Cách thay đổi màu hàng trong Excel theo điều kiện, tùy thuộc vào điều kiện

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách nhanh chóng thay đổi nền của hàng dựa trên một giá trị cụ thể trong bảng tính. Dưới đây là hướng dẫn và các công thức khác nhau cho văn bản và số trong tài liệu.

Trước đây, chúng ta đã thảo luận về các phương pháp thay đổi màu nền của ô dựa trên văn bản hoặc giá trị số trong đó. Các đề xuất cũng sẽ được trình bày ở đây về cách đánh dấu các hàng cần thiết trong các phiên bản Excel mới nhất, dựa trên nội dung của một ô. Ngoài ra, ở đây bạn sẽ tìm thấy các ví dụ về công thức hoạt động tốt như nhau cho tất cả các định dạng ô có thể có.

Cách thay đổi giao diện của một hàng dựa trên một số trong một ô cụ thể

Ví dụ: bạn có một tài liệu đang mở với bảng giao dịch của một tổ chức như bảng này.

Giả sử bạn cần đánh dấu các hàng với các sắc thái khác nhau, tập trung vào những gì được viết trong một ô trong cột Qty, để hiểu rõ ràng giao dịch nào sinh lợi nhất. Để đạt được kết quả này, bạn cần sử dụng chức năng “Định dạng có điều kiện”. Làm theo hướng dẫn từng bước:

1. Chọn các ô bạn muốn định dạng.
2. Tạo quy tắc định dạng mới bằng cách nhấp vào mục thích hợp trong menu ngữ cảnh xuất hiện sau khi nhấp vào nút “Định dạng có điều kiện” trên tab “Trang chủ”.

1. Sau đó, một hộp thoại sẽ xuất hiện nơi bạn cần chọn cài đặt “sử dụng công thức để xác định các ô được định dạng”. Tiếp theo, hãy viết ra công thức sau: = $ C2> 4 trong hộp bên dưới. Đương nhiên, bạn có thể chèn địa chỉ ô và văn bản của riêng mình, cũng như thay thế dấu > bằng dấu < hoặc =. Ngoài ra, điều quan trọng là đừng quên đặt dấu $ trước tham chiếu ô để sửa nó khi sao chép. Điều này giúp có thể liên kết màu của đường với giá trị của ô. Nếu không, khi sao chép, địa chỉ sẽ "di chuyển ra ngoài".
2. Nhấp vào “Định dạng” và chuyển sang tab cuối cùng để chỉ định bóng mong muốn. Nếu bạn không thích các sắc thái do chương trình đề xuất, bạn luôn có thể nhấp vào “Thêm Màu” và chọn màu bạn cần.
3. Sau khi hoàn thành tất cả các thao tác, bạn phải nhấp đúp vào nút “OK”. Bạn cũng có thể đặt các kiểu định dạng khác (kiểu phông chữ hoặc kiểu đường viền ô cụ thể) trên các tab khác của cửa sổ này.
4. Ở cuối cửa sổ có một bảng xem trước, nơi bạn có thể xem ô sẽ trông như thế nào sau khi định dạng.
5. Nếu mọi thứ phù hợp với bạn, hãy nhấp vào nút “OK” để áp dụng các thay đổi. Mọi thứ, sau khi thực hiện các thao tác này, tất cả các dòng trong đó các ô chứa số lớn hơn 4 sẽ có màu xanh lam.

Như bạn có thể thấy, thay đổi màu sắc của một hàng dựa trên giá trị của một ô cụ thể trong đó không phải là nhiệm vụ khó khăn nhất. Bạn cũng có thể sử dụng các công thức phức tạp hơn để linh hoạt hơn trong việc sử dụng định dạng có điều kiện nhằm đạt được mục tiêu này.

Áp dụng nhiều quy tắc theo mức độ ưu tiên của chúng

Ví dụ trước cho thấy một tùy chọn để sử dụng một quy tắc định dạng có điều kiện, nhưng bạn có thể muốn áp dụng nhiều quy tắc cùng một lúc. Làm gì trong trường hợp như vậy? Ví dụ: bạn có thể thêm quy tắc theo đó các dòng có số 10 trở lên sẽ được tô màu hồng. Ở đây, cần phải viết thêm công thức = $ C2> 9, và sau đó thiết lập các mức độ ưu tiên để tất cả các quy tắc có thể được áp dụng mà không xung đột với nhau.

1. Trên tab “Trang chủ” trong nhóm “Kiểu”, bạn cần nhấp vào “Định dạng có điều kiện” và trong menu xuất hiện, chọn “Quản lý quy tắc” ở cuối danh sách.
2. Tiếp theo, bạn sẽ hiển thị tất cả các quy tắc cụ thể cho tài liệu này. Để làm điều này, bạn cần tìm danh sách ở trên cùng “Hiển thị quy tắc định dạng cho” và chọn mục “Trang tính này” ở đó. Ngoài ra, thông qua menu này, bạn có thể định cấu hình các quy tắc định dạng cho các ô đã chọn cụ thể. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi cần quản lý các quy tắc cho toàn bộ tài liệu.
3. Tiếp theo, bạn cần chọn quy tắc mà bạn muốn áp dụng trước tiên và di chuyển nó lên đầu danh sách bằng các mũi tên. Bạn sẽ nhận được một kết quả như vậy.
4. Sau khi thiết lập các mức độ ưu tiên, bạn cần nhấp vào “OK” và chúng ta sẽ thấy các đường tương ứng đã thay đổi màu sắc như thế nào, theo mức độ ưu tiên. Đầu tiên, chương trình kiểm tra xem giá trị trong cột Qty có lớn hơn 10 hay không và nếu không, nó có lớn hơn 4 hay không.

Thay đổi màu của toàn bộ dòng dựa trên văn bản được viết trong ô

Giả sử rằng trong khi làm việc với một bảng tính, bạn gặp khó khăn trong việc nhanh chóng theo dõi những mặt hàng nào đã được giao và mặt hàng nào chưa. Hoặc có thể một số đã lỗi thời. Để đơn giản hóa tác vụ này, bạn có thể cố gắng chọn các dòng dựa trên văn bản trong ô "Phân phối". Giả sử chúng ta cần thiết lập các quy tắc sau:

1. Nếu đơn đặt hàng quá hạn sau một vài ngày, màu nền của dòng tương ứng sẽ là màu cam.
2. Nếu hàng hóa đã được giao, dòng tương ứng chuyển sang màu xanh lá cây.
3. Nếu quá hạn giao hàng thì các đơn hàng tương ứng phải được tô đỏ.

Nói một cách dễ hiểu, màu sắc của dòng sẽ thay đổi tùy thuộc vào trạng thái của đơn hàng.

Nói chung, logic của các hành động đối với các đơn hàng đã giao và quá hạn sẽ giống như trong ví dụ được mô tả ở trên. Cần phải chỉ định các công thức trong cửa sổ định dạng có điều kiện = $ E2 = »Đã gửi» и = $ E2 = »Quá hạn» tương ứng. Nhiệm vụ khó khăn hơn một chút cho các giao dịch sẽ hết hạn trong vài ngày tới.

Như chúng ta thấy, số ngày có thể khác nhau giữa các hàng, trong trường hợp đó không thể sử dụng công thức trên.

Đối với trường hợp này, có một chức năng = TÌM KIẾM (“Đến hạn”, $ E2)> 0, Ở đâu:

• đối số đầu tiên trong ngoặc là văn bản có trong tất cả các ô được mô tả,
• và đối số thứ hai là địa chỉ của ô có giá trị mà bạn muốn điều hướng.

Trong phiên bản tiếng Anh, nó được gọi là = SEARCH. Nó được thiết kế để tìm kiếm các ô phù hợp một phần với truy vấn đầu vào.

Mẹo: Tham số> 0 trong công thức có nghĩa là không quan trọng vị trí của truy vấn đầu vào trong văn bản ô.

Ví dụ: cột "Giao hàng" có thể chứa văn bản "Khẩn cấp, Đến hạn trong 6 giờ" và ô tương ứng sẽ vẫn được định dạng chính xác.

Nếu cần áp dụng quy tắc định dạng cho các hàng mà ô khóa bắt đầu bằng cụm từ mong muốn, thì bạn phải viết = 1 trong công thức thay vì> 0. 

Tất cả các quy tắc này có thể được viết trong hộp thoại tương ứng, như trong ví dụ trên. Kết quả là bạn nhận được như sau:

Làm thế nào để thay đổi màu của một ô dựa trên giá trị trong một ô khác?

Cũng giống như với một hàng, các bước trên có thể được áp dụng cho một ô hoặc dải giá trị. Trong ví dụ này, định dạng chỉ được áp dụng cho các ô trong cột "Số thứ tự":

Cách áp dụng nhiều điều kiện để định dạng

Nếu bạn cần áp dụng một số quy tắc định dạng có điều kiện cho các chuỗi, thì thay vì viết các quy tắc riêng biệt, bạn cần tạo một quy tắc có công thức = HOẶC or =И. Điều đầu tiên có nghĩa là “một trong những quy tắc này là đúng” và điều thứ hai có nghĩa là “cả hai quy tắc này đều đúng”.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi viết các công thức sau:

= ИЛИ ($ F2 = »Đến hạn sau 1 ngày», $ F2 = »Đến hạn sau 3 ngày»)

= ИЛИ ($ F2 = »Đến hạn sau 5 ngày», $ F2 = »Đến hạn sau 7 ngày»)

Và công thức =И có thể được sử dụng, chẳng hạn, để kiểm tra xem số trong cột Qty là. lớn hơn hoặc bằng 5 và nhỏ hơn hoặc bằng 10.

Người dùng có thể sử dụng nhiều hơn một điều kiện trong công thức.

Bây giờ bạn biết mình cần làm gì để thay đổi màu của một hàng dựa trên một ô cụ thể, bạn hiểu cách đặt nhiều điều kiện và ưu tiên chúng cũng như cách sử dụng nhiều công thức cùng một lúc. Tiếp theo, bạn cần thể hiện trí tưởng tượng.