tùy chọn trường (Cài đặt trường) hoặc trong phiên bản Excel 2007 - Tùy chọn trường giá trị (Cài đặt trường giá trị), sau đó một cửa sổ rất hữu ích sẽ mở ra, bạn có thể sử dụng cửa sổ này để thiết lập một loạt các cài đặt thú vị:
Đặc biệt, bạn có thể dễ dàng thay đổi chức năng tính toán trường thành giá trị trung bình, tối thiểu, tối đa, v.v. Ví dụ: nếu chúng ta thay đổi tổng thành số lượng trong bảng tổng hợp, thì chúng ta sẽ không thấy tổng doanh thu mà là số lượng giao dịch cho mỗi sản phẩm:
Theo mặc định, Excel luôn tự động chọn tính tổng cho dữ liệu số. (Tổng)và đối với những ô không phải là số (ngay cả khi trong số một nghìn ô có số, có ít nhất một ô trống hoặc có văn bản hoặc có số ở định dạng văn bản) - một hàm để đếm số lượng giá trị (Đếm).
Nếu bạn muốn xem trong một bảng tổng hợp cùng một lúc giá trị trung bình, số tiền và số lượng, tức là một số hàm tính toán cho cùng một trường, thì hãy ném chuột vào vùng dữ liệu của trường bạn cần vài lần liên tiếp để nhận được thứ gì đó tương tự:
… Và sau đó thiết lập các chức năng khác nhau cho từng trường bằng cách nhấp vào chúng lần lượt bằng chuột và chọn lệnh Tùy chọn trường (Cài đặt trường)để kết thúc với những gì bạn muốn:
Nếu trong cùng một cửa sổ Tùy chọn trường ấn nút Ngoài ra (Tùy chọn) hoặc đi đến tab Tính toán bổ sung (trong Excel 2007-2010), sau đó danh sách thả xuống sẽ có sẵn Tính toán bổ sung (Hiển thị dữ liệu dưới dạng):
Trong danh sách này, chẳng hạn, bạn có thể chọn các tùy chọn Phần trăm số lượng dòng (% hàng), Phần trăm tổng số theo cột (% cột) or Chia sẻ của tổng số (% Tổng số)để tự động tính toán tỷ lệ phần trăm cho từng sản phẩm hoặc thành phố. Đây là cách, ví dụ, bảng tổng hợp của chúng tôi sẽ trông như thế nào với chức năng được bật Phần trăm tổng số theo cột:
Động lực bán hàng
Nếu trong danh sách thả xuống Tính toán bổ sung (Hiển thị dữ liệu dưới dạng) chọn tùy chọn phân biệt (Sự khác biệt)và trong các cửa sổ thấp hơn Phần (Trường cơ sở) и Yếu tố (Mục cơ bản) chọn tháng и Quay lại (trong phiên bản tiếng Anh bản ngữ, thay vì từ kỳ lạ này, đã có một từ dễ hiểu hơn Trước, những thứ kia. Trước):
… Thì chúng tôi nhận được một bảng tổng hợp cho thấy sự khác biệt về doanh số của mỗi tháng tiếp theo so với tháng trước, tức là - động lực bán hàng:
Và nếu bạn thay thế phân biệt (Sự khác biệt) on Đã đưa ra sự khác biệt (% chênh lệch) và thêm định dạng có điều kiện để làm nổi bật các giá trị âm bằng màu đỏ, chúng tôi nhận được điều tương tự, nhưng không phải bằng rúp mà ở dạng phần trăm:
PS
Trong Microsoft Excel 2010, tất cả các cài đặt tính toán trên có thể được thực hiện dễ dàng hơn - bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ trường nào và chọn lệnh từ menu ngữ cảnh Tổng số cho (Tóm tắt các giá trị theo):
... và Tính toán bổ sung (Hiển thị Dữ liệu dưới dạng):
Cũng trong phiên bản Excel 2010, một số hàm mới đã được thêm vào bộ này:
- % trên tổng số theo hàng chính (cột) - cho phép bạn tính toán chia sẻ liên quan đến tổng phụ cho một hàng hoặc cột:
Trong các phiên bản trước, bạn chỉ có thể tính toán tỷ lệ tương ứng với tổng số.
- % của số tiền tích lũy - hoạt động tương tự như hàm tổng tích lũy, nhưng hiển thị kết quả dưới dạng phân số, tức là theo phần trăm. Ví dụ, rất thuận tiện để tính toán tỷ lệ thực hiện kế hoạch hoặc ngân sách:
- Sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất và ngược lại - một cái tên hơi lạ cho hàm xếp hạng (RANK), hàm tính số thứ tự (vị trí) của một phần tử trong danh sách giá trị chung. Ví dụ: với sự trợ giúp của nó, thật thuận tiện để xếp hạng các nhà quản lý theo tổng doanh thu của họ, xác định xem ai đang ở vị trí nào trong bảng xếp hạng tổng thể:
- Bảng tổng hợp là gì và cách xây dựng chúng
- Nhóm số và ngày với bước mong muốn trong bảng tổng hợp
- Xây dựng Báo cáo PivotTable về Nhiều Phạm vi Dữ liệu Nguồn