Nội dung
Bài viết này thảo luận về các cách mà bạn có thể loại bỏ dấu ngắt dòng (ký tự xuống dòng hoặc ngắt dòng) trong tài liệu Excel. Ngoài ra, ở đây bạn sẽ tìm thấy thông tin về cách thay thế nó bằng các ký tự khác. Tất cả các phương pháp đều phù hợp với các phiên bản Excel 2003-2013 và 2016.
Các lý do cho sự xuất hiện của dấu ngắt dòng trong tài liệu rất đa dạng. Nó thường xảy ra khi sao chép thông tin từ một trang web, khi người dùng khác cung cấp cho bạn một sổ làm việc Excel hoàn chỉnh hoặc nếu bạn tự kích hoạt tính năng này bằng cách nhấn các phím Alt + Enter.
Vì vậy, đôi khi do ngắt dòng, rất khó tìm thấy cụm từ và nội dung của cột trông cẩu thả. Đó là lý do tại sao bạn cần đảm bảo rằng tất cả dữ liệu đều nằm trên một dòng. Các phương pháp này rất dễ thực hiện. Sử dụng một trong những bạn thích nhất:
- Loại bỏ tất cả các ngắt dòng theo cách thủ công để đưa dữ liệu trên trang tính 1 trở lại bình thường.
- Loại bỏ các dấu ngắt dòng với các công thức để bắt đầu xử lý thông tin phức tạp hơn.
- Sử dụng macro VBA.
- Loại bỏ các ngắt dòng với Bộ công cụ Văn bản.
Xin lưu ý rằng các thuật ngữ ban đầu “Trả hàng” và “Nguồn cấp dữ liệu” đã được sử dụng khi làm việc trên máy đánh chữ. Ngoài ra, họ còn biểu thị 2 hành động khác nhau. Thông tin thêm về điều này có thể được tìm thấy trên bất kỳ nguồn tài liệu tham khảo nào.
Máy tính cá nhân và các chương trình soạn thảo văn bản được phát triển dựa trên các đặc điểm của máy đánh chữ. Đó là lý do tại sao, để biểu thị ngắt dòng, có 2 ký tự không thể in được: “Vận chuyển trở lại” (hoặc CR, mã 13 trong bảng ASCII) và “Nguồn cấp dữ liệu dòng” (LF, mã 10 trong bảng ASCII). Trên Windows, các ký tự CR + LF được sử dụng cùng nhau, nhưng trên * NIX, chỉ có thể sử dụng LF.
Chú ý: Excel có cả hai tùy chọn. Khi nhập dữ liệu từ tệp .txt hoặc .csv, tổ hợp ký tự CR + LF có nhiều khả năng được sử dụng hơn. Khi sử dụng tổ hợp Alt + Enter, chỉ ngắt dòng (LF) mới được áp dụng. Điều tương tự cũng sẽ xảy ra khi chỉnh sửa tệp nhận được từ một người làm việc trên hệ điều hành * Nix.
Xóa ngắt dòng theo cách thủ công
Ưu điểm: Đây là cách dễ dàng nhất.
Nhược điểm: không có tính năng bổ sung.
Thực hiện theo các bước sau:
- Chọn các ô mà bạn muốn xóa hoặc thay thế dấu ngắt dòng.
- Nhấn Ctrl + H để mở chức năng "Tìm và thay thế".
- Trong tạp chí "Tìm thấy" gõ Ctrl + J, sau đó một chấm nhỏ sẽ xuất hiện trong đó.
- Trên đồng ruộng "Được thay thế bởi" nhập bất kỳ ký tự nào để thay thế cho dấu ngắt dòng. Bạn có thể nhập khoảng trắng để các từ trong ô không hợp nhất. Nếu bạn cần loại bỏ các dấu ngắt dòng, đừng nhập bất kỳ thứ gì vào ô “Được thay thế bởi".
- Nhấn nút "Thay thế tất cả".
Loại bỏ ngắt dòng bằng công thức Excel
Ưu điểm: có thể sử dụng một chuỗi công thức để xử lý dữ liệu phức tạp. Ví dụ: bạn có thể loại bỏ các dấu ngắt dòng và loại bỏ các khoảng trắng thừa.
Ngoài ra, bạn có thể cần phải loại bỏ bọc để làm việc với dữ liệu dưới dạng đối số hàm.
Nhược điểm: bạn cần tạo một cột bổ sung và thực hiện các hành động phụ trợ.
- Thêm một cột phụ ở bên phải. Đặt tên là “dòng 1”.
- Trong ô đầu tiên của cột này (C2), hãy nhập công thức sẽ loại bỏ dấu ngắt dòng. Dưới đây là các kết hợp khác nhau phù hợp cho mọi trường hợp:
- Thích hợp cho hệ điều hành Windows và Unix:
= SUBSTITUTE (SUBSTITUTE (B2, CHAR (13), »»), CHAR (10), »»)
- Công thức này sẽ cho phép bạn thay thế một dấu ngắt dòng bằng một ký tự khác. Trong trường hợp này, dữ liệu sẽ không hợp nhất thành một tổng thể duy nhất và các khoảng trắng không cần thiết sẽ không xuất hiện:
= TRIM (SUBSTITUTE (SUBSTITUTE (B2, CHAR (13), »»), CHAR (10), »,«)
- Nếu bạn cần loại bỏ tất cả các ký tự không in được, bao gồm cả ngắt dòng, công thức sẽ hữu ích:
= SẠCH (B2)
- Sao chép công thức trong các ô khác của cột.
- Nếu cần, dữ liệu từ cột ban đầu có thể được thay thế bằng kết quả cuối cùng:
- Chọn tất cả các ô trong cột C và nhấn Ctrl + C để sao chép dữ liệu.
- Bây giờ chọn ô B2 và nhấn Shift + F10 rồi nhấn V.
- Loại bỏ cột thừa.
Macro VBA để loại bỏ ngắt dòng
Ưu điểm: Sau khi được tạo, một macro có thể được sử dụng lại trong bất kỳ sổ làm việc nào.
Nhược điểm: Nó là cần thiết để hiểu VBA.
Macro thực hiện rất tốt việc loại bỏ các ngắt dòng khỏi tất cả các ô trên trang tính đang hoạt động.
Xóa ngắt dòng bằng Bộ công cụ văn bản
Nếu bạn sử dụng Bộ công cụ văn bản hoặc Bộ cuối cùng cho Excel, bạn sẽ không phải mất thời gian cho bất kỳ thao tác nào.
Tất cả bạn cần làm:
- Chọn các ô mà bạn muốn xóa dấu ngắt dòng.
- Trên ruy-băng Excel, hãy chuyển đến tab “Dữ liệu Ablebits”, sau đó đến tùy chọn “Nhóm văn bản ” và bấm vào nút "Đổi" .
- Trên bảng điều khiển “Chuyển đổi văn bản” chọn nút radio “Chuyển ngắt dòng thành “, đi vào "Thay thế" trong lĩnh vực này và nhấp vào "Đổi".
Ở đây, mỗi ngắt dòng được thay thế bằng khoảng trắng, vì vậy bạn cần đặt con trỏ chuột vào trường và nhấn phím Enter.
Khi sử dụng các phương pháp này, bạn sẽ nhận được một bảng với dữ liệu được sắp xếp gọn gàng.
