Nhập dữ liệu từ OneDrive và SharePoint vào Power Query / BI

Nếu bạn hoặc công ty của bạn lưu trữ dữ liệu trong đám mây OneDrive hoặc trong cổng công ty SharePoint, việc kết nối trực tiếp với dữ liệu đó bằng Power Query trong Excel hoặc từ Power BI có thể là một thách thức đáng ngạc nhiên.

Khi tôi từng đối mặt với một vấn đề tương tự, tôi đã rất ngạc nhiên khi thấy rằng không có cách nào "hợp pháp" để giải quyết nó. Vì một số lý do, danh sách các nguồn dữ liệu có sẵn trong Excel và thậm chí trong Power BI (nơi tập hợp các trình kết nối theo truyền thống rộng hơn) vì một số lý do không bao gồm khả năng kết nối với tệp và thư mục OneDrive.

Vì vậy, tất cả các tùy chọn được cung cấp dưới đây, ở mức độ này hay mức độ khác, là "nạng" yêu cầu một "hoàn thiện với một tập tin" nhỏ nhưng thủ công. Nhưng những chiếc nạng này có một điểm cộng lớn - chúng có tác dụng 🙂

Vấn đề là gì?

Một giới thiệu ngắn cho những người đã trải qua 20 năm hôn mê không có trong chủ đề.

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft có một số loại:

• OneDrive Cá nhân - dành cho người dùng thông thường (không phải công ty). Họ cung cấp cho bạn 5GB miễn phí + dung lượng bổ sung với một khoản phí nhỏ hàng tháng.
• OneDrive cho doanh nghiệp - tùy chọn cho người dùng doanh nghiệp và người đăng ký Office 365 với dung lượng khả dụng lớn hơn nhiều (từ 1TB trở lên) và các tính năng bổ sung như lưu trữ phiên bản, v.v.

Một trường hợp đặc biệt của OneDrive for Business đang lưu trữ dữ liệu trên cổng thông tin công ty SharePoint - trong trường hợp này, OneDrive trên thực tế là một trong những thư viện của SharePoint'a.

Các tệp có thể được truy cập thông qua giao diện web (trang https://onedrive.live.com hoặc trang SharePoint của công ty) hoặc bằng cách đồng bộ hóa các thư mục đã chọn với PC của bạn:

Thông thường các thư mục này được lưu trữ trong hồ sơ người dùng trên ổ C - đường dẫn đến chúng trông giống như C: Người dùngTên đăng nhập (Username)OneDrive). Một chương trình đặc biệt giám sát mức độ liên quan của các tệp và đồng bộ hóa tất cả các thay đổi - АOneDrive quý ông (đám mây xanh lam hoặc xám ở góc dưới bên phải của màn hình):

Và bây giờ là điều chính.

Nếu chúng ta cần tải dữ liệu từ OneDrive sang Excel (thông qua Power Query) hoặc Power BI, thì tất nhiên chúng ta có thể chỉ định các tệp và thư mục cục bộ sẽ được đồng bộ hóa dưới dạng nguồn theo cách thông thường thông qua Lấy dữ liệu - Từ tệp - Từ sách / Từ thư mục (Lấy dữ liệu - Từ tệp - Từ sổ làm việc / Thư mục)Nhưng nó sẽ không phải là một liên kết trực tiếp đến đám mây OneDrive.

Có nghĩa là, trong tương lai, khi thay đổi, chẳng hạn như các tệp trong đám mây của người dùng khác, chúng tôi cần phải đồng bộ hóa trước (điều này xảy ra trong một thời gian dài và không phải lúc nào cũng thuận tiện) và chỉ sau đó cập nhật truy vấn của chúng tôi Power Query hoặc Model trong Power BI.

Đương nhiên, câu hỏi đặt ra: làm thế nào để nhập dữ liệu trực tiếp từ OneDrive / SharePoint để dữ liệu được tải trực tiếp từ đám mây?

Tùy chọn 1: Kết nối với sách từ OneDrive for Business hoặc SharePoint

1. Chúng tôi mở sách trong Excel - bản sao cục bộ từ thư mục OneDrive được đồng bộ hóa dưới dạng tệp thông thường. Hoặc mở trang web trước trong Excel Online, sau đó bấm vào nút Mở trong Excel (Mở trong Excel).
2. Truy cập Chi tiết tệp (Nộp thông tin)
3. Sao chép đường dẫn đám mây vào sách bằng nút sao chép đường dẫn (Sao chép đường dẫn) trong tiêu đề:

   

4. Trong một tệp Excel khác hoặc trong Power BI, nơi bạn muốn điền dữ liệu, hãy chọn các lệnh Nhận dữ liệu - Từ Internet (Lấy dữ liệu - Từ web) và dán đường dẫn đã sao chép vào trường địa chỉ.
5. Xóa ở cuối đường dẫn ? web = 1 và click vào OK:

   

6. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn phương thức ủy quyền Tài khoản tổ chức (Tài khoản tổ chức) và bấm vào nút Đăng nhập (Đăng nhập):

   

   Nhập mật khẩu đăng nhập đang hoạt động của chúng tôi hoặc chọn một tài khoản công ty từ danh sách xuất hiện. Nếu bạn làm đúng mọi thứ, thì dòng chữ Đăng nhập nên thay đổi thành Đăng nhập với tư cách người dùng khác (Đăng nhập bằng tài khoản người dùng khác).
   

7. Nhấn nút liên quan (Kết nối).
   

Sau đó, mọi thứ giống như với việc nhập sách thông thường - chúng tôi chọn các trang tính cần thiết, bảng thông minh để nhập, v.v.

Tùy chọn 2: Kết nối với tệp từ OneDrive Personal

Để kết nối với sách trong đám mây OneDrive cá nhân (không phải của công ty), cách tiếp cận sẽ khác:

1. Chúng tôi mở nội dung của thư mục mong muốn trên trang web OneDrive và tìm tệp đã nhập.
2. Nhấp chuột phải vào nó và chọn lệnh Giới thiệu (Nhúng) hoặc chọn tệp và chọn một lệnh tương tự trong menu trên cùng:

   

3. Trong bảng điều khiển xuất hiện ở bên phải, hãy nhấp vào nút Tạo và sao chép mã đã tạo:

   

4.  Dán mã đã sao chép vào Notepad và "hoàn tất bằng một tệp":
   
   • Xóa mọi thứ ngoại trừ liên kết trong dấu ngoặc kép
     
   • Xóa khối cid = XXXXXXXXXXXX &
   • Từ có thể thay thế nhúng on tải về
   Do đó, mã nguồn sẽ trông như thế này:

   

5. Sau đó, mọi thứ giống như trong phương pháp trước. Trong một tệp Excel khác hoặc trong Power BI, nơi bạn muốn điền dữ liệu, hãy chọn các lệnh Nhận dữ liệu - Từ Internet (Lấy dữ liệu - Từ web), dán đường dẫn đã chỉnh sửa vào trường địa chỉ và nhấp vào OK.
6. Khi cửa sổ ủy quyền xuất hiện, hãy chọn tùy chọn Windows và, nếu cần, hãy nhập mật khẩu đăng nhập từ OneDrive.
   

Tùy chọn 3: Nhập nội dung của toàn bộ thư mục từ OneDrive for Business

Nếu bạn cần điền vào Power Query hoặc Power BI nội dung của không phải một tệp mà là toàn bộ thư mục cùng một lúc (ví dụ: với các báo cáo), thì cách tiếp cận sẽ đơn giản hơn một chút:

1. Trong Explorer, bấm chuột phải vào thư mục đồng bộ cục bộ mà chúng tôi quan tâm trong OneDrive và chọn Xem tại chỗ (Xem trực tuyến).
2. Trong thanh địa chỉ của trình duyệt, sao chép phần đầu của địa chỉ - cho đến từ / _bố cục:

   

3. Trong sổ làm việc Excel nơi bạn muốn tải dữ liệu hoặc trong báo cáo Power BI Desktop, hãy chọn các lệnh Lấy dữ liệu - Từ tệp - Từ thư mục SharePoint (Lấy dữ liệu - Từ tệp - Từ thư mục SharePoint):

   

   Sau đó, dán đoạn đường dẫn đã sao chép vào trường địa chỉ và nhấp vào OK:

   

   Nếu cửa sổ ủy quyền xuất hiện, hãy chọn loại Tài khoản Microsoft (Tài khoản Microsoft), nhấn nút Đăng nhập (Đăng nhập)và sau đó, sau khi đăng nhập thành công, trên nút liên quan (Kết nối):

   

4. Sau đó, tất cả các tệp từ SharePoint được yêu cầu và tải xuống và cửa sổ xem trước xuất hiện, nơi bạn có thể nhấp vào một cách an toàn Chuyển đổi dữ liệu (Chuyển đổi dữ liệu).
   
5. Việc chỉnh sửa thêm danh sách tất cả các tệp và việc hợp nhất chúng đã diễn ra trong Power Query hoặc Power BI theo cách tiêu chuẩn. Để chỉ thu hẹp vòng kết nối tìm kiếm vào thư mục chúng ta cần, bạn có thể sử dụng bộ lọc theo cột Folder Path (1) và sau đó mở rộng toàn bộ nội dung của các tệp được tìm thấy bằng cách sử dụng nút trong cột Nội dung (2):

   

• Lắp ráp các bảng từ các tệp khác nhau bằng Power Query
• Power Query, Power Pivot, Power BI là gì và cách chúng có thể giúp bạn
• Thu thập dữ liệu từ tất cả các trang của cuốn sách vào một bảng