Cách chuyển đổi tệp Excel sang định dạng CSV

CSV (Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) là một định dạng phổ biến để lưu trữ dữ liệu dạng bảng (số và văn bản) ở dạng văn bản thuần túy. Định dạng tệp này phổ biến và lâu dài do thực tế là một số lượng lớn các chương trình và ứng dụng hiểu CSV, ít nhất là một định dạng tệp thay thế để nhập / xuất. Hơn nữa, định dạng CSV cho phép người dùng xem xét tệp và ngay lập tức tìm thấy vấn đề với dữ liệu, nếu có, thay đổi dấu phân cách CSV, quy tắc trích dẫn, v.v. Điều này có thể thực hiện được vì CSV là một văn bản đơn giản và ngay cả người dùng không có nhiều kinh nghiệm cũng có thể dễ dàng hiểu nó mà không cần đào tạo đặc biệt.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các cách nhanh chóng và hiệu quả để xuất dữ liệu từ Excel sang CSV và tìm hiểu cách chuyển đổi tệp Excel sang CSV mà không làm sai lệch tất cả các ký tự đặc biệt và ngoại lai. Các kỹ thuật được mô tả trong bài viết này hoạt động trên tất cả các phiên bản Excel 2013, 2010 và 2007.

• Chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang định dạng CSV
• Xuất từ ​​Excel sang định dạng CSV UTF-8 hoặc UTF-16
• Các cách khác để chuyển đổi từ Excel sang CSV (giữ nguyên các ký tự đặc biệt)

Cách chuyển đổi tệp Excel sang CSV

Nếu bạn muốn xuất tệp Excel sang một số ứng dụng khác, chẳng hạn như sổ địa chỉ Outlook hoặc cơ sở dữ liệu Access, trước tiên hãy chuyển đổi trang tính Excel thành tệp CSV, sau đó nhập tệp . Csv sang một ứng dụng khác. Sau đây là hướng dẫn từng bước về cách xuất sổ làm việc Excel sang định dạng CSV bằng công cụ Excel - “Tiết kiệm như'.

1. Trong sổ làm việc Excel, hãy mở tab Tập tin (Tệp) và nhấp vào Tiết kiệm như (Lưu thành). Ngoài ra, hộp thoại Lưu tài liệu (Lưu dưới dạng) có thể được mở bằng cách nhấn phím F12.
2. Trong tạp chí File Type (Lưu dưới dạng) chọn CSV (phân tách bằng dấu phẩy) (CSV (Phân cách bằng dấu phẩy)).Ngoài CSV (được phân tách bằng dấu phẩy), một số tùy chọn định dạng CSV khác có sẵn:
   • CSV (phân tách bằng dấu phẩy) (CSV (Phân cách bằng dấu phẩy)). Định dạng này lưu trữ dữ liệu Excel dưới dạng tệp văn bản được phân tách bằng dấu phẩy và có thể được sử dụng trong một ứng dụng Windows khác và trong một phiên bản khác của hệ điều hành Windows.
   • CSV (Macintosh). Định dạng này lưu sổ làm việc Excel dưới dạng tệp được phân tách bằng dấu phẩy để sử dụng trên hệ điều hành Mac.
   • CSV (MSDOS). Lưu sổ làm việc Excel dưới dạng tệp được phân tách bằng dấu phẩy để sử dụng trong hệ điều hành MS-DOS.
   • Văn bản Unicode (Văn bản Unicode (* txt)). Tiêu chuẩn này được hỗ trợ bởi hầu hết các hệ điều hành hiện có, bao gồm Windows, Macintosh, Linux và Solaris Unix. Nó hỗ trợ các ký tự từ hầu hết tất cả các ngôn ngữ hiện đại và thậm chí cả một số ngôn ngữ cổ. Do đó, nếu sổ làm việc Excel chứa dữ liệu bằng tiếng nước ngoài, tôi khuyên bạn trước tiên nên lưu nó ở định dạng Văn bản Unicode (Văn bản Unicode (* txt)), và sau đó chuyển đổi sang CSV như được mô tả sau trong Xuất từ ​​Excel sang định dạng UTF-8 hoặc UTF-16 CSV.

Lưu ý: Tất cả các định dạng được đề cập chỉ lưu trang tính Excel đang hoạt động.

3. Chọn một thư mục để lưu tệp CSV và nhấp vào Lưu (Lưu). Sau khi nhấn Lưu (Lưu) hai hộp thoại sẽ xuất hiện. Đừng lo lắng, những thông báo này không chỉ ra lỗi, đó là cách nó phải như vậy.
4. Hộp thoại đầu tiên nhắc nhở bạn rằng Chỉ có thể lưu trang tính hiện tại trong tệp thuộc loại đã chọn (Loại tệp đã chọn không hỗ trợ sổ làm việc chứa nhiều trang tính). Để chỉ lưu trang tính hiện tại, chỉ cần nhấn OK.Nếu bạn muốn lưu tất cả các trang của cuốn sách, hãy nhấp vào hủy bỏ (Hủy) và lưu từng trang của sách với các tên tệp thích hợp hoặc bạn có thể chọn lưu một loại tệp khác hỗ trợ nhiều trang.
5. Sau khi nhấp OK trong hộp thoại đầu tiên, hộp thoại thứ hai sẽ xuất hiện, cảnh báo rằng một số tính năng sẽ không khả dụng vì chúng không được định dạng CSV hỗ trợ. Đây là cách nó phải như vậy, vì vậy chỉ cần nhấp vào Có (Vâng).

Đây là cách một trang tính Excel có thể được lưu dưới dạng tệp CSV. Nhanh chóng và dễ dàng, và hầu như không có bất kỳ khó khăn nào có thể phát sinh ở đây.

Xuất từ ​​Excel sang CSV với mã hóa UTF-8 hoặc UTF-16

Nếu trang tính Excel chứa bất kỳ ký tự đặc biệt hoặc ngoại lai nào (dấu ngã, dấu và tương tự) hoặc chữ tượng hình, thì việc chuyển đổi trang tính Excel sang CSV theo cách được mô tả ở trên sẽ không hoạt động.

Vấn đề là đội Tiết kiệm như > CSV (Lưu dưới dạng> CSV) sẽ xử lý tất cả các ký tự ngoại trừ ASCII (Mã tiêu chuẩn Mỹ để trao đổi thông tin). Và nếu có dấu ngoặc kép hoặc dấu gạch ngang dài trên trang tính Excel (chẳng hạn được chuyển sang Excel từ tài liệu Word khi sao chép / dán văn bản) - các ký tự như vậy cũng sẽ bị cắt nhỏ.

Giải pháp dễ dàng - Lưu trang tính Excel dưới dạng tệp văn bản Unicode (.txt)và sau đó chuyển đổi nó thành CSV. Bằng cách này, tất cả các ký tự không phải ASCII sẽ vẫn nguyên vẹn.

Trước khi tiếp tục, hãy để tôi giải thích ngắn gọn sự khác biệt chính giữa mã hóa UTF-8 và UTF-16, để trong từng trường hợp riêng lẻ, bạn có thể chọn định dạng thích hợp:

• UTF-8 là một kiểu mã hóa nhỏ gọn hơn sử dụng 1 đến 4 byte cho mỗi ký tự. Thông thường, bạn nên sử dụng định dạng này khi các ký tự ASCII chiếm ưu thế trong tệp, vì hầu hết các ký tự này yêu cầu 1 byte bộ nhớ. Một ưu điểm khác là mã hóa của tệp UTF-8 chỉ chứa các ký tự ASCII sẽ không khác với cùng một tệp ASCII theo bất kỳ cách nào.
• UTF-16 sử dụng 2 đến 4 byte để lưu trữ mỗi ký tự. Xin lưu ý rằng không phải trong mọi trường hợp, tệp UTF-16 yêu cầu nhiều dung lượng bộ nhớ hơn tệp UTF-8. Ví dụ: các ký tự tiếng Nhật chiếm tới 3 đến 4 byte trong UTF-8 và 2 đến 4 byte trong UTF-16. Do đó, sẽ hợp lý khi sử dụng UTF-16 nếu dữ liệu chứa các ký tự Châu Á, bao gồm cả tiếng Nhật, tiếng Trung và tiếng Hàn. Nhược điểm chính của bảng mã này là nó không hoàn toàn tương thích với các tệp ASCII và yêu cầu các chương trình đặc biệt để hiển thị các tệp như vậy. Hãy ghi nhớ điều này nếu bạn định nhập các tệp kết quả từ Excel ở một nơi khác.

Cách chuyển đổi tệp Excel sang CSV UTF-8

Giả sử chúng ta có một trang tính excel với các ký tự nước ngoài, trong ví dụ của chúng tôi là tên tiếng Nhật.

Để xuất trang tính Excel này sang tệp CSV, trong khi vẫn giữ tất cả các chữ tượng hình, chúng tôi sẽ thực hiện như sau:

1. Trong Excel, hãy mở tab Tập tin (Tệp) và nhấp vào Tiết kiệm như (Lưu thành).
2. Nhập tên tệp vào trường File Type (Lưu dưới dạng) chọn Văn bản Unicode (Văn bản Unicode (* .txt)) và nhấp vào Lưu (Tiết kiệm).
3. Mở tệp đã tạo trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản tiêu chuẩn nào, chẳng hạn như Notepad.

Lưu ý: Không phải tất cả các trình soạn thảo văn bản đơn giản đều hỗ trợ đầy đủ các ký tự Unicode, vì vậy một số có thể xuất hiện dưới dạng hình chữ nhật. Trong hầu hết các trường hợp, điều này sẽ không ảnh hưởng đến tệp cuối cùng theo bất kỳ cách nào và bạn chỉ cần bỏ qua nó hoặc chọn một trình chỉnh sửa nâng cao hơn, chẳng hạn như Notepad ++.

4. Vì tệp văn bản Unicode của chúng tôi sử dụng ký tự tab làm dấu phân cách và chúng tôi muốn chuyển đổi nó thành CSV (được phân cách bằng dấu phẩy), chúng tôi cần thay thế các ký tự tab bằng dấu phẩy.

Lưu ý: Nếu không có nhu cầu nghiêm ngặt để lấy tệp có dấu phân cách bằng dấu phẩy, nhưng bạn cần bất kỳ tệp CSV nào mà Excel có thể hiểu được thì có thể bỏ qua bước này, vì Microsoft Excel hoàn toàn hiểu các tệp có dấu phân cách - lập bảng.

4. Nếu bạn vẫn cần tệp CSV (được phân tách bằng dấu phẩy), hãy làm như sau trong Notepad:
   • Chọn ký tự tab, nhấp chuột phải vào nó và trong menu ngữ cảnh, hãy nhấp vào Sao chép (Sao chép), hoặc chỉ cần nhấp vào Ctrl + Cnhư trong hình bên dưới.
   • Ấn Bản Ctrl + Hđể mở hộp thoại Thay thế (Thay thế) và dán ký tự tab đã sao chép vào trường Đó (Tìm gì). Trong trường hợp này, con trỏ sẽ di chuyển sang phải - điều này có nghĩa là một ký tự tab được chèn vào. Trong lĩnh vực Hơn (Thay thế bằng) nhập dấu phẩy và nhấn Thay thế tất cả (Thay thế tất cả).

   Trong Notepad, kết quả sẽ như thế này:

   

5. Nhấp chuột Tập tin > Tiết kiệm như (Tệp> Lưu dưới dạng), nhập tên cho tệp và trong danh sách thả xuống Mã hóa (Mã hóa) chọn UTF-8… Sau đó nhấn nút Lưu (Tiết kiệm).
6. Khởi chạy Windows Explorer và thay đổi phần mở rộng tệp từ . Txt on . Csv. Thay đổi tiện ích mở rộng khác nhau . Txt on . Csv Bạn có thể làm điều đó trực tiếp trong Notepad. Để làm điều này, trong hộp thoại Tiết kiệm như (Lưu dưới dạng) trong trường File Type (Lưu dưới dạng) chọn một tùy chọn Tất cả các file (Tất cả các tệp), và thêm “.csv” vào tên tệp trong trường tương ứng, như thể hiện trong hình bên dưới.
7. Mở tệp CSV trong Excel, để làm điều này, trên tab Tập tin (Filet) nhào Mở > Tập tin văn bản (Mở> Tệp văn bản) và kiểm tra xem dữ liệu có ổn không.

Lưu ý: Nếu tệp của bạn được dự định sử dụng bên ngoài Excel và định dạng UTF-8 là bắt buộc, thì không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với trang tính và không lưu lại trong Excel, vì điều này có thể dẫn đến sự cố khi đọc mã hóa. Nếu một số phần của dữ liệu không được hiển thị trong Excel, hãy mở cùng một tệp trong Notepad và sửa dữ liệu trong đó. Đừng quên lưu lại tệp ở định dạng UTF-8.

Cách chuyển đổi tệp Excel sang CSV UTF-16

Xuất sang tệp CSV UTF-16 nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều so với xuất sang UTF-8. Thực tế là Excel tự động áp dụng định dạng UTF-16 khi bạn lưu tệp dưới dạng Văn bản Unicode (Văn bản Unicode).

Để thực hiện việc này, hãy lưu tệp bằng công cụ Tiết kiệm như (Lưu dưới dạng) trong Excel và sau đó trong Windows Explorer, thay đổi phần mở rộng của tệp đã tạo thành . Csv. Làm xong!

Nếu bạn cần tệp CSV có dấu chấm phẩy hoặc dấu chấm phẩy làm dấu phân cách, hãy thay thế tất cả các ký tự tab bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy tương ứng trong Notepad hoặc bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào khác mà bạn chọn (xem phần trước trong bài viết này để biết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện việc này).

Các cách khác để chuyển đổi tệp Excel sang CSV

Các phương pháp được mô tả ở trên để xuất dữ liệu từ Excel sang CSV (UTF-8 và UTF-16) là phổ biến, tức là phù hợp để làm việc với bất kỳ ký tự đặc biệt nào và trong bất kỳ phiên bản nào của Excel từ 2003 đến 2013.

Có nhiều cách khác để chuyển đổi dữ liệu từ định dạng Excel sang CSV. Không giống như các giải pháp được hiển thị ở trên, các phương pháp này sẽ không tạo ra tệp UTF-8 thuần túy (điều này không áp dụng cho OpenOffice, có thể xuất tệp Excel theo một số tùy chọn mã hóa UTF). Nhưng trong hầu hết các trường hợp, tệp kết quả sẽ chứa bộ ký tự chính xác, sau đó có thể được chuyển đổi dễ dàng sang định dạng UTF-8 bằng bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào.

Chuyển đổi tệp Excel sang CSV bằng Google Trang tính

Hóa ra, rất dễ dàng để chuyển đổi một tệp Excel sang CSV bằng Google Trang tính. Với điều kiện Google Drive đã được cài đặt trên máy tính của bạn, hãy làm theo 5 bước đơn giản sau:

1. Trong Google Drive, nhấp vào nút Tạo (Tạo) và chọn Bàn (Bảng tính).
2. Trên menu Tập tin (Filet) nhào Nhập khẩu (Nhập khẩu).
3. Nhấp chuột Tải về (Tải lên) và chọn tệp Excel để tải lên từ máy tính của bạn.
4. Trong hộp thoại Imptập tin ort (Nhập tệp) chọn Thay thế bảng (Thay thế bảng tính) và nhấp vào Nhập khẩu (Nhập khẩu).

Mẹo: Nếu tệp Excel tương đối nhỏ, thì để tiết kiệm thời gian, bạn có thể chuyển dữ liệu từ tệp đó sang bảng tính Google bằng cách sử dụng sao chép / dán.

5. Trên menu Tập tin (Filet) nhào Tải xuống dưới dạng (Tải xuống dưới dạng), chọn loại tệp CSV - tập tin sẽ được lưu trên máy tính.

Cuối cùng, mở tệp CSV đã tạo trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào để đảm bảo tất cả các ký tự được lưu chính xác. Thật không may, các tệp CSV được tạo theo cách này không phải lúc nào cũng hiển thị chính xác trong Excel.

Lưu tệp .xlsx dưới dạng .xls và sau đó chuyển đổi thành tệp CSV

Phương pháp này không yêu cầu bất kỳ nhận xét bổ sung nào, vì mọi thứ đã rõ ràng từ tên.

Tôi đã tìm thấy giải pháp này trên một trong những diễn đàn dành riêng cho Excel, tôi không nhớ là diễn đàn nào. Thành thật mà nói, tôi chưa bao giờ sử dụng phương pháp này, nhưng theo nhiều người dùng, một số ký tự đặc biệt bị mất khi lưu trực tiếp từ . Xlsx в . Csv, nhưng vẫn nếu trước . Xlsx tiết kiệm như . Xls, và sau đó thích . Csv, như chúng tôi đã làm ở đầu bài viết này.

Dù sao, hãy thử phương pháp tạo tệp CSV từ Excel cho chính bạn và nếu nó hoạt động, nó sẽ là một cách tiết kiệm thời gian.

Lưu tệp Excel dưới dạng CSV bằng OpenOffice

OpenOffice là một bộ ứng dụng mã nguồn mở bao gồm một ứng dụng bảng tính thực hiện rất tốt việc xuất dữ liệu từ Excel sang định dạng CSV. Trên thực tế, ứng dụng này cung cấp cho bạn quyền truy cập vào nhiều tùy chọn hơn khi chuyển đổi bảng tính thành tệp CSV (mã hóa, dấu phân cách, v.v.) so với Excel và Google Trang tính gộp lại với nhau.

Chỉ cần mở tệp Excel trong OpenOffice Calc, nhấp vào Tập tin > Tiết kiệm như (Tệp> Lưu dưới dạng) và chọn loại tệp Văn bản CSV (Văn bản CSV).

Bước tiếp theo là chọn các giá trị tham số Mã hóa (Bộ ký tự) и Dấu tách trường (Dấu phân cách trường). Tất nhiên, nếu chúng ta muốn tạo tệp CSV UTF-8 với dấu phẩy làm dấu phân cách, thì hãy chọn UTF-8 và nhập dấu phẩy (,) vào các trường thích hợp. Tham số Dấu phân tách văn bản (Dấu phân cách văn bản) thường được giữ nguyên - dấu ngoặc kép (“). Nhấp chuột tiếp theo OK.

Theo cách tương tự, để chuyển đổi nhanh chóng và dễ dàng từ Excel sang CSV, bạn có thể sử dụng một ứng dụng khác - LibreOffice. Đồng ý, sẽ thật tuyệt nếu Microsoft Excel cung cấp khả năng điều chỉnh cài đặt khi tạo tệp CSV.

Trong bài viết này, tôi đã nói về các phương pháp mà tôi biết về chuyển đổi tệp Excel sang CSV. Nếu bạn biết các phương pháp hiệu quả hơn để xuất từ ​​Excel sang CSV, vui lòng cho chúng tôi biết về phương pháp đó trong phần nhận xét. Cảm ơn bạn đã chú ý!