Tại Khoảng cách tại Đại học Tâm lý Thực hành, chúng tôi đang nghiên cứu các phương pháp khác nhau để tự tổ chức và nâng cao hiệu quả. Bao gồm cả cách sắp xếp thứ tự ưu tiên đúng cách.
Tại sao ưu tiên.
Lý do đầu tiên là hiển nhiên: để làm những điều quan trọng nhất trước. Lý do thứ hai ít rõ ràng hơn: để tại bất kỳ thời điểm nào bạn có thể biết chính xác công việc kinh doanh hiện tại của mình. Vì vậy, không có lựa chọn nào khác, bởi vì chính thời điểm lựa chọn, việc ném đá, bào chữa, những suy nghĩ như “Tôi nên vào uống trà” và cứ thế bắt đầu.
Giảm bớt việc ném, đặt thứ tự ưu tiên.
Tôi muốn chia sẻ với bạn cách sắp xếp thứ tự ưu tiên của tác giả tôi, bạn sẽ không đọc về phương pháp này ở bất kỳ nơi nào khác. Theo tôi, đây là cách ưu tiên hiệu quả nhất, nhưng nó có một nhược điểm. Nó đòi hỏi kiến thức toán học cao hơn cho lớp hai, hay đúng hơn là khả năng nhân và chia.
Vì vậy, hãy tưởng tượng rằng bạn có những việc cần làm. Hãy để tôi phác thảo một ví dụ:
- Quay video cho trang web
- Đặt bàn máy tính
- Trả lời các email khẩn cấp
- Tháo hộp trong tủ
Đó là về một danh sách như vậy đã được tôi lấy từ trần nhà. Tiếp theo, chúng tôi sẽ đánh giá mức độ quan trọng của từng trường hợp. Ý nghĩa sẽ bao gồm ba tham số:
- Tầm quan trọng Làm thế nào quan trọng là nó để làm điều này? Điều gì đó khủng khiếp sẽ xảy ra nếu bạn quyết định không làm điều đó? Bao nhiêu phụ thuộc vào việc thực hiện của nó?
- Khẩn cấp - Việc này nên được thực hiện nhanh chóng như thế nào? Bỏ tất cả mọi thứ và chỉ làm điều đó? Hoặc nếu bạn làm điều đó trong vòng một tuần, nó về cơ bản là bình thường?
- phức tạp - Công việc này sẽ mất bao lâu? Tôi có cần thương lượng và tương tác với những người khác để đạt được điều đó không? Nó đơn giản về mặt tình cảm và đạo đức ở mức độ nào hay ngược lại, phức tạp và khó chịu?
Xếp hạng tất cả các trường hợp trên ba thông số này trên thang điểm từ 1 đến 10 theo thứ tự Tầm quan trọng-Cấp bách-Khó khăn. Cuối cùng, bạn sẽ kết thúc với một cái gì đó như thế này:
- Quay video cho trang web 8 6 7
- Đặt bàn máy tính 6 2 3
- Trả lời email khẩn cấp 7 9 2
- Tháo hộp trong tủ 2 2 6
Như vậy, tất cả các trường hợp đều được đánh giá theo ba tiêu chí Tầm quan trọng-Cấp bách-Phức tạp, nhưng đến nay sẽ không thể xếp thứ tự ưu tiên, vì vẫn chưa xác định được trường hợp nào nên xếp trước, quan trọng hay cấp bách? Hoặc có thể là những cái đơn giản nhất trước, để chúng có thể được thực hiện nhanh chóng và để họ không bị phân tâm?
Ưu tiên chúng tôi giả định ý nghĩa cuối cùng của mỗi trường hợp.
Tầm quan trọng = Tầm quan trọng * Tính khẩn cấp / Tính phức tạp
Nhân Mức độ quan trọng với Mức độ khẩn cấp và chia cho Mức độ phức tạp. Như vậy, ở phía trên cùng, chúng ta sẽ có những việc rất quan trọng và rất khẩn cấp, trong khi lại rất đơn giản. Chà, ngược lại. Và sau đó danh sách của chúng tôi sẽ như thế này:
- Quay video cho trang web 8 * 6/7 = 6.9
- Đặt hàng bàn máy tính 6 * 2/3 = 4.0
- Trả lời email khẩn cấp 7 * 9/2 = 31.5
- Tháo rời hộp trong tủ 2 * 2/6 = 0.7
Tôi đã sử dụng máy tính để tính toán và làm tròn các giá trị đến hàng phần mười, độ chính xác như vậy là đủ. Vì vậy, bây giờ chúng ta thấy việc sắp xếp mọi thứ theo thứ tự ưu tiên dễ dàng như thế nào:
- Trả lời email khẩn cấp 31.5
- Tạo video cho trang web 6.9
- Đặt mua bàn máy tính 4.0
- Tháo hộp trong tủ 0.7
Điều tốt nhất về thủ tục này là nó không cần quyết định phức tạp, có một thuật toán được tạo sẵn sẽ luôn ưu tiên một cách chính xác. Nhiệm vụ của bạn chỉ là đánh giá đầy đủ tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp và phức tạp của vụ việc, sau đó kỹ thuật tiếp quản.
Ưu tiên theo cách này với danh sách bạn đã làm trong nhiệm vụ trước đóđể đảm bảo rằng nó không chỉ đơn giản mà còn là danh sách cuối cùng khá đầy đủ. Ở những nơi đầu tiên là những việc thực sự hợp lý để làm ngay từ đầu.