21 Tính năng hữu ích của Excel cho các nhà tiếp thị trực tuyến

Tiếp thị Internet là một lĩnh vực hoạt động vô cùng sinh lợi của con người, đặc biệt là trong thời gian gần đây, khi bất kỳ doanh nghiệp nào đang chuyển sang trực tuyến bất cứ khi nào có thể. Và mặc dù thực tế là nhiều quy trình kinh doanh được quản lý bởi các chương trình chuyên biệt, nhưng không phải lúc nào một người cũng có đủ ngân sách để có được chúng, cũng như thời gian để thành thạo chúng.

Và giải pháp cho vấn đề này rất đơn giản - Excel cũ tốt, trong đó bạn có thể duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng, danh sách gửi thư, phân tích hiệu suất tiếp thị, lập kế hoạch ngân sách, tiến hành nghiên cứu và thực hiện các thao tác cần thiết khác trong nhiệm vụ khó khăn này. Hôm nay chúng ta sẽ làm quen với 21 hàm Excel sẽ phù hợp với mọi nhà tiếp thị Internet. Trước khi bắt đầu, chúng ta hãy hiểu một số khái niệm chính:

1. Cú pháp. Đây là những bộ phận cấu thành của hàm và nó được viết như thế nào và những thành phần này được xây dựng theo trình tự nào. Nói chung, cú pháp của bất kỳ hàm nào được chia thành hai phần: chính tên của nó và các đối số - những biến mà hàm chấp nhận để nhận được một kết quả hoặc thực hiện một hành động nào đó. Trước khi bạn viết một công thức, bạn cần đặt một dấu bằng, dấu bằng trong Excel biểu thị ký tự của đầu vào của nó.
2. Đối số có thể được viết ở cả định dạng số và văn bản. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng các toán tử khác làm đối số, cho phép bạn viết các thuật toán chính thức trong Excel. Một đối số đã nhận một giá trị được gọi là một tham số hàm. Nhưng rất thường xuyên hai từ này được sử dụng như từ đồng nghĩa. Nhưng trên thực tế, có một sự khác biệt giữa chúng. Khối đối số bắt đầu bằng dấu ngoặc mở, được phân tách bằng dấu chấm phẩy và khối đối số kết thúc bằng dấu ngoặc đóng.

Ví dụ về chức năng sẵn sàng - = SUM (A1: A5). Chà, chúng ta sẽ bắt đầu chứ?

Hàm VLOOKUP

Với tính năng này, người dùng có thể tìm thấy thông tin phù hợp với các tiêu chí nhất định và sử dụng nó trong một công thức khác hoặc viết nó vào một ô khác. VPR là từ viết tắt của "Vertical View". Đây là một công thức khá phức tạp có bốn đối số:

1. Giá trị mong muốn. Đây là giá trị mà việc tìm kiếm thông tin mà chúng ta cần sẽ được thực hiện. Nó đóng vai trò là địa chỉ của một ô hoặc giá trị của riêng nó hoặc được trả về bởi một công thức khác.
2. Bàn. Đây là phạm vi mà bạn cần tìm kiếm thông tin. Giá trị bắt buộc phải nằm trong cột đầu tiên của bảng. Giá trị trả về có thể nằm hoàn toàn trong bất kỳ ô nào được bao gồm trong phạm vi này.
3. Số cột. Đây là số thứ tự (chú ý - không phải địa chỉ, mà là số thứ tự) của cột chứa giá trị.
4. Xem khoảng thời gian. Đây là giá trị boolean (nghĩa là ở đây bạn cần nhập công thức hoặc giá trị tạo ra TRUE or nói dối), cho biết thông tin phải được cấu trúc như thế nào. Nếu bạn chuyển đối số này một giá trị TRUE, thì nội dung của các ô phải được sắp xếp theo một trong hai cách: theo thứ tự bảng chữ cái hoặc tăng dần. Trong trường hợp này, công thức sẽ tìm giá trị giống nhất với giá trị đang được tìm kiếm. Nếu bạn chỉ định làm đối số nói dối, thì chỉ giá trị chính xác mới được tìm kiếm. Trong tình huống này, việc sắp xếp dữ liệu cột không quá quan trọng.

Đối số cuối cùng không quá quan trọng để sử dụng. Hãy đưa ra một số ví dụ về cách hàm này có thể được sử dụng. Giả sử chúng ta có một bảng mô tả số lần nhấp chuột cho các truy vấn khác nhau. Chúng tôi cần tìm hiểu xem có bao nhiêu người được thực hiện cho yêu cầu “mua máy tính bảng”.

Trong công thức của chúng tôi, chúng tôi chỉ tìm kiếm từ “máy tính bảng”, mà chúng tôi đặt làm giá trị mong muốn. Đối số "bảng" ở đây là một tập hợp các ô bắt đầu bằng ô A1 và kết thúc bằng ô B6. Số cột trong trường hợp của chúng tôi là 2. Sau khi chúng tôi nhập tất cả các tham số cần thiết vào công thức, chúng tôi nhận được dòng sau: = VLOOKUP (C3; A1: B6; 2).

Sau khi chúng tôi ghi nó vào ô, chúng tôi nhận được kết quả tương ứng với số lượng yêu cầu mua máy tính bảng. Bạn có thể thấy nó trong ảnh chụp màn hình ở trên. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đã sử dụng hàm VPR với các dấu hiệu khác nhau của đối số thứ tư.

Ở đây, chúng tôi đã nhập số 900000 và công thức tự động tìm giá trị gần nhất với giá trị này và đưa ra truy vấn “mua xe hơi”. Như chúng ta có thể thấy, đối số "tra cứu khoảng thời gian" chứa giá trị TRUE. Nếu chúng ta tìm kiếm với cùng một đối số là FALSE, thì chúng ta cần viết số chính xác làm giá trị tìm kiếm, như trong ảnh chụp màn hình này.

Như chúng ta thấy, một hàm VPR có nhiều khả năng nhất, nhưng tất nhiên là khó hiểu. Nhưng các vị thần đã không đốt cháy những chiếc bình.

Hàm IF

Hàm này là cần thiết để thêm một số phần tử lập trình vào bảng tính. Nó cho phép người dùng kiểm tra xem một biến có đáp ứng các tiêu chí nhất định hay không. Nếu có, thì hàm thực hiện một hành động, nếu không, thì sẽ thực hiện một hành động khác. Cú pháp cho hàm này bao gồm các đối số sau:

1. Biểu thức boolean trực tiếp. Đây là tiêu chí phải được kiểm tra. Ví dụ, cho dù thời tiết bên ngoài có dưới XNUMX hay không.
2. Dữ liệu để xử lý nếu tiêu chí là đúng. Định dạng không chỉ có thể là số. Bạn cũng có thể viết một chuỗi văn bản sẽ được trả về một công thức khác hoặc được ghi vào một ô. Ngoài ra, nếu giá trị là true, bạn có thể sử dụng công thức sẽ thực hiện các phép tính bổ sung. Bạn cũng có thể sử dụng các chức năng NẾU NHƯ, được viết dưới dạng đối số cho một hàm khác IF. Trong trường hợp này, chúng ta có thể thiết lập một thuật toán chính thức: nếu tiêu chí đáp ứng điều kiện thì chúng ta thực hiện hành động 1, nếu không đạt thì chúng ta kiểm tra xem có phù hợp với tiêu chí 2. Đến lượt nó cũng có sự phân nhánh. Nếu có rất nhiều chuỗi như vậy, thì người dùng có thể bị nhầm lẫn. Vì vậy, vẫn nên sử dụng macro để viết các thuật toán phức tạp.
3. Giá trị nếu sai. Điều này chỉ giống nhau nếu biểu thức không phù hợp với tiêu chí được đưa ra trong đối số đầu tiên. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng chính xác các đối số giống như trong trường hợp trước.

Để minh họa, chúng ta hãy lấy một ví dụ nhỏ.

Công thức hiển thị trong ảnh chụp màn hình này sẽ kiểm tra xem doanh thu hàng ngày có lớn hơn 30000 hay không. Nếu có, thì ô đó sẽ hiển thị thông tin rằng kế hoạch đã được hoàn thành. Nếu giá trị này nhỏ hơn hoặc bằng, thì một thông báo sẽ hiển thị rằng kế hoạch chưa được hoàn thành. Lưu ý rằng chúng tôi luôn đặt các chuỗi văn bản trong dấu ngoặc kép. Quy tắc tương tự áp dụng cho tất cả các công thức khác. Bây giờ chúng ta hãy đưa ra một ví dụ cho thấy cách sử dụng nhiều hàm lồng nhau IF.

Chúng tôi thấy rằng có ba kết quả có thể xảy ra khi sử dụng công thức này. Số lượng kết quả tối đa mà một công thức có các hàm lồng nhau được giới hạn trong NẾU - 64. Bạn cũng có thể kiểm tra xem một ô trống hay không. Để thực hiện loại kiểm tra này, có một công thức đặc biệt được gọi là EPUSTO. Nó cho phép bạn thay thế một hàm dài IF, kiểm tra xem ô có trống hay không, bằng một công thức đơn giản. Trong trường hợp này, công thức sẽ là:

Chức năng ISBLANK trả về nhận một ô làm đối số và luôn trả về giá trị boolean. Hàm số IF là cốt lõi của rất nhiều tính năng khác mà chúng ta sẽ xem xét tiếp theo, bởi vì chúng đóng một vai trò lớn trong tiếp thị. Trên thực tế, có rất nhiều trong số đó, nhưng chúng ta sẽ xem xét ba trong số hôm nay: TỔNG HỢP, COUNTIF, SỐ PHIẾU.

Hàm SUMIF và SUMIFS

Chức năng TỔNG HỢP giúp chỉ có thể tính tổng những dữ liệu đáp ứng một tiêu chí nhất định và nằm trong phạm vi. Hàm này có ba đối số:

1. Phạm vi. Đây là tập hợp các ô cần được kiểm tra để xem có ô nào trong số đó phù hợp với tiêu chí đã chỉ định hay không.
2. Tiêu chuẩn. Đây là một đối số chỉ định các tham số chính xác mà theo đó các ô sẽ được tính tổng. Bất kỳ loại dữ liệu nào cũng có thể phục vụ như một tiêu chí: ô, văn bản, số và thậm chí là một hàm (ví dụ: lôgic). Điều quan trọng là phải xem xét các tiêu chí chứa văn bản và ký hiệu toán học phải được viết trong dấu ngoặc kép.
3. Phạm vi tổng kết. Đối số này không cần được chỉ định nếu phạm vi tổng hợp giống với phạm vi để kiểm tra tiêu chí.

Hãy lấy một ví dụ nhỏ để minh họa. Ở đây, bằng cách sử dụng hàm, chúng tôi đã thêm tất cả các yêu cầu có hơn một trăm nghìn chuyển đổi.

Ngoài ra còn có phiên bản thứ hai của hàm này, được viết là TÓM TẮT. Với sự trợ giúp của nó, một số tiêu chí có thể được tính đến cùng một lúc. Cú pháp của nó rất linh hoạt và phụ thuộc vào số lượng đối số được sử dụng. Công thức chung trông giống như sau: = SUMIFS (tổng_khoảng_kết_hợp, dải_điều_kiện1, dải_điều kiện1, [dải_điều kiện2, điều kiện2],…). Ba đối số đầu tiên phải được chỉ định, và sau đó mọi thứ phụ thuộc vào số lượng tiêu chí mà người đó muốn đặt.

Hàm COUNTIF và COUNTIFS

Hàm này xác định có bao nhiêu ô trong một phạm vi phù hợp với một điều kiện nhất định. Cú pháp hàm bao gồm các đối số sau:

1. Phạm vi. Đây là tập dữ liệu sẽ được xác nhận và tính.
2. Tiêu chuẩn. Đây là điều kiện mà dữ liệu phải đáp ứng.

Trong ví dụ mà chúng tôi đang đưa ra bây giờ, hàm này xác định có bao nhiêu khóa với hơn một trăm nghìn chuyển đổi. Hóa ra chỉ có ba chiếc chìa khóa như vậy.

Số lượng tiêu chí tối đa có thể có trong hàm này là một điều kiện. Nhưng tương tự như tùy chọn trước đó, bạn có thể sử dụng chức năng QUẬNđể đặt ra nhiều tiêu chí hơn. Cú pháp cho hàm này là: COUNTIFS (condition_range1, condition1, [condition_range2, condition2],…).

Số lượng điều kiện và phạm vi tối đa được kiểm tra và tính toán là 127.

Chức năng ERROR

Với chức năng này, ô sẽ trả về giá trị do người dùng chỉ định nếu lỗi xảy ra do kết quả của phép tính cho một chức năng nhất định. Cú pháp của hàm này như sau: = IFERROR (value; value_if_error). Như bạn có thể thấy, hàm này yêu cầu hai đối số:

1. Nghĩa. Ở đây bạn cần ghi lại công thức, theo đó các lỗi sẽ được xử lý, nếu có.
2. Giá trị nếu có lỗi. Đây là giá trị sẽ được hiển thị trong ô nếu thao tác công thức không thành công.

Và một ví dụ để minh họa. Giả sử chúng ta có một bảng như vậy.

Chúng tôi thấy rằng quầy không hoạt động ở đây nên không có khách, và 32 giao dịch mua đã được thực hiện. Đương nhiên, tình huống như vậy không thể xảy ra trong cuộc sống thực, vì vậy chúng ta cần xử lý lỗi này. Chúng tôi đã làm điều đó. Chúng tôi đã ghi bàn trong một chức năng SỐ PHIẾU đối số dưới dạng công thức chia số lần mua hàng cho số lượng khách truy cập. Và nếu một lỗi xảy ra (và trong trường hợp này là phép chia cho XNUMX), công thức sẽ viết "kiểm tra lại". Hàm này biết rằng không thể chia cho XNUMX, vì vậy nó trả về giá trị thích hợp.

Hàm LEFT

Với chức năng này, người dùng có thể nhận được số ký tự mong muốn của chuỗi văn bản, được đặt ở phía bên trái. Hàm chứa hai đối số. Nói chung, công thức như sau: = LEFT (văn bản, [number_of_characters]).

Các đối số của hàm này bao gồm một chuỗi văn bản hoặc ô có chứa các ký tự được truy xuất, cũng như số ký tự được đếm từ phía bên trái. Trong tiếp thị, tính năng này sẽ cho phép bạn hiểu tiêu đề của các trang web sẽ trông như thế nào.

Trong trường hợp này, chúng tôi đã chọn 60 ký tự từ bên trái của chuỗi chứa trong ô A5. Chúng tôi muốn kiểm tra xem một tiêu đề ngắn gọn sẽ trông như thế nào.

Hàm PTR

Chức năng này thực sự tương tự như chức năng trước, chỉ là nó cho phép bạn chọn một điểm bắt đầu để bắt đầu đếm ký tự. Cú pháp của nó bao gồm ba đối số:

1. Chuỗi văn bản. Về mặt lý thuyết, bạn có thể viết trực tiếp một dòng ở đây, nhưng sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu cung cấp liên kết đến các ô.
2. Điểm xuất phát. Đây là ký tự mà từ đó bắt đầu đếm số ký tự được mô tả trong đối số thứ ba.
3. Số lượng ký tự. Một đối số tương tự như đối số trong hàm trước đó.

Ví dụ: với chức năng này, bạn có thể xóa một số ký tự nhất định ở đầu và cuối chuỗi văn bản.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi chỉ xóa chúng ngay từ đầu.

Hàm UPPER

Nếu bạn cần đảm bảo rằng tất cả các từ trong chuỗi văn bản nằm trong một ô cụ thể đều được viết bằng chữ in hoa, thì bạn có thể sử dụng hàm QUY ĐỊNH. Chỉ cần một đối số, một chuỗi văn bản được tạo thành lớn. Nó có thể được đóng trực tiếp vào một dấu ngoặc hoặc vào một ô. Trong trường hợp thứ hai, bạn phải cung cấp một liên kết đến nó.

Chức năng LOWER

Chức năng này hoàn toàn ngược lại với chức năng trước đó. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể làm nhỏ tất cả các chữ cái trong chuỗi. Nó cũng chỉ nhận một đối số dưới dạng chuỗi văn bản, được thể hiện trực tiếp dưới dạng văn bản hoặc được lưu trữ trong một ô cụ thể. Đây là một ví dụ về cách chúng tôi sử dụng hàm này để thay đổi tên của cột "Ngày sinh" thành một trong đó tất cả các chữ cái đều nhỏ.

Chức năng tìm kiếm

Với chức năng này, người dùng có thể xác định sự hiện diện của một phần tử nào đó trong tập giá trị và hiểu chính xác vị trí của nó. Chứa một số đối số:

1. Giá trị mong muốn. Đây là chuỗi văn bản, số, cần được tìm kiếm trong phạm vi dữ liệu.
2. Mảng đang được xem. Tập hợp dữ liệu được tìm kiếm để tìm giá trị có trong đối số trước đó.
3. Loại ánh xạ. Đối số này là tùy chọn. Với nó, bạn có thể tìm thấy dữ liệu chính xác hơn. Có ba kiểu so sánh: 1 - giá trị nhỏ hơn hoặc bằng (chúng ta đang nói về dữ liệu số và bản thân mảng phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần), 2 - so khớp chính xác, -1 - giá trị lớn hơn hoặc bằng.

Để rõ ràng, một ví dụ nhỏ. Ở đây, chúng tôi đã cố gắng tìm hiểu yêu cầu nào có số lần chuyển đổi nhỏ hơn hoặc bằng 900.

Công thức trả về giá trị 3, không phải là số hàng tuyệt đối mà là giá trị tương đối. Nghĩa là, không phải theo địa chỉ, mà là một số liên quan đến đầu của dải dữ liệu đã chọn, có thể bắt đầu ở bất kỳ đâu.

Hàm DLSTR

Hàm này giúp bạn có thể tính toán độ dài của một chuỗi văn bản. Nó nhận một đối số - địa chỉ của ô hoặc một chuỗi văn bản. Ví dụ, trong tiếp thị, rất tốt nếu sử dụng nó để kiểm tra số lượng ký tự trong mô tả.

Hàm CONCATENATE

Với toán tử này, bạn có thể nối nhiều giá trị văn bản thành một chuỗi lớn. Các đối số là các ô hoặc các chuỗi văn bản trực tiếp trong dấu ngoặc kép được phân tách bằng dấu phẩy. Và đây là một ví dụ nhỏ về việc sử dụng chức năng này.

Chức năng PROP

Toán tử này cho phép bạn đặt tất cả các chữ cái đầu tiên của từ bắt đầu bằng chữ hoa. Nó nhận một chuỗi văn bản hoặc một hàm trả về một chuỗi làm đối số duy nhất của nó. Chức năng này rất thích hợp để viết danh sách bao gồm nhiều tên riêng hoặc các tình huống khác mà nó có thể hữu ích.

CHỨC NĂNG CHỨC NĂNG

Toán tử này giúp bạn có thể xóa tất cả các ký tự ẩn khỏi chuỗi văn bản. Chỉ chiếm một đối số. Trong ví dụ này, văn bản chứa một ký tự không in được đã bị hàm loại bỏ.

Tính năng này nên được sử dụng trong các trường hợp người dùng đã sao chép văn bản từ một chương trình khác và các ký tự không thể in được đã được tự động chuyển sang bảng tính Excel.

Hàm TRIM

Với toán tử này, người dùng có thể loại bỏ tất cả các khoảng trắng không cần thiết giữa các từ. Bao gồm địa chỉ của ô, là đối số duy nhất. Đây là một ví dụ về việc sử dụng hàm này để chỉ để lại một khoảng trắng giữa các từ.

Hàm FIND

Với chức năng này, người dùng có thể tìm thấy văn bản bên trong văn bản khác. Hàm này phân biệt chữ hoa chữ thường. Vì vậy, các nhân vật lớn nhỏ đều phải được tôn trọng. Hàm này có ba đối số:

1. Văn bản mong muốn. Đây là chuỗi đang được tìm kiếm.
2. Văn bản đang được tra cứu là phạm vi mà tìm kiếm được thực hiện.
3. Vị trí bắt đầu là một đối số tùy chọn chỉ định ký tự đầu tiên để tìm kiếm.

Hàm INDEX

Với chức năng này, người dùng có thể nhận được giá trị mà họ đang tìm kiếm. Nó có ba đối số bắt buộc:

1. Mảng. Phạm vi dữ liệu được phân tích.
2. Số dòng. Số thứ tự của hàng trong phạm vi này. Chú ý! Không phải địa chỉ mà là số dòng.
3. Số cột. Tương tự như đối số trước đó, chỉ dành cho cột. Đối số này có thể được để trống.

Hàm EXACT

Toán tử này có thể được sử dụng để xác định xem hai chuỗi văn bản có giống nhau hay không. Nếu chúng giống hệt nhau, nó trả về giá trị TRUE. Nếu chúng khác nhau - nói dối.

Hàm HOẶC

Hàm này cho phép bạn thiết lập lựa chọn điều kiện 1 hoặc điều kiện 2. Nếu ít nhất một trong số chúng là đúng, thì giá trị trả về là: TRUE. Bạn có thể chỉ định tối đa 255 giá trị boolean.

Chức năng và

Hàm trả về một giá trị TRUEnếu tất cả các đối số của nó trả về cùng một giá trị.

Đây là đối số logic quan trọng nhất cho phép bạn đặt nhiều điều kiện cùng một lúc, các điều kiện này phải được tuân thủ đồng thời.

Chức năng OFFSET

Hàm này cho phép bạn nhận tham chiếu đến một phạm vi được bù đắp bởi một số hàng và cột nhất định từ tọa độ ban đầu. Các đối số: tham chiếu đến ô đầu tiên của phạm vi, bao nhiêu hàng cần dịch chuyển, bao nhiêu cột để dịch chuyển, chiều cao của phạm vi mới là bao nhiêu và chiều rộng của phạm vi mới là bao nhiêu.

Kết luận

Với sự trợ giúp của các hàm Excel, nhà tiếp thị có thể phân tích hiệu suất, chuyển đổi và các chỉ số khác một cách linh hoạt hơn. Như bạn thấy, không cần chương trình đặc biệt nào, bộ ứng dụng văn phòng cũ tốt là đủ để thực hiện hầu hết mọi ý tưởng.