Khi làm việc với các bảng tổng hợp lớn, bạn thường phải đơn giản hóa chúng một cách mạnh mẽ, lọc một số thông tin để không bị chết chìm trong các con số. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là đặt một số trường vào vùng lọc (trong các phiên bản trước năm 2007 nó được gọi là vùng trang) và chỉ chọn các giá trị cần thiết từ danh sách thả xuống:
Những nhược điểm của phương pháp này là rõ ràng:
- Khi nhiều mục được chọn, chúng không hiển thị nhưng văn bản “(nhiều mục)” sẽ hiển thị. Không bao giờ thân thiện với người dùng.
- Một bộ lọc báo cáo được gắn chặt vào một bảng tổng hợp. Nếu chúng ta có một số bảng tổng hợp (và thường thì vấn đề không chỉ giới hạn ở một bảng), thì với mỗi bảng (!) Bạn sẽ phải tạo bộ lọc của riêng mình và đối với mỗi bảng, bạn sẽ phải mở nó, đánh dấu vào các phần tử cần thiết và nhấn OK. Vô cùng bất tiện, tôi thậm chí còn thấy những người đam mê viết macro đặc biệt cho mục đích này.
Nếu bạn có Excel 2010, thì tất cả điều này có thể được thực hiện một cách duyên dáng hơn – sử dụng lát (máy thái lát). lát là một nút trình bày đồ họa tiện lợi của các bộ lọc báo cáo tương tác cho PivotTable hoặc Biểu đồ:
Bộ cắt trông giống như một đối tượng đồ họa riêng biệt (như biểu đồ hoặc hình ảnh), không được liên kết với các ô và được hiển thị phía trên trang tính, giúp bạn dễ dàng di chuyển xung quanh. Để tạo slicer cho bảng tổng hợp hiện tại, hãy chuyển đến tab Thông số (Tùy chọn) và trong một nhóm Sắp xếp và lọc (Sắp xếp và lọc) ấn nút Dán lát (Chèn máy thái):
Bây giờ, khi chọn hoặc bỏ chọn các phần tử của slicer (bạn có thể sử dụng các phím Ctrl и sự thay đổi, cũng như vuốt bằng nút chuột trái để chọn hàng loạt), bảng tổng hợp sẽ chỉ hiển thị dữ liệu đã lọc cho các mục đã chọn. Một sắc thái thú vị nữa là lát cắt có các màu khác nhau không chỉ hiển thị các phần tử được chọn mà còn hiển thị các phần tử trống không có một giá trị nào trong bảng nguồn:
Nếu bạn sử dụng nhiều slicer, điều này sẽ cho phép bạn hiển thị nhanh chóng và trực quan mối quan hệ giữa các thành phần dữ liệu:
Có thể dễ dàng liên kết cùng một bộ cắt với nhiều PivotTable và PivotChart bằng cách sử dụng Thông số (Tùy chọn) nút Kết nối PivotTable (Kết nối bảng tổng hợp)sẽ mở hộp thoại tương ứng:
Sau đó, việc lựa chọn các phần tử trên một lát sẽ ảnh hưởng đến nhiều bảng và sơ đồ cùng một lúc, thậm chí có thể trên các trang tính khác nhau.
Thành phần thiết kế cũng không bị lãng quên. Để định dạng slicer trên một tab xây dựng (Thiết kế) Có một số kiểu nội tuyến:
…và khả năng tạo các tùy chọn thiết kế của riêng bạn:
Và trong sự kết hợp “bảng tổng hợp – biểu đồ trụ – lát cắt”, tất cả điều này trông hoàn toàn tuyệt vời:
- Bảng tổng hợp là gì và cách xây dựng chúng
- Nhóm số và ngày với bước mong muốn trong bảng tổng hợp
- Xây dựng Báo cáo PivotTable về Nhiều Phạm vi Dữ liệu Nguồn
- Thiết lập tính toán trong PivotTables