Nội dung
Trình bày thông tin bằng hình ảnh giúp tạo điều kiện nhận thức thông tin. Có lẽ cách dễ nhất để biến dữ liệu khô khan thành dạng có thể truy cập trực quan là tạo đồ thị và bảng biểu. Không nhà phân tích nào có thể làm được nếu không có chúng.
Đồ thị có một số ưu điểm so với các cách trình bày thông tin trực quan khác. Đầu tiên, chúng cho phép bạn xử lý nhanh các giá trị số có sẵn và đưa ra các dự đoán nhất định. Trong số những thứ khác, lập kế hoạch cho phép bạn kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu số sẵn có, vì sự thiếu chính xác có thể xuất hiện sau khi tạo lịch trình.
Cảm ơn Chúa, Excel làm cho việc tạo biểu đồ trở thành một quá trình đơn giản và dễ dàng, chỉ dựa trên các giá trị số hiện có.
Có thể tạo biểu đồ trong Excel theo nhiều cách khác nhau, mỗi cách đều có những ưu điểm và hạn chế đáng kể. Nhưng chúng ta hãy xem xét mọi thứ chi tiết hơn.
Biểu đồ thay đổi cơ bản
Một biểu đồ là cần thiết nếu một người được yêu cầu để chứng minh mức độ thay đổi của một chỉ số nhất định trong một khoảng thời gian cụ thể. Và biểu đồ thông thường là khá đủ để hoàn thành nhiệm vụ này, nhưng các biểu đồ phức tạp khác nhau thực sự chỉ có thể làm cho thông tin khó đọc hơn.
Giả sử chúng ta có một bảng cung cấp thông tin về thu nhập ròng của một công ty trong năm năm qua.
Quan trọng. Những số liệu này không đại diện cho dữ liệu thực tế và có thể không thực tế. Chúng chỉ được cung cấp cho mục đích giáo dục.
Sau đó, chuyển đến tab “Chèn”, nơi bạn có cơ hội chọn loại biểu đồ phù hợp với một tình huống cụ thể.
Chúng tôi quan tâm đến loại "Biểu đồ". Sau khi nhấp vào nút tương ứng, một cửa sổ có cài đặt cho sự xuất hiện của biểu đồ trong tương lai sẽ xuất hiện. Để hiểu tùy chọn nào phù hợp trong một trường hợp cụ thể, bạn có thể di chuột qua một loại cụ thể và một lời nhắc tương ứng sẽ xuất hiện.
Sau khi chọn loại biểu đồ mong muốn, bạn cần sao chép bảng dữ liệu và liên kết nó với biểu đồ. Kết quả sẽ như sau.
Trong trường hợp của chúng tôi, sơ đồ cho thấy hai dòng. Cái đầu tiên là màu đỏ. Thứ hai là màu xanh lam. Chúng tôi không cần cái sau, vì vậy chúng tôi có thể xóa nó bằng cách chọn nó và nhấp vào nút “Xóa”. Vì chúng ta chỉ có một đường, nên chú giải (một khối với tên của các đường biểu đồ riêng lẻ) cũng có thể bị xóa. Nhưng các điểm đánh dấu được đặt tên tốt hơn. Tìm bảng điều khiển Công cụ biểu đồ và khối Nhãn dữ liệu trên tab Bố cục. Ở đây bạn phải xác định vị trí của các con số.
Các trục nên được đặt tên để cung cấp khả năng đọc biểu đồ cao hơn. Trên tab Bố trí, tìm menu Tiêu đề Trục và đặt tên cho trục dọc hoặc trục ngang, tương ứng.
Nhưng bạn có thể thực hiện một cách an toàn mà không cần tiêu đề. Để loại bỏ nó, bạn cần phải di chuyển nó đến một khu vực của biểu đồ mà những con mắt tò mò không nhìn thấy được (phía trên nó). Nếu bạn vẫn cần tiêu đề biểu đồ, bạn có thể truy cập tất cả các cài đặt cần thiết thông qua menu "Tiêu đề biểu đồ" trên cùng một tab. Bạn cũng có thể tìm thấy nó trong tab Bố cục.
Thay vì số thứ tự của năm báo cáo, chỉ cần để lại năm là đủ. Chọn các giá trị mong muốn và nhấp chuột phải vào chúng. Sau đó nhấp vào “Chọn dữ liệu” - “Thay đổi nhãn trục ngang”. Tiếp theo, bạn cần thiết lập phạm vi. Trong trường hợp của chúng ta, đây là cột đầu tiên của bảng là nguồn thông tin. Kết quả là đây.
Nhưng nhìn chung, bạn có thể bỏ lại mọi thứ, lịch trình này đang hoạt động khá hiệu quả. Nhưng nếu bạn cần tạo một thiết kế hấp dẫn cho biểu đồ, thì tab “Designer” sẽ có ở dịch vụ của bạn, cho phép bạn chỉ định màu nền của biểu đồ, phông chữ của biểu đồ và cũng có thể đặt nó trên một trang tính khác.
Tạo một lô với nhiều đường cong
Giả sử chúng ta cần chứng minh cho các nhà đầu tư thấy không chỉ lợi nhuận ròng của doanh nghiệp mà còn cả tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó là bao nhiêu. Theo đó, lượng thông tin đã tăng lên.
Mặc dù vậy, không có sự khác biệt cơ bản nào trong phương pháp tạo biểu đồ so với những phương pháp được mô tả ở trên. Chỉ là bây giờ nên để lại huyền thoại, vì chức năng của nó được thực hiện một cách hoàn hảo.
Tạo trục thứ hai
Những thao tác nào cần thực hiện để tạo một trục khác trên biểu đồ? Nếu chúng tôi sử dụng các đơn vị đo lường phổ biến, thì các mẹo được mô tả trước đó phải được áp dụng. Nếu các loại dữ liệu khác nhau được sử dụng, thì sẽ phải thêm một trục nữa.
Nhưng trước đó, bạn cần phải xây dựng một biểu đồ thông thường, như thể sử dụng cùng một đơn vị số liệu.
Sau đó, trục chính được tô sáng. Sau đó gọi menu ngữ cảnh. Sẽ có nhiều mục trong đó, một trong số đó là “Định dạng chuỗi dữ liệu”. Nó cần được nhấn. Sau đó, một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó bạn cần tìm mục menu “Tùy chọn hàng”, rồi đặt tùy chọn “Dọc theo trục phụ”.
Tiếp theo, đóng cửa sổ.
Nhưng đây chỉ là một trong những phương pháp khả thi. Chẳng hạn, không ai làm phiền khi sử dụng một loại biểu đồ khác cho trục phụ. Chúng tôi cần quyết định dòng nào yêu cầu chúng tôi thêm một trục bổ sung, sau đó nhấp chuột phải vào nó và chọn “Thay đổi loại biểu đồ cho chuỗi”.
Tiếp theo, bạn cần tùy chỉnh "diện mạo" của hàng thứ hai. Chúng tôi quyết định gắn bó với biểu đồ thanh.
Đây là cách nó đơn giản. Chỉ thực hiện một vài cú nhấp chuột là đủ và một trục khác xuất hiện, được định cấu hình cho một thông số khác.
Excel: Kỹ thuật tạo đồ thị của một hàm
Đây đã là một nhiệm vụ không hề nhỏ và để hoàn thành nó, bạn cần thực hiện hai bước chính:
- Tạo một bảng đóng vai trò như một nguồn thông tin. Trước tiên, bạn cần quyết định chức năng nào sẽ được sử dụng cụ thể trong trường hợp của bạn. Ví dụ, y = x (√x - 2). Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ chọn giá trị 0,3 làm bước đã sử dụng.
- Trên thực tế, hãy xây dựng một biểu đồ.
Vì vậy, chúng ta cần tạo một bảng có hai cột. Đầu tiên là trục hoành (nghĩa là X), thứ hai là trục tung (Y). Dòng thứ hai chứa giá trị đầu tiên, trong trường hợp của chúng tôi, nó là một. Trên dòng thứ ba, bạn cần viết một giá trị sẽ lớn hơn 0,3 so với dòng trước đó. Điều này có thể được thực hiện cả với sự trợ giúp của các phép tính độc lập và bằng cách viết công thức trực tiếp, trong trường hợp của chúng tôi sẽ như sau:
= A2 + 0,3.
Sau đó, bạn cần áp dụng tính năng tự động hoàn thành cho các ô sau. Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô A2 và A3 và kéo hộp đến số dòng yêu cầu xuống dưới.
Trong cột dọc, chúng tôi chỉ ra công thức được sử dụng để vẽ đồ thị hàm số dựa trên công thức đã hoàn thành. Trong trường hợp của ví dụ của chúng tôi, đây sẽ là = A2 * (ROOT (A2-2). Sau đó, anh ta xác nhận hành động của mình bằng phím Enter, và chương trình sẽ tự động tính toán kết quả.
Tiếp theo, bạn cần tạo một trang tính mới hoặc chuyển sang một trang tính khác nhưng đã có sẵn. Đúng vậy, nếu có nhu cầu cấp bách, bạn có thể chèn một sơ đồ tại đây (mà không cần dành một trang tính riêng cho nhiệm vụ này). Nhưng chỉ với điều kiện là có nhiều dung lượng trống. Sau đó nhấp vào các mục sau: “Chèn” - “Biểu đồ” - “Phân tán”.
Sau đó, bạn cần quyết định loại biểu đồ bạn muốn sử dụng. Hơn nữa, nhấp chuột phải được thực hiện trên phần đó của sơ đồ mà dữ liệu sẽ được xác định. Tức là, sau khi mở menu ngữ cảnh, bạn nên nhấp vào nút "Chọn dữ liệu".
Tiếp theo, bạn cần chọn cột đầu tiên và nhấp vào “Thêm”. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, tại đây sẽ có các cài đặt cho tên của loạt phim, cũng như các giá trị của trục ngang và trục dọc.
Hurray, kết quả là vậy, và nó trông rất đẹp.
Tương tự như biểu đồ được tạo ở đầu, bạn có thể xóa chú giải, vì chúng ta chỉ có một dòng và không cần phải gắn nhãn bổ sung cho nó.
Nhưng có một vấn đề - không có giá trị nào trên trục X, chỉ có số điểm. Để khắc phục sự cố này, bạn cần đặt tên cho trục này. Để thực hiện việc này, bạn cần nhấp chuột phải vào nó, sau đó chọn “Chọn dữ liệu” - “Thay đổi nhãn trục ngang”. Sau khi hoàn thành các thao tác này, tập giá trị bắt buộc sẽ được chọn và biểu đồ sẽ trông như thế này.
Cách hợp nhất nhiều biểu đồ
Để tạo hai biểu đồ trên cùng một trường, bạn không cần bất kỳ năng lực đặc biệt nào. Để bắt đầu, bạn cần thêm cột tiếp theo với hàm Z = X (√x - 3).
Để làm cho nó rõ ràng hơn, đây là một bảng.
Chúng tôi tìm các ô có thông tin cần thiết và chọn chúng. Sau đó, chúng cần được chèn vào sơ đồ. Nếu điều gì đó không diễn ra theo kế hoạch (ví dụ: tên hàng sai hoặc số sai trên trục được viết sai), thì bạn có thể sử dụng mục "Chọn dữ liệu" và chỉnh sửa chúng. Kết quả là, một đồ thị như thế này sẽ xuất hiện, nơi hai đường được kết hợp với nhau.
Lô phụ thuộc
Đây là một loại biểu đồ trong đó nội dung của một hàng hoặc cột ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của một hàng hoặc cột khác. Để tạo ra nó, bạn cần phải tạo thành một tấm như thế này.
Điều kiện lịch trình: А = f(E); В = f(E); С = f(E); D = f(E).
Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi cần tìm một biểu đồ phân tán với các điểm đánh dấu và các đường cong mịn, vì loại này phù hợp nhất cho các nhiệm vụ của chúng tôi. Sau đó bấm vào các nút sau: Chọn dữ liệu - Thêm. Đặt tên hàng là “A” và các giá trị X là giá trị A. Đổi lại, các giá trị dọc sẽ là các giá trị E. Nhấp vào “Thêm” một lần nữa. Hàng thứ hai sẽ được gọi là B và các giá trị nằm dọc theo trục X sẽ nằm trong cột B và dọc theo trục tung - trong cột E. Hơn nữa, toàn bộ bảng được tạo bằng cơ chế này.
Tùy chỉnh Giao diện của Đồ thị Excel
Sau khi biểu đồ được tạo, bạn cần đặc biệt chú ý đến việc thiết lập nó. Điều quan trọng là vẻ ngoài của nó phải thu hút. Nguyên tắc cài đặt giống nhau, bất kể phiên bản chương trình được sử dụng.
Điều quan trọng là phải hiểu rằng bất kỳ sơ đồ nào cũng đều là một đối tượng phức tạp. Do đó, nó bao gồm nhiều phần nhỏ hơn. Mỗi người trong số họ có thể được cấu hình bằng cách gọi menu ngữ cảnh.
Ở đây bạn cần phân biệt giữa việc thiết lập các thông số chung của biểu đồ và các đối tượng cụ thể. Vì vậy, để cấu hình các đặc điểm cơ bản của nó, bạn cần nhấp vào nền của sơ đồ. Sau đó, chương trình sẽ hiển thị một bảng điều khiển nhỏ, nơi bạn có thể quản lý các thông số chung chính, cũng như các mục menu khác nhau để bạn có thể cấu hình chúng linh hoạt hơn.
Để đặt nền của biểu đồ, bạn cần chọn mục “Định dạng vùng biểu đồ”. Nếu các thuộc tính của các đối tượng cụ thể được điều chỉnh, thì số lượng các mục menu sẽ giảm đáng kể. Ví dụ: để chỉnh sửa chú giải, chỉ cần gọi menu ngữ cảnh và nhấp vào mục ở đó, mục này luôn bắt đầu bằng từ “Định dạng”. Bạn thường có thể tìm thấy nó ở cuối menu ngữ cảnh.
Hướng dẫn chung để tạo đồ thị
Có một số khuyến nghị về cách tạo biểu đồ đúng cách để chúng có thể đọc được và cung cấp thông tin:
- Bạn không cần phải sử dụng quá nhiều dòng. Chỉ cần hai hoặc ba là đủ. Nếu bạn cần hiển thị nhiều thông tin hơn, tốt hơn nên tạo một biểu đồ riêng biệt.
- Bạn cần đặc biệt chú ý đến chú giải, cũng như những chiếc rìu. Chúng được ký kết tốt như thế nào phụ thuộc vào mức độ dễ dàng đọc biểu đồ. Điều này rất quan trọng vì bất kỳ biểu đồ nào cũng được tạo ra để đơn giản hóa việc trình bày một số thông tin nhất định, nhưng nếu tiếp cận một cách thiếu trách nhiệm, người ta sẽ khó hiểu hơn.
- Mặc dù bạn có thể tùy chỉnh hình thức của biểu đồ, nhưng không nên sử dụng quá nhiều màu. Điều này sẽ khiến người đọc sơ đồ bối rối.
Kết luận
Nói cách đơn giản, hoàn toàn dễ dàng tạo một biểu đồ bằng cách sử dụng một phạm vi giá trị cụ thể làm nguồn dữ liệu. Chỉ cần nhấn một vài nút là đủ và chương trình sẽ tự thực hiện phần còn lại. Tất nhiên, để thành thạo chuyên nghiệp của nhạc cụ này, bạn cần phải thực hành một chút.
Nếu bạn làm theo các khuyến nghị chung để tạo biểu đồ, cũng như thiết kế biểu đồ đẹp mắt theo cách mà bạn sẽ có được một bức tranh rất đẹp và đầy đủ thông tin sẽ không gây khó khăn khi đọc nó.