Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel?

Nếu được yêu cầu kể tên ba thành phần quan trọng nhất của Microsoft Excel, bạn sẽ đặt tên cho thành phần nào? Nhiều khả năng là các trang tính mà dữ liệu được nhập, các công thức được sử dụng để thực hiện các phép tính và các biểu đồ mà dữ liệu có bản chất khác có thể được biểu diễn bằng đồ thị.

Tôi chắc chắn rằng mọi người dùng Excel đều biết biểu đồ là gì và cách tạo biểu đồ. Tuy nhiên, có một loại biểu đồ bị che đậy trong sự mù mờ đối với nhiều người - biểu đồ Gantt. Hướng dẫn nhanh này sẽ giải thích các tính năng chính của biểu đồ Gantt, cho bạn biết cách tạo biểu đồ Gantt đơn giản trong Excel, cho bạn biết nơi tải xuống các mẫu biểu đồ Gantt nâng cao và cách sử dụng dịch vụ trực tuyến Quản lý dự án để tạo biểu đồ Gantt.

• Biểu đồ Gantt là gì?
• Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel?
• Các mẫu biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là gì?

biểu đồ Gantt được đặt theo tên của Henry Gantt, một kỹ sư và nhà tư vấn quản lý người Mỹ, người đã đưa ra biểu đồ vào năm 1910. Biểu đồ Gantt trong Excel đại diện cho các dự án hoặc nhiệm vụ dưới dạng một chuỗi các biểu đồ thanh ngang. Biểu đồ Gantt cho thấy cấu trúc được chia nhỏ của dự án (ngày bắt đầu và kết thúc, các mối quan hệ khác nhau giữa các nhiệm vụ trong dự án) và do đó giúp kiểm soát việc thực hiện các nhiệm vụ theo đúng thời gian và theo các tiêu chuẩn đã định.

Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel 2010, 2007 và 2013

Thật không may, Microsoft Excel không cung cấp mẫu biểu đồ Gantt tích hợp sẵn. Tuy nhiên, bạn có thể nhanh chóng tự tạo một biểu đồ bằng chức năng biểu đồ thanh và một chút định dạng.

Hãy làm theo các bước sau một cách cẩn thận và sẽ không mất quá 3 phút để tạo một biểu đồ Gantt đơn giản. Trong các ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang tạo biểu đồ Gantt trong Excel 2010, nhưng điều tương tự cũng có thể được thực hiện trong Excel 2007 và 2013.

Bước 1. Tạo bảng dự án

Trước hết, chúng ta sẽ nhập dữ liệu của dự án vào một trang tính Excel. Viết mỗi nhiệm vụ trên một dòng riêng biệt và xây dựng kế hoạch phân tích dự án bằng cách chỉ định ngày bắt đầu (Ngày bắt đầu), tốt nghiệp (ngày kết thúc) và thời gian (Thời lượng), tức là số ngày cần để hoàn thành nhiệm vụ.

Mẹo: Chỉ các cột cần thiết để tạo biểu đồ Gantt Ngày bắt đầu и Độ dài khóa học. Tuy nhiên, nếu bạn cũng tạo một cột Ngày cuối, thì bạn có thể tính toán thời gian của nhiệm vụ bằng một công thức đơn giản, như trong hình bên dưới:

Bước 2. Xây dựng biểu đồ thanh Excel thông thường dựa trên cơ sở dữ liệu cột "Ngày bắt đầu"

Bắt đầu tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng cách tạo biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau:

• Đánh dấu một phạm vi Bắt đầu ngày cùng với tiêu đề cột, trong ví dụ của chúng tôi, nó là B1:B11. Chỉ cần chọn các ô có dữ liệu chứ không phải toàn bộ cột của trang tính.
• Trên tab Nâng cao Chèn (Chèn) bên dưới Biểu đồ, nhấp vào Chèn biểu đồ thanh (Quán ba).
• Trong menu mở ra, trong nhóm Cai trị (Thanh 2-D) nhấp Xếp chồng theo quy tắc (Thanh xếp chồng lên nhau).

Kết quả là, biểu đồ sau sẽ xuất hiện trên trang tính:

Lưu ý: Một số hướng dẫn khác để tạo biểu đồ Gantt gợi ý rằng trước tiên bạn nên tạo một biểu đồ thanh trống và sau đó điền vào nó với dữ liệu, như chúng ta sẽ làm trong bước tiếp theo. Nhưng tôi nghĩ rằng phương pháp được hiển thị tốt hơn vì Microsoft Excel sẽ tự động thêm một hàng dữ liệu và bằng cách này, chúng tôi sẽ tiết kiệm được một chút thời gian.

Bước 3: Thêm dữ liệu thời lượng vào biểu đồ

Tiếp theo, chúng ta cần thêm một chuỗi dữ liệu nữa vào biểu đồ Gantt trong tương lai.

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong sơ đồ và nhấp vào menu ngữ cảnh Chọn dữ liệu (Chọn Dữ liệu). Một hộp thoại sẽ mở ra Chọn nguồn dữ liệu (Chọn Nguồn Dữ liệu). Như bạn có thể thấy trong hình bên dưới, dữ liệu cột Ngày bắt đầu đã được thêm vào trường Các mục chú giải (hàng) (Mục nhập chú giải (Chuỗi). Bây giờ bạn cần thêm dữ liệu cột tại đây Độ dài khóa học.
2. Ấn nút Thêm (Thêm) để chọn dữ liệu bổ sung (Thời lượng) để hiển thị trên biểu đồ Gantt.
3. Trong cửa sổ đã mở Thay đổi hàng (Chỉnh sửa loạt bài) làm điều này:
   • Trong tạp chí Tên hàng (Tên sê-ri) nhập “Thời lượng” hoặc bất kỳ tên nào khác mà bạn muốn. Hoặc bạn có thể đặt con trỏ vào trường này và sau đó nhấp vào tiêu đề của cột tương ứng trong bảng - tiêu đề được nhấp vào sẽ được thêm làm tên chuỗi cho biểu đồ Gantt.
   • Nhấp vào biểu tượng lựa chọn phạm vi bên cạnh trường Giá trị (Giá trị chuỗi).
4. Cửa sổ hộp thoại Thay đổi hàng (Chỉnh sửa loạt bài) sẽ giảm. Đánh dấu dữ liệu trong một cột Độ dài khóa họcbằng cách nhấp vào ô đầu tiên (trong trường hợp của chúng tôi là D2) và kéo xuống ô dữ liệu cuối cùng (D11). Đảm bảo rằng bạn không vô tình chọn một tiêu đề hoặc một số ô trống.
5. Nhấn lại vào biểu tượng chọn phạm vi. Cửa sổ hộp thoại Thay đổi hàng (Chỉnh sửa chuỗi) sẽ được mở rộng trở lại và các trường sẽ xuất hiện Tên hàng (Tên sê-ri) и Giá trị (Giá trị chuỗi). Bấm OK.
6. Chúng tôi sẽ quay lại cửa sổ một lần nữa Chọn nguồn dữ liệu (Chọn Nguồn Dữ liệu). Bây giờ trong lĩnh vực Các mục chú giải (hàng) (Các Mục Huyền thoại (Loạt) chúng ta thấy một loạt Ngày bắt đầu và một số Độ dài khóa học. Chỉ ấn OKvà dữ liệu sẽ được thêm vào biểu đồ.

Sơ đồ sẽ trông giống như sau:

Bước 4: Thêm mô tả nhiệm vụ vào biểu đồ Gantt

Bây giờ bạn cần hiển thị danh sách các nhiệm vụ ở phía bên trái của sơ đồ thay vì các con số.

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong khu vực vẽ biểu đồ (khu vực có các sọc màu xanh và cam) và trong menu xuất hiện, nhấp vào Chọn dữ liệu (Chọn Dữ liệu) để xuất hiện lại hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu (Chọn Nguồn Dữ liệu).
2. Trong khu vực bên trái của hộp thoại, hãy chọn Ngày bắt đầu Và bấm vào Thay đổi (Chỉnh sửa) trong khu vực bên phải của cửa sổ có tiêu đề Nhãn trục ngang (danh mục) (Nhãn Trục (Danh mục) Ngang).
3. Một hộp thoại nhỏ sẽ mở ra Nhãn trục (Nhãn trục). Bây giờ bạn cần chọn nhiệm vụ theo cách tương tự như trong bước trước, chúng tôi đã chọn dữ liệu về thời gian của nhiệm vụ (cột Durations) - nhấp vào biểu tượng lựa chọn phạm vi, sau đó nhấp vào nhiệm vụ đầu tiên trong bảng và kéo lựa chọn bằng chuột xuống nhiệm vụ cuối cùng. Hãy nhớ rằng tiêu đề cột không nên được đánh dấu. Khi bạn đã hoàn thành việc đó, hãy nhấp lại vào biểu tượng lựa chọn phạm vi để hiển thị hộp thoại.
4. Nhấn đúp OKđể đóng tất cả các hộp thoại.
5. Xóa chú giải biểu đồ - nhấp chuột phải vào nó và nhấp vào menu ngữ cảnh Hủy bỏ (Xóa bỏ).

Tại thời điểm này, biểu đồ Gantt sẽ có mô tả nhiệm vụ ở phía bên trái và trông giống như sau:

Bước 5: Chuyển đổi Biểu đồ thanh sang Biểu đồ Gantt

Ở giai đoạn này, biểu đồ của chúng ta vẫn là biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau. Để làm cho nó trông giống như biểu đồ Gantt, bạn cần phải định dạng nó một cách chính xác. Nhiệm vụ của chúng tôi là xóa các đường màu xanh lam để chỉ các phần màu cam của biểu đồ, biểu thị các nhiệm vụ của dự án, vẫn hiển thị. Về mặt kỹ thuật, chúng tôi sẽ không xóa các đường màu xanh lam, chúng tôi sẽ chỉ làm cho chúng trong suốt và do đó vô hình.

1. Nhấp vào bất kỳ đường màu xanh lam nào trên biểu đồ Gantt, và tất cả chúng sẽ được chọn. Nhấp chuột phải vào lựa chọn và nhấp vào menu ngữ cảnh Định dạng chuỗi dữ liệu (Định dạng chuỗi dữ liệu).
2. Trong hộp thoại xuất hiện, hãy làm như sau:
   • Trong phần Điền (Điền) chọn Không có điền (Không có điền).
   • Trong phần Biên giới (Màu viền) chọn không có dòng (Không Dòng).

Lưu ý: Không đóng hộp thoại này, bạn sẽ cần nó một lần nữa trong bước tiếp theo.

3. Các tác vụ trên biểu đồ Gantt mà chúng tôi đã tạo trong Excel theo thứ tự ngược lại. Chúng tôi sẽ khắc phục điều đó trong giây lát. Nhấp vào danh sách nhiệm vụ ở phía bên trái của biểu đồ Gantt để đánh dấu trục danh mục. Một hộp thoại sẽ mở ra Định dạng trục (Định dạng trục). Trong chuong Thông số trục (Tùy chọn trục) chọn hộp Đảo ngược thứ tự của các danh mục (Các danh mục theo thứ tự ngược lại), sau đó đóng cửa sổ để lưu các thay đổi của bạn.
   • Các nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt theo đúng thứ tự.
   • Ngày trên trục hoành đã di chuyển từ dưới lên trên cùng của biểu đồ.

Biểu đồ trở nên tương tự như biểu đồ Gantt thông thường, phải không? Ví dụ: biểu đồ Gantt của tôi bây giờ trông như thế này:

Bước 6. Tùy chỉnh thiết kế biểu đồ Gantt trong Excel

Biểu đồ Gantt đã thành hình, nhưng bạn có thể thêm một vài điểm hoàn thiện nữa để làm cho nó thực sự phong cách.

1. Xóa không gian trống ở phía bên trái của biểu đồ Gantt

Khi xây dựng biểu đồ Gantt, chúng tôi đã chèn các thanh màu xanh lam vào đầu biểu đồ để hiển thị ngày bắt đầu. Bây giờ khoảng trống vẫn còn ở vị trí của chúng có thể được loại bỏ và các dải nhiệm vụ có thể được di chuyển sang trái, gần trục tung hơn.

• Nhấp chuột phải vào giá trị cột đầu tiên Ngày bắt đầu trong bảng có dữ liệu nguồn, trong menu ngữ cảnh, hãy chọn Định dạng ô > Con số > Tổng Quát (Định dạng Ô> Số> Chung). Ghi nhớ số bạn nhìn thấy trong lĩnh vực này Mâu (Mẫu) là đại diện số của ngày. Trong trường hợp của tôi, con số này 41730. Như bạn đã biết, Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số bằng số ngày ngày 1 tháng 1900 năm XNUMX trước ngày này (trong đó ngày 1 tháng 1900 năm 1 = XNUMX). Bạn không cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào ở đây, chỉ cần nhấp vào hủy bỏ (Hủy bỏ).
• Trên biểu đồ Gantt, hãy nhấp vào bất kỳ ngày nào phía trên biểu đồ. Một cú nhấp chuột sẽ chọn tất cả các ngày, sau đó nhấp chuột phải vào chúng và trong menu ngữ cảnh, hãy nhấp vào Định dạng trục (Định dạng trục).
• Trên menu Thông số trục (Tùy chọn trục) thay đổi tùy chọn Tối thiểu (Tối thiểu) trên Con số (Đã sửa) và nhập số bạn đã nhớ ở bước trước.

2. Điều chỉnh số ngày trên trục của biểu đồ Gantt

Đây, trong hộp thoại Định dạng trục (Định dạng trục) đã được mở ở bước trước, hãy thay đổi các tham số Các sư đoàn chính (Chính hiệp) и Bộ phận trung gian (Đơn vị nhỏ) trong tổng số Con số (Cố định) và nhập các giá trị mong muốn cho các khoảng trên trục. Thông thường, các khung thời gian của các nhiệm vụ trong dự án càng ngắn thì bước phân chia trên trục thời gian càng nhỏ. Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị mỗi ngày thứ hai, hãy nhập 2 cho tham số Các sư đoàn chính (Đơn vị chính). Những cài đặt tôi đã thực hiện - bạn có thể xem trong hình bên dưới:

Mẹo: Thử với các cài đặt cho đến khi bạn nhận được kết quả mong muốn. Đừng sợ làm sai điều gì đó, bạn luôn có thể hoàn nguyên về cài đặt mặc định bằng cách đặt các tùy chọn thành Tự động (Tự động) trong Excel 2010 và 2007 hoặc bằng cách nhấp vào Xóa và làm lại (Đặt lại) trong Excel 2013.

3. Loại bỏ khoảng trống thừa giữa các sọc

Sắp xếp các thanh tác vụ trên biểu đồ gọn gàng hơn và biểu đồ Gantt sẽ trông đẹp hơn.

• Chọn các thanh màu cam của biểu đồ bằng cách nhấp vào một trong số chúng bằng nút chuột trái, sau đó nhấp chuột phải vào nó và trong menu xuất hiện, nhấp vào Định dạng chuỗi dữ liệu (Định dạng chuỗi dữ liệu).
• Trong hộp thoại Định dạng chuỗi dữ liệu (Định dạng chuỗi dữ liệu) đặt thông số thành hàng chồng chéo (Chồng chéo chuỗi) giá trị 100% (thanh trượt di chuyển hết sang bên phải) và cho tham số Giải phóng mặt bằng (Độ rộng khoảng cách) giá trị 0% hoặc gần như 0% (thanh trượt hết cỡ hoặc gần như hoàn toàn sang trái).

Và đây là kết quả của những nỗ lực của chúng tôi - một biểu đồ Gantt đơn giản nhưng khá chính xác trong Excel:

Hãy nhớ rằng biểu đồ Excel được tạo theo cách này rất gần với biểu đồ Gantt thực, trong khi vẫn giữ được tất cả sự tiện lợi của biểu đồ Excel:

• Biểu đồ Gantt trong Excel sẽ thay đổi kích thước khi các tác vụ được thêm vào hoặc xóa bỏ.
• Thay đổi ngày bắt đầu của nhiệm vụ (Ngày bắt đầu) hoặc thời lượng của nó (Thời lượng) và lịch biểu sẽ ngay lập tức phản ánh những thay đổi đã thực hiện.
• Biểu đồ Gantt được tạo trong Excel có thể được lưu dưới dạng hình ảnh hoặc chuyển đổi sang định dạng HTML và xuất bản trên Internet.

KHUYÊN BẢO:

• Tùy chỉnh giao diện của biểu đồ Gantt của bạn bằng cách thay đổi các tùy chọn tô màu, đường viền, bóng đổ và thậm chí sử dụng hiệu ứng 3D. Tất cả các tùy chọn này đều có sẵn trong hộp thoại. Định dạng chuỗi dữ liệu (Định dạng chuỗi dữ liệu). Để gọi cửa sổ này, hãy nhấp chuột phải vào thanh biểu đồ trong khu vực vẽ biểu đồ và nhấp vào menu ngữ cảnh Định dạng chuỗi dữ liệu (Định dạng chuỗi dữ liệu).
• Nếu phong cách thiết kế được tạo dễ chịu, thì biểu đồ Gantt như vậy có thể được lưu trong Excel dưới dạng mẫu và được sử dụng trong tương lai. Để làm điều này, hãy nhấp vào sơ đồ, mở tab xây dựng (Thiết kế) và nhấn Lưu dưới dạng mẫu (Lưu dưới dạng Mẫu).

Tải xuống biểu đồ Gantt mẫu

Mẫu biểu đồ Gantt trong Excel

Như bạn có thể thấy, việc xây dựng một biểu đồ Gantt đơn giản trong Excel hoàn toàn không khó. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một biểu đồ Gantt phức tạp hơn được yêu cầu, trong đó việc đổ bóng của nhiệm vụ phụ thuộc vào tỷ lệ phần trăm hoàn thành của nó và các mốc quan trọng của dự án được biểu thị bằng các đường thẳng đứng? Tất nhiên, nếu bạn là một trong những sinh vật hiếm và bí ẩn mà chúng tôi trân trọng gọi là Excel Guru, thì bạn có thể thử tự vẽ một sơ đồ như vậy.

Tuy nhiên, sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn khi sử dụng các mẫu biểu đồ Gantt được tạo sẵn trong Excel. Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về một số mẫu biểu đồ Gantt quản lý dự án cho các phiên bản Microsoft Excel khác nhau.

Mẫu biểu đồ Gantt của Microsoft Excel 2013

Mẫu biểu đồ Gantt cho Excel này được gọi là Người lập kế hoạch dự án (Người lập kế hoạch dự án Gantt). Nó được thiết kế để theo dõi tiến độ dự án dựa trên các số liệu khác nhau như Kế hoạch bắt đầu (Bắt đầu kế hoạch) и bắt đầu thực tế (Bắt đầu thực tế), Thời lượng dự kiến (Thời lượng kế hoạch) и Thời lượng thực tế (Thời lượng thực tế), cũng như Hoàn thành toàn bộ (Hoàn thành toàn bộ).

Trong Excel 2013, mẫu này có sẵn trên tab Tập tin (Tệp) trong cửa sổ Tạo (Mới). Nếu không có mẫu nào trong phần này, bạn có thể tải xuống từ trang web của Microsoft. Không cần thêm kiến ​​thức để sử dụng mẫu này - hãy nhấp vào nó và bắt đầu.

Biểu đồ mẫu trực tuyến Ganta

Smartsheet.com cung cấp một Trình tạo biểu đồ Gantt trực tuyến tương tác. Mẫu biểu đồ Gantt này cũng đơn giản và sẵn sàng để sử dụng như mẫu trước. Dịch vụ cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày, vì vậy hãy đăng ký bằng tài khoản Google của bạn và bắt đầu tạo biểu đồ Gantt đầu tiên của bạn ngay lập tức.

Quá trình này rất đơn giản: trong bảng bên trái, nhập chi tiết dự án của bạn và khi bảng điền vào, biểu đồ Gantt được tạo ở bên phải.

Mẫu biểu đồ Gantt cho Excel, Google Trang tính và OpenOffice Calc

Tại vertex42.com, bạn có thể tìm thấy các mẫu biểu đồ Gantt miễn phí cho Excel 2003, 2007, 2010 và 2013 cũng sẽ hoạt động với OpenOffice Calc và Google Trang tính. Bạn có thể làm việc với các mẫu này giống như bạn làm với bất kỳ bảng tính Excel thông thường nào. Chỉ cần nhập ngày bắt đầu và thời lượng cho mỗi nhiệm vụ và nhập% hoàn thành vào cột % hoàn thành. Để thay đổi phạm vi ngày được hiển thị trong vùng biểu đồ Gantt, hãy di chuyển thanh trượt trên thanh cuộn.

Và cuối cùng, một mẫu biểu đồ Gantt khác trong Excel để bạn xem xét.

Mẫu biểu đồ Gantt của trình quản lý dự án

Một mẫu biểu đồ Gantt miễn phí khác được cung cấp trên trang web Profionalexcel.com và được gọi là “Biểu đồ Gantt của người quản lý dự án”. Trong mẫu này, có thể chọn chế độ xem (hàng ngày hoặc hàng tuần tiêu chuẩn), tùy thuộc vào thời lượng của các tác vụ được theo dõi.

Tôi hy vọng rằng ít nhất một trong các mẫu biểu đồ Gantt được đề xuất sẽ phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu không, bạn có thể tìm thấy rất nhiều mẫu biểu đồ Gantt khác nhau trên Internet.

Bây giờ bạn đã biết các tính năng chính của biểu đồ Gantt, bạn có thể tiếp tục tìm hiểu nó và tìm hiểu cách tạo biểu đồ Gantt phức tạp của riêng bạn trong Excel để gây ngạc nhiên cho sếp và tất cả đồng nghiệp của bạn 🙂