Nội dung
Sắp xếp là một hàm Excel rất quen thuộc và quen thuộc với hầu hết mọi người. Tuy nhiên, có một số trường hợp không chuẩn và thú vị khi sử dụng nó.
Trường hợp 1. Sắp xếp theo nghĩa, không theo thứ tự bảng chữ cái
Hãy tưởng tượng một tình huống rất phổ biến: có một bảng trong đó có một cột tên tháng (tháng Giêng, tháng Hai, tháng Ba…) hoặc ngày trong tuần (thứ Sáu, thứ Ba, thứ Tư…). Với cách sắp xếp đơn giản trên cột này, Excel sắp xếp các mục theo thứ tự bảng chữ cái (tức là từ A đến Z):
Và tất nhiên, tôi muốn nhận được trình tự thông thường từ tháng Giêng đến tháng Mười Hai hoặc từ Thứ Hai đến Thứ Ba. Điều này có thể dễ dàng thực hiện với một sắp xếp theo danh sách tùy chỉnh (sắp xếp danh sách tùy chỉnh).
Chọn bảng và nhấn nút lớn Phân loại chuyển hướng Ngày (Dữ liệu - Sắp xếp). Một hộp thoại sẽ mở ra trong đó bạn cần chỉ định trường sắp xếp (cột) và chọn kiểu sắp xếp trong danh sách thả xuống cuối cùng Danh sách khách hàng (Danh sách khách hàng):
Sau đó, cửa sổ sau sẽ mở ra, trong đó bạn có thể chọn chuỗi tháng hoặc ngày trong tuần mà chúng ta cần:
Nếu danh sách bắt buộc (ví dụ: tháng, nhưng bằng tiếng Anh) không có sẵn, thì bạn có thể nhập danh sách đó vào trường bên phải bằng cách chọn tùy chọn Danh sách mới (Danh sách mới):
Bạn có thể sử dụng làm dấu phân cách dấu phẩy hoặc chìa khóa đăng ký hạng mục thi. Khi bạn tạo một danh sách tùy chỉnh như vậy, bạn có thể sử dụng nó trong các sổ làm việc Excel khác.
Một sắc thái thú vị là bằng cách này, bạn có thể sắp xếp không phải theo thứ tự bảng chữ cái một cách ngu ngốc mà theo ý nghĩa và tầm quan trọng của bất kỳ đối tượng phân cấp nào chứ không chỉ tháng hoặc ngày trong tuần. Ví dụ:
- chức vụ (giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, trưởng phòng…)
- cấp bậc quân hàm (tướng, đại tá, trung tá, thiếu tá…)
- chứng chỉ (TOEFL, ITIL, MCP, MVP…)
- khách hàng hoặc hàng hóa theo mức độ quan trọng của cá nhân bạn (rượu whisky, tequila, cognac, rượu vang, bia, nước chanh…)
- và vv
Trường hợp 2: Sắp xếp văn bản và số cùng một lúc
Giả sử rằng bảng của chúng ta có một cột có mã cho các bộ phận và cụm lắp ráp khác nhau cho ô tô (số bộ phận). Hơn nữa, các bộ phận lắp ráp lớn (ví dụ, hộp số, động cơ, hệ thống lái) được biểu thị bằng mã kỹ thuật số thuần túy và các bộ phận nhỏ mà chúng bao gồm được biểu thị bằng mã có thêm số làm rõ thông qua dấu chấm. Việc cố gắng sắp xếp danh sách như vậy theo cách thông thường sẽ dẫn đến kết quả không mong muốn, bởi vì Excel sắp xếp riêng các số (số tổng hợp lớn trong tập hợp) và riêng văn bản (số phần nhỏ có dấu chấm):
 |  |
Và, tất nhiên, tôi muốn có một danh sách mà sau mỗi đơn vị lớn, thông tin chi tiết của nó sẽ đi:
Để thực hiện điều này, chúng ta cần tạm thời thêm một cột khác vào bảng của mình, trong đó chúng ta chuyển tất cả các mã thành văn bản bằng cách sử dụng hàm TEXT:
Nếu sau đó bạn sắp xếp theo cột đó, Excel sẽ hỏi bạn cách sắp xếp số và văn bản:
Nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai trong hộp thoại này, thì Excel sẽ không chuyển đổi số lượng tổng hợp lớn thành số và sẽ sắp xếp toàn bộ danh sách dưới dạng văn bản, điều này sẽ cho chúng ta kết quả mong muốn. Tất nhiên, cột phụ có thể bị xóa.
- Sắp xếp theo màu sắc
- Sắp xếp theo màu sắc với tiện ích bổ sung PLEX
- Sắp xếp theo công thức