Đánh số dòng tự động trong Excel. 3 cách để thiết lập đánh số dòng tự động trong Excel

Khi làm việc với một bảng, việc đánh số có thể là cần thiết. Nó cấu trúc, cho phép bạn nhanh chóng điều hướng trong đó và tìm kiếm dữ liệu cần thiết. Ban đầu, chương trình đã đánh số sẵn, nhưng nó là tĩnh và không thể thay đổi được. Một cách để nhập số theo cách thủ công được cung cấp, thuận tiện, nhưng không đáng tin cậy, khó sử dụng khi làm việc với các bảng lớn. Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét ba cách hữu ích và dễ sử dụng để đánh số bảng trong Excel.

Phương pháp 1: Đánh số sau khi điền vào các dòng đầu tiên

Phương pháp này là đơn giản nhất và được sử dụng phổ biến nhất khi làm việc với các bảng vừa và nhỏ. Phải mất tối thiểu thời gian và đảm bảo loại bỏ bất kỳ lỗi nào trong việc đánh số. Hướng dẫn từng bước của họ như sau:

1. Trước tiên, bạn cần tạo một cột bổ sung trong bảng, cột này sẽ được sử dụng để đánh số thêm.
2. Khi cột được tạo, hãy đặt số 1 trên hàng đầu tiên và đặt số 2 vào hàng thứ hai.

3. Chọn hai ô đã điền và di chuột qua góc dưới bên phải của vùng đã chọn.
4. Ngay sau khi biểu tượng chữ thập màu đen xuất hiện, hãy giữ LMB và kéo khu vực đó đến cuối bảng.

Nếu mọi thứ được thực hiện chính xác, thì cột được đánh số sẽ tự động được điền. Điều này sẽ là đủ để đạt được kết quả mong muốn.

Phương pháp 2: Toán tử "ROW"

Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang phương pháp đánh số tiếp theo, liên quan đến việc sử dụng hàm “STRING” đặc biệt:

1. Đầu tiên, hãy tạo một cột để đánh số, nếu một cột không tồn tại.
2. Trong hàng đầu tiên của cột này, hãy nhập công thức sau: = ROW (A1).

3. Sau khi nhập công thức, hãy nhớ nhấn phím “Enter”, phím này sẽ kích hoạt chức năng và bạn sẽ thấy số 1.

4. Bây giờ, nó vẫn giữ nguyên, tương tự như phương pháp đầu tiên, di chuyển con trỏ đến góc dưới bên phải của vùng đã chọn, đợi dấu thập đen xuất hiện và kéo dài vùng đó đến cuối bảng của bạn.
5. Nếu mọi thứ được thực hiện chính xác, thì cột sẽ được đánh số và có thể được sử dụng để truy xuất thêm thông tin.

Có một phương pháp thay thế, ngoài phương pháp được chỉ định. Đúng, nó sẽ yêu cầu sử dụng mô-đun “Trình hướng dẫn chức năng”:

1. Tương tự như vậy tạo một cột để đánh số.
2. Bấm vào ô đầu tiên trong hàng đầu tiên.
3. Ở trên cùng gần thanh tìm kiếm, nhấp vào biểu tượng “fx”.

4. “Trình hướng dẫn chức năng” được kích hoạt, trong đó bạn cần nhấp vào mục “Danh mục” và chọn “Tham chiếu và Mảng”.

5. Từ các chức năng được đề xuất, vẫn chọn tùy chọn “ROW”.

6. Một cửa sổ bổ sung để nhập thông tin sẽ xuất hiện. Bạn cần đặt con trỏ vào mục “Liên kết” và trong trường chỉ ra địa chỉ của ô đầu tiên của cột đánh số (trong trường hợp của chúng tôi, đây là giá trị A1).

7. Nhờ các hành động được thực hiện, số 1 sẽ xuất hiện trong ô trống đầu tiên. Vẫn sử dụng lại góc dưới bên phải của vùng đã chọn để kéo nó vào toàn bộ bảng.

Những thao tác này sẽ giúp bạn có được tất cả các số cần thiết và giúp bạn không bị phân tâm bởi những điều lặt vặt như vậy khi làm việc với bảng.

Phương pháp 3: áp dụng lũy ​​tiến

Phương pháp này khác với những phương pháp khác ở chỗ loại bỏ nhu cầu người dùng sử dụng mã thông báo tự động điền. Câu hỏi này cực kỳ phù hợp, vì việc sử dụng nó không hiệu quả khi làm việc với các bảng lớn.

1. Chúng tôi tạo một cột để đánh số và đánh dấu số 1 trong ô đầu tiên.

2. Chúng ta đi đến thanh công cụ và sử dụng phần “Trang chủ”, tại đây chúng ta chuyển đến phần phụ “Chỉnh sửa” và tìm biểu tượng có dạng mũi tên xuống (khi di chuột qua, nó sẽ có tên là “Điền”).

3. Trong menu thả xuống, bạn cần sử dụng chức năng "Tiến bộ".
4. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy làm như sau:
   • đánh dấu giá trị "Theo cột";
   • chọn kiểu số học;
   • trong trường "Bước", đánh dấu số 1;
   • trong đoạn “Giá trị giới hạn”, bạn nên lưu ý số dòng bạn định đánh số.

5. Nếu mọi thứ được thực hiện chính xác, thì bạn sẽ thấy kết quả của việc đánh số tự động.

Có một cách khác để thực hiện việc đánh số này, trông giống như sau:

1. Lặp lại các bước để tạo cột và đánh dấu trong ô đầu tiên.
2. Chọn toàn bộ phạm vi của bảng mà bạn định đánh số.

3. Đi tới phần “Trang chủ” và chọn phần phụ “Chỉnh sửa”.
4. Chúng tôi đang tìm kiếm mục “Điền” và chọn “Tiến trình”.
5. Trong cửa sổ xuất hiện, chúng tôi ghi nhận dữ liệu tương tự, mặc dù bây giờ chúng tôi không điền vào mục "Giá trị giới hạn".

6. Nhấp vào trên OK OK.

Tùy chọn này phổ biến hơn, vì nó không yêu cầu bắt buộc đếm các dòng cần đánh số. Đúng, trong mọi trường hợp, bạn sẽ phải chọn phạm vi cần được đánh số.

Chú ý! Để giúp dễ dàng hơn trong việc chọn một phạm vi của bảng sau khi đánh số, bạn có thể chỉ cần chọn một cột bằng cách nhấp vào tiêu đề Excel. Sau đó, sử dụng cách đánh số thứ ba và sao chép bảng sang một trang tính mới. Điều này sẽ đơn giản hóa việc đánh số các bảng lớn.

Kết luận

Đánh số dòng có thể giúp làm việc dễ dàng hơn với bảng cần cập nhật liên tục hoặc cần tìm thông tin bạn cần. Nhờ các hướng dẫn chi tiết trên, bạn sẽ có thể chọn giải pháp tối ưu nhất cho nhiệm vụ trong tầm tay.