Nội dung
Hợp nhất dữ liệu là một tính năng trong Excel, nhờ đó người dùng có cơ hội kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng thành một, cũng như kết hợp các trang tính trong cùng một hoặc các tệp khác nhau thành một.
Yêu cầu chính thức đối với các bảng cần thiết để hoàn thành việc hợp nhất
Tùy chọn được gọi là "Hợp nhất" sẽ không hoạt động nếu các bảng không đáp ứng các yêu cầu. Để hoàn tất thành công thủ tục hợp nhất dữ liệu, bạn phải:
- kiểm tra bảng để tìm hàng / cột trống và xóa chúng nếu có;
- sử dụng các mẫu giống nhau;
- theo tên của các cột, chúng không được khác nhau.
Các phương pháp hợp nhất cơ bản trong Excel
Khi tập hợp dữ liệu từ các báo cáo, bảng, phạm vi cùng loại khác nhau vào một tệp chung, bạn có thể sử dụng một số phương pháp khác nhau. Hai phương pháp tổng hợp dữ liệu chính sẽ được thảo luận dưới đây: theo vị trí và theo danh mục.
- Trong biến thể đầu tiên, dữ liệu trong các vùng gốc theo cùng một thứ tự trong đó các nhãn giống hệt nhau được áp dụng. Cuộn theo vị trí để kết hợp dữ liệu từ 3-4 trang tính dựa trên cùng một mẫu, ví dụ: báo cáo tài chính phù hợp để kiểm tra theo phương pháp này.
- Trong tùy chọn thứ hai: dữ liệu theo thứ tự ngẫu nhiên, nhưng có nhãn giống hệt nhau. Hợp nhất theo danh mục để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính có bố cục khác nhau nhưng nhãn dữ liệu giống hệt nhau.
Quan trọng! Phương pháp này có nhiều điểm chung với việc hình thành một bảng xoay. Tuy nhiên, bạn có thể tổ chức lại các danh mục trong PivotTable.
- Ngoài ra còn có một cách thứ ba để kết hợp dữ liệu - đây là hợp nhất bằng cách sử dụng các công thức. Đúng, nó hiếm khi được sử dụng trong thực tế, do thực tế là nó mất rất nhiều thời gian của người dùng.
Hướng dẫn từng bước để thực hiện hợp nhất trong Excel
Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách dễ nhất và nhanh nhất để củng cố.
Vì vậy, làm thế nào để nối nhiều bảng:
- Đầu tiên bạn cần tạo một trang tính mới, sau đó phần mềm sẽ tự động thêm nó vào bên phải. Nếu cần, bạn có thể kéo trang tính đến vị trí khác (ví dụ: đến cuối danh sách) bằng cách sử dụng nút chuột trái.
- Trang tính đã thêm, đứng trong ô mà bạn sẽ làm việc. Sau đó, chuyển đến tab “Dữ liệu”, tìm phần “Làm việc với dữ liệu”, nhấp vào mục có tên “Hợp nhất”.
- Một cửa sổ cài đặt nhỏ sẽ xuất hiện trên màn hình.
- Tiếp theo, bạn sẽ cần chọn chức năng thích hợp để kết hợp dữ liệu.
- Sau khi chọn một chức năng, hãy chuyển đến trường “Liên kết” bằng cách nhấp vào bên trong nó. Tại đây, bạn sẽ cần phải chọn từng ô một. Để làm điều này, đầu tiên chuyển sang trang tính có tấm đầu tiên.
- Sau đó chọn đĩa cùng với tiêu đề. Đảm bảo mọi thứ được thực hiện chính xác, sau đó nhấp vào biểu tượng “Thêm”. Nhân tiện, bạn có thể tự cập nhật / thay đổi tọa độ bằng bàn phím, nhưng điều này hơi bất tiện.
- Để chọn một dải ô từ một tài liệu mới, trước tiên hãy mở nó trong Excel. Sau đó, bắt đầu quá trình hợp nhất trong cuốn sách đầu tiên và chuyển sang cuốn thứ hai, chọn trang tính thích hợp trong đó, rồi chọn một phần nhất định của các ô.
- Do đó, mục nhập đầu tiên sẽ được hình thành trong "Danh sách các dãy".
- Quay lại trường “Liên kết”, xóa tất cả thông tin có trong nó, sau đó thêm tọa độ của các tấm còn lại vào danh sách phạm vi.
- Chọn các hộp bên cạnh các chức năng sau: “Nhãn hàng trên cùng”, “Giá trị cột bên trái”, “Tạo liên kết đến dữ liệu nguồn”.
- Sau đó nhấp vào “OK”.
- Excel sẽ thực hiện thủ tục và tạo một tài liệu mới theo các tham số đã đặt và các chức năng đã chọn.
Trong ví dụ, liên kết đã được chọn, vì vậy đầu ra được nhóm lại để giúp hiển thị / ẩn chi tiết.
Thông tin thêm về việc sử dụng phạm vi, thêm và xóa liên kết
- Để sử dụng phạm vi mới cho việc hợp nhất dữ liệu, bạn sẽ cần chọn tùy chọn "Hợp nhất", nhấp vào trường "Liên kết" và chọn phạm vi hoặc chèn một liên kết. Sau khi nhấp vào nút “Thêm”, liên kết sẽ xuất hiện trong danh sách các phạm vi.
- Để xóa một liên kết, hãy chọn nó và nhấp vào “Xóa”.
- Để thay đổi liên kết, hãy chọn liên kết đó trong danh sách phạm vi. Nó sẽ xuất hiện trong trường "Liên kết", nơi nó có thể được cập nhật. Sau khi thực hiện xong các thao tác, bấm vào nút “Thêm”. Sau đó, xóa phiên bản cũ của liên kết đã sửa đổi.
Hợp nhất dữ liệu giúp kết hợp thông tin cần thiết không chỉ có trong các bảng và trang tính khác nhau mà còn trong các tệp (sách) khác. Quy trình trộn không mất nhiều thời gian và dễ dàng bắt đầu sử dụng hướng dẫn từng bước.