Nội dung
Khi làm việc với các bảng khác nhau ở định dạng Excel, sớm muộn gì cũng cần phải tạm thời ẩn một số dữ liệu hoặc ẩn các phép tính và công thức trung gian. Đồng thời, việc xóa là không thể chấp nhận được, vì có thể việc chỉnh sửa dữ liệu ẩn sẽ được yêu cầu để các công thức hoạt động chính xác. Để tạm thời ẩn thông tin này hoặc thông tin kia, có một chức năng như ẩn ô.
Làm cách nào để ẩn ô trong Excel?
Có một số cách để ẩn ô trong tài liệu Excel:
- thay đổi ranh giới của một cột hoặc hàng;
- sử dụng thanh công cụ;
- sử dụng menu nhanh;
- phân nhóm;
- kích hoạt bộ lọc;
- ẩn thông tin và giá trị trong ô.
Mỗi phương pháp này có đặc điểm riêng:
- Ví dụ: ẩn các ô bằng cách thay đổi đường viền của chúng là dễ nhất. Để thực hiện việc này, chỉ cần di chuyển con trỏ đến đường viền dưới cùng của dòng trong trường đánh số và kéo nó lên cho đến khi các đường viền chạm vào nhau.
- Để các ô ẩn được đánh dấu bằng “+”, bạn cần sử dụng “Nhóm”, có thể được tìm thấy trong tab menu “Dữ liệu”. Do đó, các ô bị ẩn sẽ được đánh dấu bằng tỷ lệ và dấu “-”, khi nhấp vào, các ô bị ẩn và dấu “+” xuất hiện.
Quan trọng! Sử dụng tùy chọn "Nhóm", bạn có thể ẩn số lượng cột và hàng không giới hạn trong bảng
- Nếu cần, bạn cũng có thể ẩn khu vực đã chọn thông qua menu bật lên khi bạn nhấn nút chuột phải. Ở đây chúng tôi chọn mục “Ẩn”. Kết quả là, các tế bào biến mất.
- Bạn có thể ẩn một số cột hoặc hàng thông qua tab "Trang chủ". Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tham số "Định dạng" và chọn danh mục "Ẩn hoặc hiển thị". Một menu khác sẽ xuất hiện, trong đó chúng ta chọn hành động cần thiết:
- ẩn cột;
- ẩn dòng;
- ẩn trang tính.
- Sử dụng phương pháp lọc, bạn có thể ẩn thông tin trong một số hàng hoặc cột cùng một lúc. Trên tab "Chính", chọn danh mục "Sắp xếp và lọc". Bây giờ trong menu xuất hiện, hãy kích hoạt nút “Bộ lọc”. Một hộp kiểm có mũi tên trỏ xuống sẽ xuất hiện trong ô đã chọn. Khi bạn nhấp vào mũi tên này trong menu thả xuống, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh các giá trị uXNUMXbuXNUMXbt mà bạn muốn ẩn.
- Trong Excel, có thể ẩn các ô không có giá trị, nhưng đồng thời không vi phạm cấu trúc của phép tính. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng cài đặt "Định dạng ô". Để mở nhanh menu này, chỉ cần nhấn tổ hợp “Ctrl + 1”. Ở phía bên trái của cửa sổ, chuyển đến danh mục “(tất cả các định dạng)” và trong trường “Loại”, đi xuống giá trị cuối cùng, đó là “;;;”. Sau khi nhấp vào nút “OK”, giá trị trong ô sẽ biến mất. Phương pháp này cho phép bạn ẩn một số giá trị, nhưng tất cả các công thức sẽ hoạt động bình thường.
Nếu một số người dùng đang làm việc trên một tài liệu, thì bạn nên biết cách phát hiện sự hiện diện của các ô ẩn trong tệp Excel. Để chỉ tìm các cột và hàng bị ẩn, nhưng không hiển thị chúng, bạn sẽ phải kiểm tra trình tự của tất cả các tiêu đề cột và hàng. Một chữ cái hoặc số bị thiếu cho biết các ô bị ẩn.
Nếu bàn quá lớn, thì phương pháp này vô cùng bất tiện. Để đơn giản hóa quá trình tìm các ô ẩn trong tài liệu, bạn cần đi tới lệnh “Chỉnh sửa” được đặt trong menu “Trang chủ”. Trong danh mục “Tìm và chọn”, hãy chọn lệnh “Chọn một nhóm ô…”.
Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn danh mục "Chỉ các ô hiển thị". Sau đó, trong bảng, bạn không chỉ có thể thấy vùng ô đã chọn mà còn có thể thấy các dòng dày lên, cho biết sự hiện diện của các hàng hoặc cột ẩn.
Cứ như vậy, việc mở các ô ẩn khỏi những con mắt tò mò sẽ không hiệu quả. Trước tiên, bạn cần hiểu các phương pháp đã được sử dụng để ẩn chúng. Rốt cuộc, việc lựa chọn màn hình của họ sẽ phụ thuộc vào điều này. Ví dụ, những điều này có thể là:
- sự dịch chuyển của các đường viền ô;
- hủy nhóm của các ô;
- tắt bộ lọc;
- định dạng các ô nhất định.
Hãy để chúng tôi xem xét từng chi tiết hơn.
Phương pháp 1: Shift Cell Borders
Nếu phương pháp di chuyển vật lý các ranh giới của một cột hoặc dòng được sử dụng để ẩn các ô, thì để hiển thị, nó đủ để đưa các ranh giới trở lại vị trí ban đầu của chúng bằng chuột máy tính. Nhưng bạn nên kiểm soát cẩn thận mọi chuyển động của con trỏ. Và trong trường hợp có một số lượng lớn các ô ẩn, việc hiển thị chúng có thể mất khá nhiều thời gian. Nhưng thậm chí tác vụ này có thể được thực hiện trong vài giây:
- Cần chọn hai ô liền nhau, giữa các ô phải có ô ẩn. Sau đó, trong hộp công cụ "Ô" trong menu "Trang chủ", chúng tôi tìm thấy thông số "Định dạng".
- Khi bạn kích hoạt nút này trong menu bật lên, hãy chuyển đến danh mục “Ẩn hoặc hiện”. Tiếp theo, chọn một trong các chức năng - “Hàng hiển thị” hoặc “Cột hiển thị”. Sự lựa chọn phụ thuộc vào ô nào bị ẩn. Lúc này, các ô ẩn sẽ được hiển thị ngay lập tức.
Khuyên bảo! Trên thực tế, phương pháp khá đơn giản này có thể được đơn giản hóa hơn nữa, và quan trọng nhất là được tăng tốc. Để bắt đầu, chúng tôi không chỉ chọn các ô liền kề mà còn chọn các hàng hoặc cột liền kề, giữa các ô này Bằng cách nhấp vào nút bên phải của chuột máy tính, một menu bật lên sẽ xuất hiện, trong đó chúng tôi chọn tham số “Hiển thị”. Các ô ẩn sẽ xuất hiện ở vị trí của chúng và có thể chỉnh sửa được.
Hai phương pháp này sẽ giúp hiển thị và hiển thị dữ liệu ẩn chỉ trong trường hợp ẩn ô trong bảng tính Excel theo cách thủ công.
Phương pháp 2: Bỏ nhóm ô
Một công cụ Excel được gọi là nhóm cho phép bạn ẩn một vùng cụ thể của các ô bằng cách nhóm chúng lại với nhau. Dữ liệu ẩn có thể được hiển thị và ẩn lại bằng các phím tắt đặc biệt.
- Đầu tiên, chúng tôi kiểm tra trang tính Excel để tìm các ô thông tin ẩn. Nếu có bất kỳ dấu cộng nào, thì một dấu cộng sẽ xuất hiện ở bên trái của dòng hoặc phía trên cột. Khi bạn nhấp vào dấu “+”, tất cả các ô được nhóm sẽ mở ra.
- Bạn có thể tiết lộ các vùng ẩn của tệp theo một cách khác. Trong cùng một khu vực có dấu “+”, cũng có các số. Ở đây bạn nên chọn giá trị lớn nhất. Các ô sẽ được hiển thị khi bạn nhấp vào số bằng nút chuột trái.
- Ngoài các biện pháp tạm thời để hiển thị ô, có thể tắt hoàn toàn tính năng nhóm. Chúng tôi chọn một nhóm hàng hoặc cột cụ thể. Tiếp theo, trong tab có tên “Dữ liệu” trong khối công cụ “Cấu trúc”, hãy chọn danh mục “Bỏ nhóm”.
- Để xóa nhanh một nhóm, hãy sử dụng phím tắt Alt + Shift + Mũi tên trái.
Phương pháp 3: Tắt bộ lọc
Một cách hiệu quả để tìm và tổ chức lượng lớn thông tin là lọc các giá trị bảng. Cần lưu ý rằng khi sử dụng phương pháp này, một số cột trong bảng tệp sẽ chuyển sang chế độ ẩn. Hãy làm quen với việc hiển thị các ô ẩn theo cách này từng bước:
- Chọn một cột được lọc bởi một tham số cụ thể. Nếu bộ lọc đang hoạt động, thì nó được biểu thị bằng nhãn phễu, nằm bên cạnh mũi tên trong ô trên cùng của cột.
- Khi bạn nhấp vào “phễu” của bộ lọc, một cửa sổ với các cài đặt bộ lọc có sẵn sẽ xuất hiện. Để hiển thị dữ liệu ẩn, hãy đánh dấu vào từng giá trị hoặc bạn có thể kích hoạt tùy chọn “Chọn tất cả”. Nhấp vào “OK” để hoàn thành tất cả các cài đặt.
- Khi quá trình lọc bị hủy, tất cả các vùng ẩn trong bảng tính Excel sẽ được hiển thị.
Chú ý! Nếu tính năng lọc không còn được sử dụng, hãy chuyển đến phần “Sắp xếp và lọc” trong menu “Dữ liệu” và nhấp vào “Lọc”, tắt chức năng này.
Phương pháp 4: Định dạng ô
Trong một số trường hợp, bạn muốn ẩn các giá trị trong các ô riêng lẻ. Để làm điều này, Excel cung cấp một chức năng định dạng đặc biệt. Khi sử dụng phương pháp này, giá trị trong ô được hiển thị ở định dạng “;;;”, nghĩa là ba dấu chấm phẩy. Làm thế nào để xác định các ô như vậy và sau đó cung cấp chúng để xem, tức là hiển thị các giá trị của chúng?
- Trong tệp Excel, các ô có giá trị ẩn sẽ xuất hiện dưới dạng trống. Nhưng nếu bạn chuyển ô sang chế độ hoạt động, thì dữ liệu được ghi trong đó sẽ được hiển thị trong dòng chức năng.
- Để làm cho các giá trị ẩn trong các ô có sẵn, hãy chọn khu vực mong muốn và nhấn nút chuột phải. Trong cửa sổ menu bật lên, chọn dòng “Định dạng ô…”.
- Cài đặt định dạng ô Excel sẽ xuất hiện trong cửa sổ. Trong tab “Số”, ở cột bên trái “Định dạng số”, chuyển đến danh mục “(tất cả các định dạng)”, tất cả các loại có sẵn sẽ xuất hiện ở bên phải, bao gồm “;;;”.
- Đôi khi định dạng ô có thể được chọn không chính xác - điều này dẫn đến việc hiển thị các giá trị không chính xác. Để loại bỏ lỗi này, hãy thử chọn định dạng "Chung". Nếu bạn biết chính xác giá trị nào được chứa trong ô - văn bản, ngày tháng, số - thì tốt hơn nên chọn định dạng thích hợp.
- Sau khi thay đổi định dạng ô, các giá trị trong các cột và hàng đã chọn trở nên có thể đọc được. Nhưng trong trường hợp hiển thị không chính xác lặp lại, bạn nên thử nghiệm với các định dạng khác nhau - một trong số chúng chắc chắn sẽ hoạt động.
Có một số video khá hữu ích sẽ giúp bạn tìm ra cách ẩn ô trong tệp Excel và hiển thị chúng.
Vì vậy, để tìm hiểu cách ẩn ô, chúng tôi khuyên bạn nên xem video dưới đây, nơi tác giả của video chỉ rõ một số cách để ẩn một số hàng hoặc cột, cũng như thông tin trong đó:
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên tự làm quen với các tài liệu khác về chủ đề:
Sau khi xem kỹ một vài video về chủ đề này, bất kỳ người dùng nào cũng có thể đối phó với công việc như hiển thị hoặc ẩn ô chứa thông tin trong bảng Excel.
Kết luận
Nếu bạn cần hiển thị các ô ẩn, bạn nên xác định các cột và hàng bị ẩn theo phương pháp nào. Tùy thuộc vào phương pháp ẩn ô đã chọn, một quyết định sẽ được đưa ra về cách chúng được hiển thị. Vì vậy, nếu các ô bị ẩn bằng cách đóng các đường viền, thì bất kể người dùng cố gắng mở chúng bằng cách nào bằng cách sử dụng công cụ Ungroup hoặc Bộ lọc, tài liệu sẽ không được khôi phục.
Nếu tài liệu được tạo bởi một người dùng và người khác buộc phải chỉnh sửa, thì bạn sẽ phải thử một số phương pháp cho đến khi tất cả các cột, hàng và ô riêng lẻ có tất cả thông tin cần thiết được tiết lộ.