Nội dung
Nhiều người mới làm quen với Excel quen thuộc với vấn đề là vô cùng bất tiện khi đặt một lượng lớn thông tin trong các ô, không có chỗ nào để lại ghi chú cho bản thân trong tương lai. Trên thực tế, làm điều này mà không vi phạm sự xuất hiện chung của bảng là khá đơn giản. Đó là những gì ghi chú dành cho.
Làm việc với Notes
Ghi chú là đơn thuốc bổ sung cho các ô đã chọn. Thông thường, chúng là dạng văn bản và chứa một nhận xét cụ thể của một trong những tác giả của bảng. Ngoài văn bản, bạn có thể thêm hình ảnh vào trường xuất hiện. Tuy nhiên, để đính kèm nhận xét hoặc hình ảnh mong muốn vào một ô, bạn cần học cách tạo các dấu văn bản đơn giản, xem và chỉnh sửa chúng.. Sau đó, bạn có thể tiến hành cài đặt nâng cao.
Sáng tạo
Quá trình tạo ghi chú khá đơn giản và bao gồm một số bước:
- Chọn một ô từ bảng bằng chuột. Nhấp chuột phải vào nó.
- Từ menu ngữ cảnh xuất hiện, hãy chọn chức năng “Chèn ghi chú”.
- Sau đó, một trường trống sẽ bật lên ở bên cạnh ô đã chọn. Dòng trên cùng sẽ bị chiếm bởi tên người dùng mặc định.
Bạn có thể nhập bất kỳ thông tin văn bản nào vào trường miễn phí. Để ẩn một bình luận, bạn cần nhấp chuột phải vào ô, chọn chức năng “Ẩn bình luận”. Sau đó, nó sẽ có sẵn để đọc tại liên kết được chỉ ra bởi góc màu đỏ.
Đánh giá
Bạn có thể xem các nhận xét cho các ô khác nhau bằng cách di chuột qua từng ô trong số chúng bằng con trỏ chuột. Sau đó, văn bản có ghi chú sẽ tự động bật lên. Để làm cho trường nhận xét biến mất, bạn cần di chuyển con trỏ đến một nơi khác.
Lời khuyên chuyên gia! Nếu bảng lớn và có nhiều ghi chú gắn với các ô khác nhau, bạn có thể chuyển đổi giữa chúng thông qua tab "Xem lại". Đối với điều này, các nút "Trước" và "Tiếp theo" là nhằm mục đích.
Chỉnh sửa
Khá thường xuyên có những tình huống khi cần thay đổi nội dung của cửa sổ để nhận xét bổ sung. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách làm theo một số bước:
- Ban đầu bấm vào ô có văn bản ẩn bằng nút chuột phải.
- Trong danh sách xuất hiện, hãy chọn chức năng “Chỉnh sửa ghi chú”.
- Một cửa sổ sẽ mở ra, qua đó bạn có thể chỉnh sửa văn bản, thêm ảnh vào đó, tăng hoặc giảm trường nhận xét.
Bạn có thể hoàn tất cài đặt bằng cách nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng bên ngoài trường để có thêm văn bản.
Một tùy chọn khác để chỉnh sửa nhận xét ô là thông qua tab Xem lại. Tại đây, bạn cần tìm một bộ công cụ để ghi chú và nhấp vào nút “Chỉnh sửa”.
Thêm hình ảnh
Một trong những tính năng thú vị của ghi chú trong Excel là việc bổ sung các hình ảnh sẽ bật lên khi bạn di chuột qua các ô đã chọn. Để thêm hình ảnh, bạn cần thực hiện một số hành động:
- Ban đầu, bạn cần thêm chữ ký bổ sung trong ô đã chọn.
- Chuyển đến quá trình chỉnh sửa ghi chú, hướng con trỏ chuột đến một trong các đường viền ô. Điều quan trọng là phải hướng nó đến nơi mà biểu tượng có bốn mũi tên sẽ xuất hiện, chúng sẽ phân ra theo các hướng khác nhau.
- Bạn cần nhấp chuột phải vào biểu tượng này, chọn chức năng “Định dạng ghi chú” từ menu xuất hiện.
- Một cửa sổ để chỉnh sửa thông tin sẽ xuất hiện trước người dùng. Bạn sẽ tìm thấy tab “Màu sắc và Đường kẻ” và chuyển sang tab đó.
- Nhấp vào danh sách thả xuống có tên “Màu sắc”, ở cuối danh sách xuất hiện, chọn chức năng “Phương pháp tô màu”.
- Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện trong đó bạn cần chuyển đến tab “Vẽ”. Bên trong tab này, nhấp vào nút có cùng tên.
- Cửa sổ “Chèn hình ảnh” sẽ xuất hiện, trong đó bạn cần chọn một trong ba tùy chọn: tải hình ảnh lên từ OneDrive, tìm kiếm hình ảnh bằng Bing, tải hình ảnh lên từ máy tính. Cách dễ nhất là tải lên từ máy tính chứa tài liệu.
- Khi một hình ảnh được chọn, nó sẽ tự động chuyển sang cửa sổ trước đó, nơi hình ảnh đã chọn sẽ được hiển thị. Ở đây bạn cần chọn hộp bên cạnh chức năng “Giữ tỷ lệ của hình ảnh”.
- Sau khi nhấp vào nút “OK”, cửa sổ định dạng ghi chú ban đầu sẽ mở ra. Ở giai đoạn này, bạn cần gắn ghi chú có hình ảnh vào ô đã chọn ban đầu. Để thực hiện việc này, bạn cần chuyển đến tab “Bảo vệ”, bỏ chọn hộp bên cạnh “Đối tượng được bảo vệ”.
- Tiếp theo, bạn cần chuyển đến tab “Thuộc tính”, chọn hộp bên cạnh mục để di chuyển và thay đổi các đối tượng cùng với các ô. Nhấp vào nút “OK”.
Để phóng to bức tranh, cần phải kéo dài trường ghi chú chung theo các hướng khác nhau.
Xóa ghi chú
Xóa chữ ký đã thêm dễ dàng hơn so với việc cài đặt một chữ ký mới hoặc chỉnh sửa nó. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào ô có mô tả bổ sung. Từ menu bật lên, kích hoạt lệnh "Xóa ghi chú".
Cách thứ hai để xóa nhãn bổ sung cho ô đã chọn là thông qua chức năng "Xem lại". Trước khi chọn tùy chọn này, bạn phải đánh dấu ô bằng chuột. Cuối cùng, nhấp vào nút xóa thông tin bổ sung.
Cách ký ghi chú trong Excel
Nếu trong một tài liệu Excel được chia sẻ, tất cả các chỉnh sửa bổ sung trên các ô được viết bởi những người dùng khác nhau mà không có chữ ký cá nhân, sẽ cực kỳ khó khăn để tìm tác giả của một số mục nhập nhất định. Phần chú thích của ghi chú cho phép bạn sắp xếp dữ liệu. Để để nó ở trên một chỉnh sửa nhất định đối với một ô, bạn cần thực hiện một số hành động:
- Chọn một trong các mục menu chính "Tệp".
- Đi tới "Cài đặt".
- Chuyển đến tab "Chung".
- Một trường miễn phí sẽ xuất hiện ở cuối trang, trong đó bạn phải nhập tên của người dùng đã để lại nhận xét trên ô đó.
Cách tìm ghi chú trong Excel
Nếu tài liệu rất lớn, có thể xảy ra tình huống bạn cần nhanh chóng tìm một bình luận cụ thể. Làm cho nó có thể. Hướng dẫn tìm mô tả hoặc nhãn được yêu cầu:
- Chuyển đến tab "Trang chủ".
- Chuyển đến phần "Tìm và chọn".
- Nhấp vào nút "Cài đặt".
- Tìm tùy chọn để chọn “Phạm vi tìm kiếm”.
- Đặt giá trị thành Ghi chú.
- Nhấp vào nút "Tìm tất cả".
Sau đó, một danh sách với các ô theo thông số đã thiết lập sẽ xuất hiện trước người dùng.
Hiển thị và ẩn ghi chú
Nếu muốn, bạn có thể ẩn hoàn toàn các ghi chú để chúng không dễ thấy khi đọc tài liệu chính, hoặc tắt chức năng ẩn nếu nó đã được kích hoạt trước đó. Để làm điều này, bạn cần làm theo một số bước đơn giản:
- Chuyển đến cài đặt chung trên tab “Tệp”, sau đó đến “Tùy chọn”, chuyển đến phần “Nâng cao”.
- Tìm phần "Màn hình".
- Chọn hộp bên cạnh chức năng “Ghi chú và chỉ báo”.
- Nhấp vào nút “OK”. Sau đó, các ghi chú ẩn sẽ luôn được hiển thị. Để ẩn hoàn toàn chúng, bạn cần chọn hộp bên cạnh chức năng “Không có ghi chú, không có chỉ báo”.
Lời khuyên chuyên gia! Excel có tùy chọn để chỉ hiển thị các nhận xét riêng lẻ. Để kích hoạt tính năng này, bạn phải nhấp chuột phải vào ô có mô tả bổ sung, nhấp vào nút “Hiển thị ghi chú”. Vì vậy, chúng sẽ chỉ được hiển thị vĩnh viễn trên các ô đã chọn. Thông qua cùng một menu ngữ cảnh, bạn hoàn toàn có thể ẩn đoạn mô tả ngắn ở những nơi cần thiết.
Sao chép ghi chú sang các ô khác
Nếu một ghi chú đã được tạo, bạn có thể sao chép nó vào một ô khác để không viết lại văn bản. Để làm điều này, hãy làm theo một hướng dẫn đơn giản:
- Bấm chuột phải để chọn ô trong tài liệu có đính kèm mô tả ngắn gọn hoặc sửa đổi.
- Từ menu bật lên, chọn chức năng “Sao chép”.
- Tìm ô mà bạn muốn liên kết ghi chú đã sao chép, chọn nó bằng cách nhấp vào nút chuột trái.
- Chuyển đến tab “Trang chủ”, sau đó chọn “Bảng tạm”, nhấp vào nút “Dán”.
- Một danh sách các lệnh sẽ xuất hiện trước mặt người dùng. Điểm quan tâm là "Dán đặc biệt". Sau khi nhấp vào nó, một cửa sổ riêng cho cài đặt sẽ bật lên, nơi bạn cần đánh dấu vào hộp bên cạnh ghi chú. Nó vẫn để lưu các thay đổi bằng cách nhấp vào “OK”.
Cách in một tờ ghi chú
Nếu bạn không thực hiện các điều chỉnh nhất định, theo mặc định, tài liệu Excel được in mà không có ghi chú. Để thêm chúng vào bản in, bạn cần định cấu hình chương trình:
- Chuyển đến phần “Bố cục Trang”.
- Đi tới tab “Thiết lập Trang”, sau đó nhấp vào “Tiêu đề In”.
- Một cửa sổ với các mục riêng lẻ để in sẽ mở ra. Đối diện với từ “Ghi chú”, bạn có thể thêm chúng vào bản in hoặc hủy hành động này.
Lời khuyên chuyên gia! Khi thêm ghi chú để in, có hai tùy chọn để hiển thị chúng trên tài liệu đã in. Nếu bạn chọn “Ở cuối trang tính” - chúng sẽ xuất hiện ở cuối trang. Bạn có thể chọn tùy chọn “Như trên trang tính” - các ghi chú sẽ được in khi chúng xuất hiện trong phiên bản điện tử của tài liệu.
Thay đổi tên người dùng khi tạo ghi chú
Khi làm việc trong Excel với tính năng chia sẻ được bật, khi bạn tạo ghi chú, chúng không được cung cấp tên của người dùng để lại ghi chú. Để thay đổi nó thành biệt hiệu của riêng bạn, bạn cần làm theo một số bước sau:
- Ở góc trên bên trái, nhấp vào tab "Tệp".
- Đi tới phần “Cài đặt”, “Chung”.
- Chọn “Tên người dùng” từ menu xuất hiện.
- Một trường miễn phí sẽ mở ra trước mặt người dùng, trong đó cần phải viết ra tên mong muốn.
Ví dụ về việc sử dụng ghi chú trong Excel
Để hiểu mức độ hữu ích của các nhận xét ô bổ sung trong bảng tính Excel, bạn nên xem xét một số ví dụ thực tế từ kinh nghiệm của những người dùng khác:
- Khi nhân viên của một công ty có cơ sở công việc chung được ghi lại trong tài liệu Excel, các đồng nghiệp làm việc trên cùng một trang trong ca làm việc có thể để lại nhận xét như người giao ca, đưa ra hướng dẫn, trao đổi thông tin nhất định.
- Vị trí của ảnh - nếu bảng chứa dữ liệu về những người nhất định, ảnh của bất kỳ mặt hàng nào, nếu nó liên quan đến việc lưu trữ, bán của họ.
- Giải thích các công thức sẽ đơn giản hóa các phép tính, các phép tính hơn nữa.
Nếu bạn để lại nhận xét đúng cách - để chúng xuất hiện vào đúng thời điểm và không ảnh hưởng đến công việc của người dùng khác, bạn có thể tăng đáng kể năng suất công việc liên quan đến bảng trong Excel.
Video hướng dẫn ghi chú trong Excel
Các hướng dẫn trên sẽ giúp bạn hiểu cơ bản về tạo, chỉnh sửa, xem, cài đặt nâng cao nhận xét cho các ô trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn, khó khăn với một số thao tác liên quan đến các ghi chú, thì nên xem các video đào tạo. Chúng chứa các hướng dẫn từng bước để thực hiện các thao tác khác nhau với nhận xét ô.
Kết luận
Tạo, chỉnh sửa và xem nhận xét trên các ô khác nhau trong Excel không khó như thoạt nhìn có thể thấy. Sẽ rất hữu ích nếu có những kỹ năng như vậy không chỉ đối với những người làm việc trong các tổ chức lớn, theo dõi điều gì đó bằng bảng mà còn cho những người dùng đơn lẻ làm việc trong Excel cho chính họ. Chúng ta không được quên rằng trong trường ghi chú, bạn có thể thêm không chỉ văn bản mà còn cả hình ảnh, điều này làm tăng tính hữu ích của chúng trong công việc.