Toán tử “IF” trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Tất nhiên, Excel có chức năng rất phong phú. Và trong số rất nhiều công cụ khác nhau, toán tử “IF” chiếm một vị trí đặc biệt. Nó giúp giải quyết các nhiệm vụ hoàn toàn khác nhau và người dùng chuyển sang chức năng này thường xuyên hơn nhiều so với các nhiệm vụ khác.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về toán tử “IF” là gì, đồng thời xem xét phạm vi và nguyên tắc làm việc với nó.

Nội dung: Hàm IF trong Excel

Định nghĩa hàm IF và mục đích của nó

Toán tử “IF” là một công cụ chương trình Excel để kiểm tra một điều kiện nhất định (biểu thức logic) để thực thi.

Đó là, hãy tưởng tượng rằng chúng ta có một loại điều kiện nào đó. Nhiệm vụ của “IF” là kiểm tra xem điều kiện đã cho có được đáp ứng hay không và xuất ra một giá trị dựa trên kết quả kiểm tra tới ô có hàm.

  1. Nếu biểu thức logic (điều kiện) là đúng thì giá trị đó là đúng.
  2. Nếu biểu thức logic (điều kiện) không được đáp ứng thì giá trị là sai.

Bản thân công thức hàm trong chương trình là biểu thức sau:

=IF(điều kiện, [giá trị nếu đáp ứng điều kiện], [giá trị nếu không đáp ứng điều kiện])

Sử dụng hàm “IF” với một ví dụ

Có lẽ những thông tin trên có vẻ không rõ ràng lắm. Nhưng trên thực tế, không có gì phức tạp ở đây. Và để hiểu rõ hơn mục đích của hàm cũng như cách hoạt động của nó, hãy xem xét ví dụ dưới đây.

Chúng tôi có một bảng có tên các loại giày thể thao. Hãy tưởng tượng rằng chúng ta sẽ sớm có đợt giảm giá và tất cả giày của phụ nữ cần được giảm giá 25%. Ở một trong các cột trong bảng, giới tính của từng mục chỉ được đánh vần.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Nhiệm vụ của chúng ta là hiển thị giá trị “25%” trong cột “Giảm giá” cho tất cả các hàng có tên nữ. Và theo đó, giá trị là “0”, nếu cột “Giới tính” chứa giá trị “nam”

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Việc điền dữ liệu theo cách thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và có khả năng cao xảy ra sai sót ở đâu đó, đặc biệt nếu danh sách dài. Trong trường hợp này, việc tự động hóa quy trình sẽ dễ dàng hơn nhiều bằng cách sử dụng câu lệnh “IF”.

Để hoàn thành nhiệm vụ này, bạn sẽ cần phải viết công thức sau đây:

=IF(B2=”nữ”,25%,0)

  • Biểu thức Boolean: B2=”nữ”
  • Giá trị trong trường hợp đáp ứng điều kiện (true) – 25%
  • Giá trị nếu điều kiện không được đáp ứng (false) là 0.

Chúng tôi viết công thức này vào ô trên cùng của cột “Giảm giá” và nhấn Enter. Đừng quên đặt dấu bằng (=) trước công thức.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Sau đó, đối với ô này kết quả sẽ hiển thị theo điều kiện logic của chúng ta (đừng quên thiết lập định dạng ô – phần trăm). Nếu kiểm tra cho thấy giới tính là “nữ”, giá trị 25% sẽ được hiển thị. Nếu không, giá trị của ô sẽ bằng 0. Trên thực tế, đó là thứ chúng ta cần.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Bây giờ chỉ còn cách sao chép biểu thức này vào tất cả các dòng. Để thực hiện việc này, hãy di chuyển con trỏ chuột đến cạnh dưới bên phải của ô có công thức. Con trỏ chuột sẽ biến thành hình chữ thập. Nhấn giữ chuột trái và kéo công thức qua tất cả các dòng cần kiểm tra theo điều kiện đã chỉ định.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Vậy là xong, bây giờ chúng ta đã áp dụng điều kiện cho tất cả các hàng và nhận được kết quả cho từng hàng.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Áp dụng “IF” với nhiều điều kiện

Chúng ta vừa xem xét một ví dụ về cách sử dụng toán tử “IF” với một biểu thức boolean duy nhất. Nhưng chương trình cũng có khả năng đặt ra nhiều điều kiện. Trong trường hợp này, lần kiểm tra đầu tiên sẽ được thực hiện trước và nếu thành công, giá trị đã đặt sẽ được hiển thị ngay lập tức. Và chỉ khi biểu thức logic đầu tiên không được thực thi thì việc kiểm tra biểu thức logic thứ hai mới có hiệu lực.

Chúng ta hãy xem cùng một bảng làm ví dụ. Nhưng lần này hãy làm cho nó khó hơn nhé. Bây giờ bạn cần giảm giá cho giày nữ, tùy thuộc vào môn thể thao.

Điều kiện đầu tiên là kiểm tra giới tính. Nếu là “nam”, giá trị 0 sẽ được hiển thị ngay lập tức. Nếu là “nữ”, thì điều kiện thứ hai sẽ được kiểm tra. Nếu môn thể thao đang chạy – 20%, nếu quần vợt – 10%.

Hãy viết công thức cho các điều kiện này vào ô chúng ta cần.

=ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%))

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Chúng ta nhấn Enter và nhận được kết quả theo điều kiện quy định.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Tiếp theo, chúng ta kéo dài công thức cho tất cả các hàng còn lại của bảng.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Thực hiện đồng thời hai điều kiện

Ngoài ra, trong Excel còn có cơ hội hiển thị dữ liệu về việc thực hiện đồng thời hai điều kiện. Trong trường hợp này, giá trị sẽ bị coi là sai nếu ít nhất một trong các điều kiện không được đáp ứng. Đối với nhiệm vụ này, người vận hành "VÀ".

Hãy lấy bảng của chúng tôi làm ví dụ. Hiện tại, mức giảm giá 30% sẽ chỉ được áp dụng nếu đây là giày nữ và được thiết kế để chạy bộ. Nếu các điều kiện này được đáp ứng thì giá trị của ô sẽ bằng 30%, nếu không thì sẽ là 0.

Để làm điều này, chúng tôi sử dụng công thức sau:

=IF(AND(B2=”nữ”;C2=”đang chạy”);30%;0)

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả trong ô.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Tương tự như các ví dụ trên, chúng ta kéo dài công thức sang các dòng còn lại.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Toán tử HOẶC

Trong trường hợp này, giá trị của biểu thức logic được coi là đúng nếu một trong các điều kiện được đáp ứng. Điều kiện thứ hai có thể không được thỏa mãn trong trường hợp này.

Hãy đặt vấn đề như sau. Giảm giá 35% chỉ áp dụng cho giày tennis nam. Nếu là giày chạy bộ nam hoặc giày nữ bất kỳ thì mức giảm giá là 0.

Trong trường hợp này, cần có công thức sau:

=IF(OR(B2=”nữ”; C2=”đang chạy”);0;35%)

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Sau khi nhấn Enter chúng ta sẽ nhận được giá trị theo yêu cầu.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Chúng tôi kéo dài công thức xuống và giảm giá cho toàn bộ phạm vi đã sẵn sàng.

Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Cách xác định hàm IF bằng Trình tạo công thức

Bạn có thể sử dụng hàm IF không chỉ bằng cách viết thủ công vào ô hoặc thanh công thức mà còn có thể thông qua Trình tạo công thức.

Hãy xem nó hoạt động như thế nào. Giả sử một lần nữa, như trong ví dụ đầu tiên, chúng ta cần giảm giá cho tất cả giày nữ với số tiền 25%.

  1. Chúng tôi đặt con trỏ vào ô mong muốn, chuyển đến tab “Công thức”, sau đó nhấp vào “Chèn hàm”.Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ
  2. Trong danh sách Trình tạo công thức mở ra, hãy chọn “NẾU” và nhấp vào “Chèn hàm”.Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ
  3. Cửa sổ cài đặt chức năng sẽ mở ra. Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụTrong trường “biểu thức logic”, chúng tôi viết điều kiện để thực hiện kiểm tra. Trong trường hợp của chúng tôi là “B2=”nữ”.

    Trong trường “True”, hãy viết giá trị sẽ được hiển thị trong ô nếu điều kiện được đáp ứng.

    Trong trường “Sai” – giá trị nếu điều kiện không được đáp ứng.

  4. Sau khi điền đầy đủ các trường, nhấn “Hoàn tất” để nhận kết quả.Toán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụToán tử IF trong Microsoft Excel: ứng dụng và ví dụ

Kết luận

Một trong những công cụ phổ biến và hữu ích nhất trong Excel là hàm IF, kiểm tra dữ liệu xem có khớp với các điều kiện chúng tôi đặt ra và tự động đưa ra kết quả, giúp loại bỏ khả năng xảy ra lỗi do yếu tố con người. Do đó, kiến ​​​​thức và khả năng sử dụng công cụ này sẽ tiết kiệm thời gian không chỉ khi thực hiện nhiều tác vụ mà còn tìm kiếm các lỗi có thể xảy ra do chế độ hoạt động “thủ công”.

Bình luận