Nội dung
Microsoft Excel cung cấp cho người dùng một số cấp độ bảo vệ, có thể nói là có điều kiện - từ bảo vệ đơn giản từng ô riêng lẻ đến mã hóa toàn bộ tệp bằng mật mã của các thuật toán mật mã thuộc họ RC4. Hãy đi qua từng cái một…
Cấp độ 0. Bảo vệ chống nhập dữ liệu không chính xác vào ô
Cách dễ nhất. Cho phép bạn kiểm tra xem người dùng nhập chính xác những gì vào các ô nhất định và không cho phép bạn nhập dữ liệu không hợp lệ (ví dụ: giá âm hoặc số lượng nhỏ người hoặc ngày Cách mạng Tháng Mười thay vì ngày kết thúc hợp đồng, v.v.) Để đặt kiểm tra đầu vào như vậy, bạn cần chọn các ô và chọn tab Ngày (Ngày) nút Xác nhận dữ liệu (Xác nhận dữ liệu). Trong Excel 2003 trở lên, điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng menu Xác nhận dữ liệu (Xác nhận dữ liệu)… Trong tab Thông số từ danh sách thả xuống, bạn có thể chọn loại dữ liệu được phép nhập:
Các tab liền kề của cửa sổ này cho phép (nếu muốn) đặt các thông báo sẽ xuất hiện trước khi vào - tab Thông báo đầu vào (Nhập tin nhắn)và trong trường hợp nhập thông tin không chính xác - tab Thông báo lỗi (Cảnh báo lỗi):
Cấp độ 1: Bảo vệ các ô trang tính khỏi các thay đổi
Chúng tôi có thể ngăn chặn hoàn toàn hoặc có chọn lọc người dùng thay đổi nội dung của các ô của bất kỳ trang tính nhất định nào. Để cài đặt biện pháp bảo vệ như vậy, hãy làm theo một thuật toán đơn giản:
- Chọn các ô không cần phải bảo vệ (nếu có), nhấp chuột phải vào chúng và chọn lệnh từ menu ngữ cảnh Định dạng ô (Định dạng ô)… Trong tab Sự bảo vệ (Sự bảo vệ) bỏ chọn hộp Ô được bảo vệ (Đã khóa). Tất cả các ô mà hộp kiểm này vẫn được chọn sẽ được bảo vệ khi bật tính năng bảo vệ trang tính. Tất cả các ô mà bạn bỏ chọn cờ này sẽ có thể chỉnh sửa được mặc dù được bảo vệ. Để xem ô nào sẽ được bảo vệ và ô nào sẽ không được bảo vệ, bạn có thể sử dụng macro này.
- Để kích hoạt tính năng bảo vệ trang tính hiện tại trong Excel 2003 trở lên - hãy chọn từ menu Dịch vụ - Bảo vệ - Bảo vệ Trang tính (Công cụ - Bảo vệ - Bảo vệ trang tính)hoặc trong Excel 2007 trở lên, hãy bấm Bảo vệ Sheet (Bảo vệ trang tính) chuyển hướng Rà soát (Ôn tập). Trong hộp thoại mở ra, bạn có thể đặt mật khẩu (mật khẩu cần thiết để không ai có thể xóa bảo vệ) và sử dụng danh sách các hộp kiểm, định cấu hình, nếu muốn, các ngoại lệ:
Nghĩa là, nếu chúng ta muốn để cho người dùng khả năng định dạng các ô được bảo vệ và không được bảo vệ, chẳng hạn, ba hộp kiểm đầu tiên phải được chọn. Bạn cũng có thể cho phép người dùng sử dụng các công cụ sắp xếp, lọc tự động và các công cụ bảng tiện lợi khác.
Cấp độ 2. Bảo vệ có chọn lọc các phạm vi cho những người dùng khác nhau
Nếu giả định rằng một số người dùng sẽ làm việc với tệp và mỗi người trong số họ phải có quyền truy cập vào vùng trang tính của riêng họ, thì bạn có thể đặt bảo vệ trang tính bằng các mật khẩu khác nhau cho các phạm vi ô khác nhau.
Để làm điều này, hãy chọn trên tab Rà soát (ôn tập) nút Cho phép thay đổi phạm vi (Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi). Trong Excel 2003 trở lên, có một lệnh menu cho việc này Dịch vụ - Bảo vệ - Cho phép thay đổi phạm vi (Công cụ - Bảo vệ - Cho phép người dùng thay đổi phạm vi):
Trong cửa sổ xuất hiện, nhấp vào nút Tạo (Mới) và nhập tên của dải ô, địa chỉ của các ô được bao gồm trong dải ô này và mật khẩu để truy cập dải ô này:
Lặp lại các bước này cho từng phạm vi người dùng khác nhau cho đến khi tất cả chúng được liệt kê. Bây giờ bạn có thể nhấn nút Bảo vệ Sheet (xem đoạn trước) và cho phép bảo vệ toàn bộ trang tính.
Bây giờ, khi bạn cố gắng truy cập bất kỳ phạm vi được bảo vệ nào từ danh sách, Excel sẽ yêu cầu mật khẩu cho phạm vi cụ thể này, tức là mỗi người dùng sẽ làm việc “trong khu vườn của mình”.
Cấp độ 3. Bảo vệ các trang của cuốn sách
Nếu bạn cần bảo vệ mình khỏi:
- xóa, đổi tên, di chuyển trang tính trong sổ làm việc
- thay đổi đối với các khu vực được ghim (“tiêu đề”, v.v.)
- thay đổi cấu trúc không mong muốn (thu gọn hàng / cột bằng cách sử dụng các nút nhóm cộng / trừ)
- khả năng thu nhỏ / di chuyển / thay đổi kích thước cửa sổ sổ làm việc bên trong cửa sổ Excel
thì bạn cần bảo vệ tất cả các trang của cuốn sách bằng cách sử dụng nút Bảo vệ sách (Bảo vệ Workbook) chuyển hướng Rà soát (Ôn tập) hoặc - trong các phiên bản Excel cũ hơn - thông qua menu Dịch vụ - Bảo vệ - Bảo vệ sách (Công cụ - Bảo vệ - Bảo vệ sổ làm việc):
Cấp độ 4. Mã hóa tệp
Nếu cần, Excel cung cấp khả năng mã hóa toàn bộ tệp sổ làm việc bằng cách sử dụng một số thuật toán mã hóa họ RC4 khác nhau. Bảo vệ này dễ thiết lập nhất khi lưu sổ làm việc, tức là chọn nhóm Tệp - Lưu dưới dạng (Tệp - Lưu dưới dạng), rồi trong cửa sổ lưu, hãy tìm và mở rộng danh sách thả xuống Dịch vụ - Tùy chọn chung (Công cụ - Tùy chọn chung). Trong cửa sổ xuất hiện, chúng ta có thể nhập hai mật khẩu khác nhau - để mở tệp (chỉ đọc) và thay đổi:
- Cách đặt / bỏ bảo vệ tất cả các trang của sách cùng một lúc (tiện ích bổ sung PLEX)
- Đánh dấu các ô không được bảo vệ bằng màu
- Bảo vệ trang tính thích hợp bằng macro