Định dạng có điều kiện trong Excel

Định dạng có điều kiện trong Excel tự động thay đổi giao diện của một ô dựa trên nội dung của nó. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu các ô màu đỏ có chứa các giá trị không hợp lệ. Bài học này sẽ tập trung vào định dạng có điều kiện, một trong những công cụ thú vị và hữu ích nhất trong Excel.

Hãy tưởng tượng rằng bạn có một trang tính Excel chứa hàng nghìn hàng dữ liệu. Tôi nghĩ rằng sẽ khá khó khăn trong số lượng thông tin này để phân biệt các mẫu hoặc dữ liệu cần thiết. Giống như biểu đồ và biểu đồ thu nhỏ, định dạng có điều kiện giúp bạn hình dung thông tin và dễ đọc hơn.

Hiểu định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện trong Excel cho phép bạn tự động định dạng các ô dựa trên các giá trị mà chúng chứa. Để làm điều này, bạn cần tạo các quy tắc định dạng có điều kiện. Quy tắc có thể giống như sau: "Nếu giá trị nhỏ hơn $ 2000, màu của ô là màu đỏ." Sử dụng quy tắc này, bạn có thể nhanh chóng xác định các ô chứa giá trị nhỏ hơn $ 2000.

Tạo quy tắc định dạng có điều kiện

Trong ví dụ sau, một trang tính Excel chứa dữ liệu bán hàng trong 4 tháng qua. Giả sử chúng tôi muốn biết những nhân viên bán hàng nào đang đạt được mục tiêu doanh số hàng tháng của họ và những nhân viên nào không đạt được mục tiêu. Để hoàn thành kế hoạch, bạn cần bán được hơn $ 4000 mỗi tháng. Hãy tạo quy tắc định dạng có điều kiện sẽ chọn tất cả các ô trong bảng có giá trị lớn hơn $ 4000.

1. Chọn các ô mà bạn muốn kiểm tra. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là phạm vi B2: E9.
2. Trên tab Nâng cao Trang Chủ nhấn lệnh Định dạng có điều kiện. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
3. Chọn quy tắc định dạng có điều kiện mong muốn. Chúng tôi muốn đánh dấu các ô có giá trị Больше $ 4000.
4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhập giá trị cần thiết. Trong trường hợp của chúng tôi, điều này 4000.
5. Chỉ định một kiểu định dạng từ danh sách thả xuống. Chúng tôi sẽ chọn Tô màu xanh lá cây và văn bản màu xanh lá cây đậm… Sau đó nhấn OK.
6. Định dạng có điều kiện sẽ được áp dụng cho các ô đã chọn. Bây giờ bạn có thể dễ dàng xem những người bán nào đã hoàn thành kế hoạch hàng tháng là $ 4000.

Bạn có thể áp dụng một số quy tắc định dạng có điều kiện cho cùng một phạm vi ô cùng một lúc, điều này cho phép bạn linh hoạt hơn và trực quan hóa thông tin bạn cần.

Xóa định dạng có điều kiện

1. Đẩy lệnh Định dạng có điều kiện. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
2. Di chuyển con trỏ chuột qua mục Xóa quy tắc và chọn quy tắc bạn muốn xóa. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Xóa các quy tắc khỏi toàn bộ trang tínhđể loại bỏ tất cả định dạng có điều kiện trên trang tính.
3. Định dạng có điều kiện sẽ bị xóa.

Bạn có thể chọn mục Quản lý quy tắcđể xem tất cả các quy tắc định dạng có điều kiện được tạo trên trang tính này hoặc trong vùng lựa chọn. Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện cho phép bạn chỉnh sửa hoặc xóa các quy tắc tùy chỉnh. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đã tạo một số quy tắc trên cùng một trang tính.

Đặt trước kiểu định dạng có điều kiện

Excel đi kèm với một tập hợp các kiểu được xác định trước mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng áp dụng định dạng có điều kiện cho dữ liệu của mình. Chúng được nhóm thành ba loại:

1. Гbiểu đồ là các thanh ngang được thêm vào mỗi ô dưới dạng biểu đồ xếp chồng lên nhau.
2. Thang màu thay đổi màu của mỗi ô dựa trên các giá trị của chúng. Mỗi thang màu sử dụng một gradient hai hoặc ba màu. Ví dụ: trong thang màu Đỏ-Vàng-Xanh lục, các giá trị lớn nhất được tô màu đỏ, các giá trị trung bình có màu vàng và các giá trị nhỏ nhất có màu xanh lục.
3. Bộ biểu tượngs thêm các biểu tượng đặc biệt vào mỗi ô dựa trên giá trị của chúng.

Sử dụng các kiểu đặt trước

1. Chọn các ô để tạo quy tắc định dạng có điều kiện.
2. Đẩy lệnh Định dạng có điều kiện. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
3. Di chuột qua danh mục mong muốn, sau đó chọn một kiểu đặt trước.
4. Định dạng có điều kiện sẽ được áp dụng cho các ô đã chọn.