Nội dung
CSV là một ký hiệu cho một định dạng tài liệu văn bản được sử dụng để hiển thị dữ liệu dạng bảng. Các tệp có phần mở rộng này được sử dụng để trao đổi thông tin nhất định giữa các chương trình máy tính. Để xem hoặc chỉnh sửa tệp CSV, không phải tiện ích nào cũng phù hợp. Việc nhấp đúp thông thường thường dẫn đến hiển thị dữ liệu không chính xác. Để có được dữ liệu chính xác và khả năng thực hiện thay đổi, bạn có thể sử dụng Excel.
Các cách mở tệp CSV trong Excel
Trước khi cố gắng mở các tài liệu có phần mở rộng như vậy, bạn cần hiểu chúng là gì. Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) - từ “giá trị được phân tách bằng dấu phẩy” trong tiếng Anh. Bản thân tài liệu sử dụng hai loại dấu phân tách, tùy thuộc vào phiên bản ngôn ngữ của chương trình:
- Đối với ngôn ngữ – một dấu chấm phẩy.
- Đối với phiên bản tiếng Anh - dấu phẩy.
Khi lưu tệp CSV, một mã hóa nhất định sẽ được áp dụng, do đó, trong quá trình mở tệp, có thể xảy ra sự cố liên quan đến việc hiển thị thông tin không chính xác. Mở tài liệu bằng Excel với một cú nhấp đúp chuột tiêu chuẩn, nó sẽ chọn một bảng mã tùy ý để giải mã. Nếu nó không khớp với mã đã mã hóa thông tin trong tệp, dữ liệu sẽ được hiển thị bằng các ký tự không đọc được. Một vấn đề khác có thể xảy ra là dấu phân cách không khớp, ví dụ, nếu tệp được lưu trong phiên bản tiếng Anh của chương trình, nhưng được mở bằng hoặc ngược lại.
Để tránh những sự cố này, bạn cần biết cách mở tệp CSV bằng Excel đúng cách. Có ba phương pháp cần được xem xét chi tiết hơn.
Sử dụng Trình hướng dẫn Văn bản
Excel có nhiều công cụ tích hợp, một trong số đó là Trình hướng dẫn Văn bản. Nó có thể được sử dụng để mở tệp CSV. Thủ tục:
- Bạn cần mở chương trình. Thực hiện chức năng tạo trang tính mới.
- Chuyển đến tab "Dữ liệu".
- Nhấp vào nút "Lấy dữ liệu bên ngoài". Trong số các tùy chọn có sẵn, hãy chọn “Từ văn bản”.
- Qua cửa sổ mở ra, bạn cần tìm tệp cần thiết, nhấp vào nút “Nhập”.
- Một cửa sổ mới sẽ mở ra với cài đặt Trình hướng dẫn Văn bản. Trên tab chỉnh sửa định dạng dữ liệu, hãy chọn hộp bên cạnh “Được phân cách”. Bạn cần tự chọn định dạng tùy thuộc vào cách mã hóa đã được sử dụng khi mã hóa tài liệu. Các định dạng phổ biến nhất là Unicode, Cyrillic.
- Trước khi nhấp vào nút “Tiếp theo”, ở cuối trang, bạn có thể thực hiện xem trước để xác định mức độ chính xác của định dạng được chọn, cách dữ liệu được hiển thị.
- Sau khi kiểm tra và nhấp vào nút “Tiếp theo”, một trang sẽ mở ra mà bạn cần đặt loại dấu phân tách (dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy). Nhấp vào nút “Tiếp theo” một lần nữa.
- Trong cửa sổ xuất hiện, bạn cần chọn phương thức nhập thông tin, nhấp vào “OK”.
Quan trọng! Phương pháp mở tệp CSV này cho phép bạn lưu chiều rộng của các cột riêng lẻ, tùy thuộc vào thông tin mà chúng được điền.
Bằng cách nhấp đúp hoặc chọn một ứng dụng từ máy tính
Các cách dễ nhất để mở tệp CSV. Chúng chỉ thích hợp để sử dụng nếu tất cả các hành động với tài liệu (tạo, lưu, mở) được thực hiện bởi cùng một phiên bản của chương trình. Nếu Excel ban đầu được cài đặt dưới dạng một chương trình sẽ mở tất cả các tệp có định dạng này, chỉ cần bấm đúp vào tài liệu. Nếu chương trình không được chỉ định theo mặc định, bạn cần thực hiện một số hành động:
- Nhấp chuột phải vào tài liệu và chọn “Mở bằng” từ menu xuất hiện.
- Lựa chọn tiêu chuẩn sẽ được trình bày. Nếu không có tiện ích phù hợp, bạn sẽ phải tìm Excel trong tab “Chọn ứng dụng khác”.
Chỉ có thể hiển thị chính xác dữ liệu với tỷ lệ mã hóa, phiên bản chương trình.
Không phải lúc nào cũng được tìm thấy Excel trong tab “Chọn ứng dụng khác”. Trong trường hợp này, bạn phải nhấp vào nút "Tìm ứng dụng khác trên máy tính này". Sau đó, bạn cần tìm chương trình cần thiết theo vị trí của nó, nhấp vào nút “OK”.
Một cách hiệu quả khác để mở tệp CSV. Thủ tục:
- Mở Excel.
- Nhấp vào nút "Mở".
- Kích hoạt trình khám phá thông qua chức năng “Duyệt qua”.
- Chọn định dạng "Tất cả các tệp".
- Nhấp vào nút "Mở".
Ngay sau đó, “Trình hướng dẫn nhập văn bản” sẽ mở ra. Nó phải được cấu hình như mô tả trước đó.
Kết luận
Bất kể định dạng tệp CSV phức tạp đến đâu, với mã hóa và phiên bản chương trình phù hợp, chúng có thể được mở bằng Excel. Nếu sau khi mở bằng một cú nhấp đúp, một cửa sổ xuất hiện với nhiều ký tự không thể đọc được, bạn nên sử dụng Trình hướng dẫn Văn bản.