Cách hợp nhất các ô trong bảng tính excel. Thông qua menu ngữ cảnh và không mất dữ liệu

Trong quá trình thao tác trong trình soạn thảo bảng tính Excel, việc hợp nhất các ô thường trở nên cần thiết. Việc thực hiện quy trình này khá dễ dàng, đặc biệt nếu các ô không chứa đầy thông tin. Trong trường hợp các ô chứa dữ liệu, tình huống hơi khác một chút. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ làm quen với tất cả các phương pháp cho phép chúng ta thực hiện việc hợp nhất ô.

Hợp nhất các ô trong trình chỉnh sửa bảng tính

Quy trình rất dễ thực hiện và được áp dụng trong các trường hợp như:

• Hợp nhất các ô trống;
• hợp nhất các ô trong trường hợp có ít nhất một trường chứa đầy thông tin.

Hướng dẫn chi tiết như sau:

1. Ban đầu, chúng ta cần chọn các ô mà chúng ta sẽ kết nối với nhau. Việc lựa chọn được thực hiện bằng nút chuột trái. Ở giai đoạn tiếp theo, chúng ta chuyển sang phần “Trang chủ”. Trong phần này, chúng tôi tìm thấy một phần tử có tên “Hợp nhất và đặt vào giữa”.

2. Tùy chọn này cho phép bạn hợp nhất các ô đã chọn thành một và thông tin bên trong chúng sẽ được đặt ở giữa trường.

3. Nếu người dùng muốn dữ liệu được đặt không phải ở trung tâm mà theo một cách khác, thì bạn cần nhấp vào mũi tên nhỏ màu tối, nằm gần biểu tượng hợp nhất ô. Trong danh sách thả xuống, bạn cần nhấp vào mục có tên “Hợp nhất các ô”.

4. Tùy chọn này cho phép bạn hợp nhất các ô đã chọn thành một và đặt thông tin bên trong chúng ở phía bên phải.

5. Ngoài ra, trong trình soạn thảo bảng, còn có khả năng kết nối chuỗi các ô. Để thực hiện quy trình này, cần phải chọn vùng mong muốn, vùng này sẽ bao gồm một số dòng. Sau đó, bạn cần nhấp vào mũi tên nhỏ màu tối, nằm gần biểu tượng kết nối ô. Trong danh sách mở ra, bạn cần nhấp vào mục có tên “Kết hợp theo hàng”.

6. Tùy chọn này cho phép bạn hợp nhất các ô đã chọn thành một, cũng như giữ phân tích theo dòng.

Hợp nhất các ô bằng Menu ngữ cảnh

Sử dụng menu ngữ cảnh đặc biệt là một phương pháp khác cho phép bạn thực hiện việc hợp nhất ô. Hướng dẫn chi tiết trông như thế này:

1. Chúng tôi chọn bằng nút chuột trái khu vực cần thiết mà chúng tôi dự định hợp nhất. Tiếp theo, nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong phạm vi đã chọn. Một menu ngữ cảnh nhỏ xuất hiện trên màn hình, trong đó bạn cần tìm một phần tử có tên “Định dạng ô…” và nhấp vào nó bằng nút chuột trái.

2. Một cửa sổ mới xuất hiện trên màn hình có tên là Format Cells. Chúng ta chuyển sang tiểu mục “Căn chỉnh”. Chúng tôi đánh dấu bên cạnh dòng chữ “Hợp nhất các ô”. Ngoài ra, bạn có thể định cấu hình các tham số hợp nhất khác trong cửa sổ này. Bạn có thể kích hoạt chuyển thông tin văn bản bằng từ, chọn cách hiển thị hướng khác, v.v.. Sau khi chúng tôi thực hiện tất cả các cài đặt cần thiết, hãy nhấp vào LMB trên phần tử “OK”.

3. Sẵn sàng! Khu vực được chọn trước đã được chuyển đổi thành một ô duy nhất.

Hợp nhất các ô mà không làm mất thông tin

Khi các ô được kết nối bình thường, tất cả dữ liệu bên trong chúng sẽ bị xóa. Hãy để chúng tôi phân tích chi tiết cách thực hiện quy trình kết nối các ô mà không làm mất thông tin.

Để thực hiện hành động này, chúng ta cần sử dụng toán tử CONCATENATE. Hướng dẫn chi tiết trông như thế này:

1. Ban đầu, chúng tôi sẽ triển khai thêm một ô trống giữa các ô mà chúng tôi dự định kết nối. Để thực hiện thủ tục này, bạn phải nhấp chuột phải vào số cột hoặc dòng. Một menu ngữ cảnh đặc biệt xuất hiện trên màn hình. Nhấp vào LMB trên phần tử “Chèn”.

2. Cái nhìn tổng quát của người điều hành: “=CONCATENATE(X;Y)”. Các đối số của hàm là địa chỉ của các ô được kết nối. Chúng ta cần thực hiện thao tác kết hợp ô B2 và D. Do đó, chúng ta viết công thức sau vào ô trống C2 được thêm vào: “=CONCATENATE(B2,D2). "

3. Kết quả là chúng ta nhận được sự kết hợp của thông tin trong ô mà chúng ta đã nhập công thức trên. Chúng tôi nhận thấy rằng cuối cùng chúng tôi nhận được 3 ô: 2 ô ban đầu và một ô bổ sung, trong đó chứa thông tin kết hợp.

4. Chúng ta cần loại bỏ các ô không mong muốn. Quy trình này phải được thực hiện bằng cách nhấp chuột phải vào ô C2, sau đó chọn phần tử “Sao chép” trong danh sách thả xuống.

5. Bây giờ chúng ta chuyển đến trường nằm ở bên phải của trường đã sao chép. Ở ô bên phải này là thông tin gốc. Nhấp chuột phải vào ô này. Một menu ngữ cảnh đặc biệt xuất hiện trên màn hình. Tìm phần tử có tên “Dán đặc biệt” và nhấp vào nó bằng nút chuột trái.

6. Một cửa sổ có tên “Dán đặc biệt” xuất hiện trên màn hình. Chúng tôi đánh dấu bên cạnh dòng chữ “Giá trị”. Sau khi chúng tôi thực hiện tất cả các cài đặt cần thiết, hãy nhấp vào LMB trên phần tử “OK”.

7. Cuối cùng ở ô D2 ta được kết quả của trường C2.

8. Bây giờ bạn có thể thực hiện việc loại bỏ các ô B2 và C2 không cần thiết. Chọn các ô này, gọi menu ngữ cảnh bằng nút chuột phải, sau đó chọn phần tử “Xóa”.

9. Kết quả là, chỉ còn lại một ô trên không gian làm việc, trong đó thông tin tổng hợp được hiển thị. Tất cả các ô phát sinh trong quá trình làm việc đã bị xóa vì chúng không còn cần thiết trong tài liệu nữa.

Điều đáng chú ý là tất cả các phương pháp trên có thể được sử dụng với cả hàng và cột.

Kết luận

Chúng tôi nhận thấy rằng quá trình hợp nhất các ô rất đơn giản để thực hiện. Để kết nối các ô, giữ nguyên dữ liệu gốc, bạn phải sử dụng toán tử “CONCATENATE”. Sẽ tốt hơn trước khi bắt đầu các thao tác tạo bản sao lưu của tài liệu gốc để trong trường hợp có lỗi, bạn có thể trả mọi thứ về vị trí ban đầu và không bị mất thông tin quan trọng.