Những người tích cực làm việc trong Excel thường chuẩn bị báo cáo cho các cơ quan chính phủ khác nhau, thường xuyên gặp phải tình huống tất cả các văn bản từ một tài liệu, được viết bằng chữ cái thông thường, cần được thay thế bằng chữ in hoa. Bạn có thể làm điều này trước nếu văn bản chưa được viết. Chỉ cần nhấn “CapsLock” và điền vào tất cả các ô được yêu cầu bằng chữ in hoa. Tuy nhiên, khi bàn đã sẵn sàng, việc thay đổi mọi thứ theo cách thủ công là khá khó khăn, có nguy cơ mắc sai lầm lớn. Để tự động hóa quá trình này, bạn có thể sử dụng một trong 2 phương pháp có sẵn cho Excel.
Quá trình thay đổi chữ thường thành chữ hoa
Nếu chúng ta so sánh việc thực hiện quy trình này trong Word và Excel, trong trình soạn thảo văn bản, chỉ cần thực hiện một vài cú nhấp chuột đơn giản là đủ để thay thế tất cả các chữ cái thông thường bằng chữ in hoa. Nếu chúng ta nói về việc thay đổi dữ liệu trong bảng, mọi thứ phức tạp hơn ở đây. Có hai cách để thay đổi chữ thường thành chữ hoa:
- Thông qua một macro đặc biệt.
- Sử dụng chức năng - LÊN.
Để tránh bất kỳ vấn đề nào trong quá trình thay đổi thông tin, cả hai phương pháp phải được xem xét chi tiết hơn.
Với một macro
Macro là một hành động đơn lẻ hoặc kết hợp của chúng có thể được thực hiện nhiều lần. Trong trường hợp này, một số hành động được thực hiện bằng cách nhấn một phím.. Trong khi tạo macro, các tổ hợp phím trên bàn phím và chuột sẽ được đọc.
Quan trọng! Để macro thay thế chữ thường bằng chữ hoa hoạt động, trước tiên bạn phải kiểm tra xem chức năng macro có được kích hoạt trong chương trình hay không. Nếu không, phương pháp sẽ vô dụng.
Thủ tục:
- Ban đầu, bạn cần đánh dấu phần của trang, phần văn bản mà bạn muốn thay đổi. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím.
- Khi chọn xong, bạn phải nhấn tổ hợp phím “Alt + F11”.
- Trình chỉnh sửa macro sẽ xuất hiện trên màn hình. Sau đó, bạn cần nhấn tổ hợp phím sau “Ctrl + G”.
- Trong vùng tự do đã mở “ngay lập tức”, cần viết câu chức năng “cho mỗi c trong lựa chọn: c.value = ucase (c): next”.
Thao tác cuối cùng là nhấn nút “Enter”. Nếu văn bản được nhập chính xác và không có lỗi, tất cả các chữ cái thường trong phạm vi đã chọn sẽ được chuyển thành chữ hoa.
Sử dụng chức năng UPPER
Mục đích của hàm UPPER là thay thế các chữ cái thông thường bằng chữ in hoa. Nó có công thức riêng: = UPPER (Văn bản biến). Trong đối số duy nhất của hàm này, bạn có thể chỉ định 2 giá trị:
- tọa độ của ô có văn bản được thay đổi;
- các chữ cái sẽ được thay đổi thành chữ hoa.
Để hiểu cách làm việc với chức năng này, cần phải xem xét một trong những ví dụ thực tế. Nguồn sẽ là một bảng với các sản phẩm có tên được viết bằng chữ nhỏ, ngoại trừ các chữ cái đầu tiên viết hoa. Thủ tục:
- Đánh dấu bằng LMB vị trí trong bảng mà hàm sẽ được giới thiệu.
- Tiếp theo, bạn cần nhấp vào nút để thêm chức năng “fx”.
- Từ menu Trình hướng dẫn chức năng, hãy chọn danh sách "Văn bản".
- Một danh sách các chức năng văn bản sẽ xuất hiện, từ đó bạn cần chọn LÊN. Xác nhận lựa chọn bằng nút “OK”.
- Trong cửa sổ đối số hàm mở ra, sẽ có một trường trống được gọi là “Văn bản”. Trong đó, bạn cần viết tọa độ của ô đầu tiên từ phạm vi đã chọn, nơi bạn cần thay thế các chữ cái thông thường bằng chữ in hoa. Nếu các ô nằm rải rác xung quanh bảng, bạn sẽ phải chỉ định tọa độ của từng ô trong số chúng. Nhấp vào nút “OK”.
- Văn bản đã được thay đổi từ ô, tọa độ đã được chỉ định trong đối số hàm, sẽ được hiển thị trong ô đã chọn trước. Tất cả các chữ cái nhỏ phải được đổi thành chữ hoa.
- Tiếp theo, bạn cần áp dụng hành động của hàm cho từng ô từ phạm vi đã chọn. Để thực hiện việc này, bạn cần trỏ con trỏ vào ô có văn bản đã thay đổi, đợi cho đến khi dấu chéo màu đen xuất hiện ở cạnh trái bên phải của nó. Nhấp vào nó bằng LMB, từ từ kéo xuống bao nhiêu ô bạn cần để thay đổi dữ liệu.
- Sau đó, một cột riêng biệt với thông tin đã được thay đổi sẽ xuất hiện.
Giai đoạn cuối cùng của công việc là thay thế phạm vi ô ban đầu bằng phạm vi ô đã xuất hiện sau khi tất cả các hành động đã hoàn thành.
- Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô có thông tin đã thay đổi.
- Nhấp chuột phải vào phạm vi đã chọn, chọn chức năng “Sao chép” từ menu ngữ cảnh.
- Bước tiếp theo là chọn cột có thông tin ban đầu.
- Nhấn nút chuột phải để gọi menu ngữ cảnh.
- Trong danh sách xuất hiện, tìm phần “Tùy chọn dán”, chọn tùy chọn - “Giá trị”.
- Tất cả các tên sản phẩm được chỉ định ban đầu sẽ được thay thế bằng các tên được viết bằng chữ in hoa.
Sau tất cả mọi thứ được mô tả ở trên, chúng ta không được quên xóa cột nơi công thức đã được nhập, được sử dụng để tạo một định dạng thông tin mới. Nếu không sẽ làm phân tán sự chú ý, chiếm không gian trống. Để thực hiện, bạn cần chọn thêm một vùng bằng cách nhấn giữ chuột trái, bấm chuột phải vào vùng đã chọn. Chọn “Xóa” từ menu ngữ cảnh.
Kết luận
Khi lựa chọn giữa việc sử dụng macro hoặc hàm UPPER, người mới bắt đầu thường thích macro hơn. Điều này là do ứng dụng của họ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, macro không an toàn để sử dụng. Khi được kích hoạt, tài liệu sẽ dễ bị tấn công bởi tin tặc, do đó, chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu cách sử dụng hàm UPPER.