Cách hợp nhất hai cột trong Excel mà không làm mất dữ liệu

Trong bài viết ngắn này, bạn sẽ tìm hiểu một phương pháp hiệu quả để kết hợp nhiều cột trong Excel để tất cả dữ liệu cần thiết được bảo toàn.

Giả sử bạn có một bảng tính chứa hai cột xếp chồng lên nhau. Ví dụ: bạn cần hợp nhất các cột có họ và tên thành một hoặc kết hợp một số cột có chú thích “đường phố”, “thành phố”, “mã zip” thành một - “địa chỉ cư trú”, để tách các giá trị bằng dấu phẩy. Điều này có thể giải quyết như thế nào?

Thật không may, Excel không có chức năng tích hợp cho phép bạn thực hiện những gì chúng tôi đã nói ở trên. Tất nhiên, có nút "Hợp nhất các ô" và những người khác thích nó, nhưng các giá trị uXNUMXbuXNUMX bị mất.

Cảnh báo sau sẽ được hiển thị:

1. Excel 2013 sẽ cho biết rằng chỉ giá trị ở ô trên cùng bên trái của phạm vi sẽ được lưu trữ trong ô đã hợp nhất. Tất cả các dữ liệu khác sẽ bị xóa. 
2. Excel 2010 trở xuống sẽ hiển thị cảnh báo có cùng ý nghĩa nhưng cách diễn đạt hơi khác.

Điều này đặt ra những hạn chế nghiêm trọng đối với việc sử dụng chương trình và khiến nó không thể thực hiện hiệu quả các tác vụ.

Tiếp theo, bạn sẽ học 3 cách để kết hợp dữ liệu từ nhiều cột thành một để không bị mất dữ liệu (mà không cần sử dụng macro). Nếu bạn muốn cách dễ nhất, bạn có thể bỏ qua hai phương pháp đầu tiên và chỉ học phương pháp thứ ba.

Kết hợp nhiều cột bằng công thức

Giả sử bạn có một bảng với thông tin về khách hàng và ông chủ đặt nhiệm vụ hợp nhất các cột «Tên» и «Họ» trong một "Họ và tên". Để làm điều này, bạn phải thực hiện chuỗi hành động sau:

1. Chèn thêm một cột vào bảng. Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ vào tiêu đề cột (trong trường hợp của chúng tôi, nó là cột D) và nhấp chuột phải vào nó. Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện trong đó bạn cần chọn mục "Chèn". Hãy gọi cột kết quả "Họ và tên", được dịch là "Họ và tên".
2. Tiếp theo, trong ô D2, bạn cần viết công thức sau: = CONCATENATE (B2; ”“; C2) . Trong trường hợp của chúng ta, B2 là địa chỉ của ô có tên và C2 là địa chỉ của ô có họ. Bạn cũng có thể thấy biểu tượng dấu cách giữa các dấu ngoặc kép ở đó. Tại thời điểm này, một dấu phân cách được viết, được đặt giữa nội dung của ô đầu tiên và ô thứ hai. Nếu bạn cần phân tách các phần tử bằng dấu phẩy (ví dụ: để chỉ định địa chỉ đầy đủ), bạn có thể viết nó làm đối số thứ hai cho hàm. Bạn có thể kết hợp nhiều cột thành một bằng cách sử dụng bất kỳ dấu phân tách nào khác.
3. Công thức này sau đó được sao chép sang tất cả các ô khác trong cột đó. Để hiểu cách thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng hướng dẫn “Cách chèn cùng một công thức vào tất cả các ô đã chọn” (xem bài viết trên trang web của chúng tôi).
4. Vì vậy, hai cột đã được hợp nhất thành một, nhưng nó vẫn là một công thức. Do đó, nếu bạn xóa cột họ hoặc tên, thông tin trong cột họ và tên cũng sẽ bị mất.
5. Bây giờ chúng ta cần thay đổi công thức trong ô thành một giá trị tạo sẵn để chúng ta có thể loại bỏ các cột thừa khỏi tài liệu. Để thực hiện việc này, hãy chọn tất cả các ô có thông tin của cột kết hợp (chọn ô đầu tiên trong cột D trong trường hợp của chúng tôi và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống; sau đó bạn cần sao chép dữ liệu từ các cột và nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong cột này và nhấp vào “Dán đặc biệt”. Chọn mục ở bên trái cửa sổ "Giá trị" và bấm phím "ĐƯỢC".
6. Bây giờ bạn có thể xóa các cột ban đầu. Để làm điều này, bạn cần nhấp vào tên của cột B, sau đó nhấn phím Ctrl và làm tương tự với cột C. Điều này là cần thiết để chọn tất cả các cột này. Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Space để chọn toàn bộ cột, sau đó nhấn Ctrl + Shift + Mũi tên Phải, sao chép lựa chọn sang cột liền kề C. Tiếp theo, menu ngữ cảnh mở ra bằng cách nhấp chuột phải vào một trong các mục đã chọn và sau đó bạn cần nhấp vào mục "Xóa bỏ".

Bây giờ tên từ một số cột đã được hợp nhất thành một. Mặc dù mất thời gian nhưng trình tự các hành động rất rõ ràng ngay cả đối với người mới bắt đầu.

Kết nối các cột bằng Notepad

Phương pháp này sẽ mất ít thời gian hơn để hoàn thành so với tùy chọn trước đó và không cần sử dụng công thức. Nhưng nó chỉ thích hợp để kết nối các cột liền kề và cũng như nếu sử dụng một dấu phân tách (ví dụ: chỉ dấu phẩy).

Giả sử chúng ta cần nối các cột giống như trong ví dụ trước. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các hướng dẫn sau:

1. Chọn tất cả các cột được kết nối. Để đạt được nhiệm vụ này, hãy chọn ô B1 và ​​nhấn tổ hợp phím Shift + Mũi tên Phải. Sau đó, vùng chọn cũng sẽ bao phủ ô lân cận C1. Sau đó, bạn cần nhấn tổ hợp Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống để di chuyển vùng chọn đến cuối cột.
2. Chuyển dữ liệu vào khay nhớ tạm (nói cách khác là sao chép chúng). Để thực hiện việc này, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hoặc sử dụng bất kỳ phương pháp nào khác.
3. Khởi chạy chương trình Notepad, chương trình đi kèm với Windows. Nó nằm trong menu Start. Đường dẫn chính xác có thể thay đổi một chút tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành. Nhưng việc tìm kiếm một chương trình không khó trong mọi trường hợp. 
4. Chuyển dữ liệu đã sao chép sang Notepad bằng tổ hợp phím Ctrl + V.
5. Nhấn phím Tab và sao chép ký tự này.
6. Tiếp theo, thay thế ký tự này bằng bất kỳ ký tự nào khác bằng cách sử dụng hộp thoại "Thay thế".
7. Chọn tất cả văn bản, sao chép nó.
8. Quay lại Excel, chỉ chọn một ô (trong trường hợp của chúng tôi là B1) và dán văn bản vào bảng.

Nó vẫn chỉ để đổi tên cột.

Làm thế nào để hợp nhất hai cột trong 4 bước đơn giản?

Để làm điều này:

1. Tải về addon đặc biệt. 
2. Chọn hai cột và chuyển đến tab “Dữ liệu Ablebits.com”. Nhấp vào nút "Hợp nhất các ô".
3. Chọn các tùy chọn hiển thị trong hình.
4. Một vài bước đơn giản và chúng tôi nhận được một kết quả tuyệt vời mà không cần thao tác thêm.

Để kết thúc, chỉ cần đổi tên cột B thành "Họ và Tên" và xóa cột C, cột không cần thiết nữa.