Nội dung
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích lý do tại sao loại bỏ các hàng trống trong Excel bằng cách sử dụng đánh dấu các ô trống > xóa dòng là một ý tưởng tồi, và tôi sẽ chỉ cho bạn 2 cách nhanh chóng và chính xác để xóa các dòng trống mà không phá hủy dữ liệu. Tất cả các phương pháp này hoạt động trong Excel 2013, 2010 và các phiên bản cũ hơn.
Nếu bạn đang đọc bài viết này, thì rất có thể bạn đang liên tục làm việc trong Excel với các bảng lớn. Bạn biết rằng các hàng trống xuất hiện định kỳ trong số dữ liệu, hạn chế công việc của hầu hết các công cụ bảng Excel (sắp xếp, loại bỏ trùng lặp, tổng phụ, v.v.), ngăn chúng xác định chính xác phạm vi dữ liệu. Và mỗi lần như vậy bạn phải tự xác định ranh giới, nếu không kết quả sẽ là kết quả không chính xác và tốn nhiều thời gian cho việc sửa lỗi.
Có nhiều lý do tại sao các dòng trống xuất hiện. Ví dụ: bạn nhận được sổ làm việc Excel từ người khác hoặc do kết quả xuất từ cơ sở dữ liệu công ty hoặc dữ liệu không cần thiết trong các hàng đã bị xóa theo cách thủ công. Trong mọi trường hợp, nếu mục tiêu của bạn là xóa tất cả các dòng trống đó và có một bảng sạch sẽ và gọn gàng, thì hãy làm theo các bước đơn giản dưới đây:
Không bao giờ xóa các hàng trống với lựa chọn ô trống
Trên internet, bạn sẽ tìm thấy một mẹo đơn giản được cho là cho phép bạn xóa các dòng trống:
- Chọn dữ liệu từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng.
- Ấn Bản F5để mở hộp thoại Truy cập (Chuyển tiếp).
- Trong hộp thoại, nhấp vào nút Reduct ® (Điểm nổi bật).
- Trong hộp thoại Đi đến đặc biệt (Chọn một nhóm ô) chọn hộp khoảng trống (Các ô trống) và nhấp vào OK.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào đã chọn và nhấn Xóa bỏ (Xóa bỏ).
- Trong hộp thoại Xóa bỏ (Xóa ô) chọn Toàn bộ hàng (dòng) và nhấn OK.
Đây là một cách rất tệ., chỉ thực hiện điều này với các bảng rất đơn giản có vài chục hàng vừa với một màn hình, hoặc thậm chí tốt hơn - đừng làm điều đó chút nào! Lý do chính là nếu một dòng có dữ liệu quan trọng chứa ít nhất một ô trống, thì toàn bộ dòng sẽ bị xóa.
Ví dụ: chúng tôi có một bảng khách hàng có tổng cộng 6 hàng. Chúng tôi muốn xóa các dòng 3 и 5bởi vì chúng trống rỗng.
Làm như gợi ý ở trên và nhận được kết quả sau:
Dòng 4 (Roger) cũng biến mất vì ô D4 trong một cột Nguồn lưu lượng hóa ra là trống rỗng
Nếu bảng của bạn không lớn, bạn sẽ nhận thấy mất dữ liệu, nhưng trong các bảng thực có hàng nghìn hàng, bạn có thể vô tình xóa hàng chục hàng cần thiết. Nếu may mắn, bạn sẽ tìm thấy sự mất mát trong vòng vài giờ, khôi phục sổ làm việc từ bản sao lưu và tiếp tục làm việc. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không may mắn và bạn không có dự phòng?
Phần sau của bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn 2 cách nhanh chóng và đáng tin cậy để xóa các hàng trống khỏi trang tính Excel.
Loại bỏ các hàng trống bằng cách sử dụng một cột chính
Phương pháp này hoạt động nếu bảng của bạn có một cột giúp xác định xem cột được đề cập có trống hay không (cột chính). Ví dụ: đó có thể là một ID khách hàng hoặc một số đơn đặt hàng, hoặc một cái gì đó tương tự.
Điều quan trọng là chúng ta phải bảo toàn thứ tự của các hàng, vì vậy chúng ta không thể sắp xếp bảng theo cột đó để di chuyển tất cả các hàng trống xuống dưới.
- Chọn toàn bộ bảng, từ hàng đầu tiên đến hàng cuối cùng (nhấn Ctrl + Trang chủ, và sau đó Ctrl + Shift + Kết thúc).
- Thêm bộ lọc tự động vào bảng. Để làm điều này, trên tab Ngày (dữ liệu) nhấp chuột Lọc (Lọc).
- Áp dụng bộ lọc cho một cột Cust #. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút mũi tên trong tiêu đề cột, bỏ chọn tùy chọn Chọn tất cả (Chọn Tất cả), cuộn xuống cuối danh sách (trên thực tế, danh sách này có thể khá dài) và chọn hộp khoảng trống (Trống) ở cuối danh sách. Nhấp chuột OK.
- Chọn tất cả các hàng đã lọc: nhấp vào Ctrl + Trang chủ, sau đó đến mũi tên xuống để di chuyển đến hàng dữ liệu đầu tiên, rồi nhấn Ctrl + Shift + Kết thúc.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô đã chọn nào và từ menu ngữ cảnh, hãy chọn Xóa hàng (Xóa dòng) hoặc chỉ cần nhấp vào Ctrl + -(dấu trừ).
- Trong cửa sổ xuất hiện câu hỏi Xóa toàn bộ hàng trang tính? (Xóa toàn bộ hàng trang tính?) Bấm vào OK.
- Xóa bộ lọc được áp dụng: trên tab Ngày (dữ liệu) nhấp chuột Trong sáng (Thông thoáng).
- Xuất sắc! Tất cả các dòng trống đều bị xóa hoàn toàn và dòng 3 (Roger) vẫn còn tại chỗ (so sánh với kết quả của lần thử trước).
Xóa các hàng trống trong bảng không có cột khóa
Sử dụng phương pháp này nếu bảng của bạn có nhiều ô trống nằm rải rác trên các cột khác nhau và bạn chỉ cần xóa những hàng không có bất kỳ ô nào có dữ liệu.
Trong trường hợp này, chúng tôi không có cột khóa để giúp xác định xem chuỗi có trống hay không. Do đó, chúng tôi thêm một cột phụ vào bảng:
- Ở cuối bảng, hãy thêm một cột có tên khoảng trống và dán công thức sau vào ô đầu tiên của cột:
=COUNTBLANK(A2:C2)=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(A2:C2)Công thức này, như tên gọi của nó cho thấy, đếm các ô trống trong một phạm vi nhất định. A2 и C2 lần lượt là ô đầu tiên và ô cuối cùng của hàng hiện tại.
- Sao chép công thức vào toàn bộ cột. Cách thực hiện việc này - xem hướng dẫn từng bước Cách chèn cùng một công thức vào tất cả các ô đã chọn cùng một lúc.
- Bây giờ bảng của chúng ta có một cột chính! Áp dụng bộ lọc cho một cột khoảng trống (trên đây là hướng dẫn từng bước về cách thực hiện việc này) để chỉ hiển thị các hàng có giá trị lớn nhất (3). Con số 3 có nghĩa là tất cả các ô trong hàng này đều trống.
- Tiếp theo, chọn tất cả các hàng đã lọc và xóa chúng hoàn toàn. Làm thế nào để làm điều này được mô tả ở trên. Kết quả là, dòng trống (dòng 5) sẽ bị xóa, tất cả các dòng khác (có hoặc không có ô trống) sẽ giữ nguyên vị trí của chúng.
- Bây giờ cột phụ có thể được gỡ bỏ. Hoặc bạn có thể áp dụng một bộ lọc khác để chỉ hiển thị những ô có một hoặc nhiều ô trống. Để thực hiện việc này, hãy bỏ chọn dòng có giá trị 0 (không) và nhấn OK.
