Chức năng AutoFilter trong Excel. Ứng dụng và cài đặt

Khi bạn cần tìm một hoặc nhiều hàng trong một bảng lớn, bạn phải dành nhiều thời gian để cuộn qua trang tính và tìm kiếm các ô phù hợp bằng mắt. Bộ lọc Microsoft Excel tích hợp sẵn giúp bạn dễ dàng tìm thấy dữ liệu giữa nhiều ô. Hãy cùng tìm hiểu cách bật và tắt bộ lọc tự động cũng như phân tích các khả năng mà nó mang lại cho người dùng.

Cách bật AutoFilter trong Excel

Có một số cách để bắt đầu sử dụng tùy chọn này. Chúng ta hãy phân tích rõ ràng từng người trong số họ. Kết quả của việc bật bộ lọc sẽ là sự xuất hiện của một nút vuông có mũi tên bên cạnh mỗi ô trong tiêu đề bảng.

1. Tab Trang chủ chứa một số phần. Trong số đó - "Chỉnh sửa", và bạn cần chú ý đến nó.
2. Chọn ô mà bộ lọc sẽ được đặt, sau đó nhấp vào nút “Sắp xếp và lọc” trong phần này.
3. Một menu nhỏ sẽ mở ra nơi bạn cần chọn mục "Bộ lọc".

1. Phương pháp thứ hai yêu cầu một tab khác trong menu Microsoft Excel - nó được gọi là "Dữ liệu". Nó có một phần riêng để phân loại và bộ lọc.
2. Một lần nữa, nhấp vào ô mong muốn, mở "Dữ liệu" và nhấp vào nút "Bộ lọc" có hình ảnh của một cái phễu.

Quan trọng! Bạn chỉ có thể sử dụng bộ lọc nếu bảng có tiêu đề. Đặt bộ lọc trên bảng không có tiêu đề sẽ dẫn đến mất dữ liệu ở hàng trên cùng - chúng sẽ biến mất khỏi chế độ xem.

Thiết lập bộ lọc theo dữ liệu bảng

Bộ lọc thường được sử dụng trong các bảng lớn. Nó là cần thiết để xem nhanh các dòng của một danh mục, tạm thời tách chúng khỏi thông tin khác.

1. Bạn chỉ có thể lọc dữ liệu theo dữ liệu cột. Mở menu bằng cách nhấp vào mũi tên trong tiêu đề của cột đã chọn. Một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện để sắp xếp dữ liệu.
2. Để bắt đầu, hãy thử điều đơn giản nhất - xóa một vài dấu kiểm, chỉ để lại một dấu.
3. Do đó, bảng sẽ chỉ bao gồm các hàng chứa giá trị đã chọn.
4. Biểu tượng hình phễu sẽ xuất hiện bên cạnh mũi tên, cho biết rằng bộ lọc đã được bật.

Việc sắp xếp cũng được thực hiện bởi các bộ lọc văn bản hoặc số. Chương trình sẽ để lại các dòng trên trang tính đáp ứng các yêu cầu đã thiết lập. Ví dụ: bộ lọc văn bản “bằng với” phân tách các hàng của bảng bằng từ được chỉ định, “không bằng” hoạt động ngược lại - nếu bạn chỉ định một từ trong cài đặt, sẽ không có hàng nào với từ đó. Có các bộ lọc văn bản dựa trên chữ cái đầu hoặc chữ cái kết thúc.

Các số có thể được sắp xếp theo các bộ lọc “lớn hơn hoặc bằng”, “nhỏ hơn hoặc bằng”, “giữa”. Chương trình có thể đánh dấu 10 số đầu tiên, chọn dữ liệu trên hoặc dưới giá trị trung bình. Danh sách đầy đủ các bộ lọc cho thông tin văn bản và số:

Nếu các ô được tô bóng và mã màu được đặt, khả năng sắp xếp theo màu sẽ mở ra. Các ô có màu đã chọn sẽ di chuyển lên trên cùng. Bộ lọc theo màu cho phép bạn để lại trên các hàng màn hình có các ô được tô màu trong bóng râm được chọn từ danh sách.

Quan trọng! Riêng biệt, cần lưu ý chức năng “Nâng cao…” trong phần “Sắp xếp và lọc”. Nó được thiết kế để mở rộng khả năng lọc. Sử dụng bộ lọc nâng cao, bạn có thể đặt các điều kiện theo cách thủ công dưới dạng một hàm.

Hành động bộ lọc được đặt lại theo hai cách. Cách đơn giản nhất là sử dụng chức năng “Hoàn tác” hoặc nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Z”. Một cách khác là mở tab dữ liệu, tìm phần “Sắp xếp và lọc” và nhấp vào nút “Xóa”.

Bộ lọc tùy chỉnh: Tùy chỉnh theo tiêu chí

Lọc dữ liệu trong bảng có thể được cấu hình theo cách thuận tiện cho một người dùng cụ thể. Để làm điều này, tùy chọn "Bộ lọc tùy chỉnh" được bật trong menu bộ lọc tự động. Hãy tìm hiểu xem nó hữu ích như thế nào và nó khác với các chế độ lọc do hệ thống chỉ định như thế nào.

1. Mở menu sắp xếp cho một trong các cột và chọn thành phần “Bộ lọc tùy chỉnh…” từ menu bộ lọc văn bản / số.
2. Cửa sổ cài đặt sẽ mở ra. Ở bên trái là trường lựa chọn bộ lọc, bên phải là dữ liệu trên cơ sở phân loại sẽ hoạt động. Bạn có thể lọc theo hai tiêu chí cùng một lúc - đó là lý do tại sao có hai cặp trường trong cửa sổ.

3. Ví dụ: hãy chọn bộ lọc “bằng” trên cả hai hàng và đặt các giá trị khác nhau - ví dụ: 39 trên một hàng và 79 trên hàng kia.
4. Danh sách các giá trị nằm trong danh sách mở ra sau khi nhấp vào mũi tên và tương ứng với nội dung của cột nơi menu bộ lọc được mở. Bạn cần thay đổi lựa chọn đáp ứng các điều kiện từ “và” thành “hoặc” để bộ lọc hoạt động và không xóa tất cả các hàng của bảng.
5. Sau khi nhấp vào nút “OK”, bảng sẽ có giao diện mới. Chỉ có những dòng mà giá được đặt thành 39 hoặc 79. Kết quả trông như thế này:

Chúng ta hãy quan sát công việc của bộ lọc văn bản:

1. Để thực hiện việc này, hãy mở menu bộ lọc trong cột có dữ liệu văn bản và chọn bất kỳ loại bộ lọc nào - ví dụ: “bắt đầu bằng…”.
2. Ví dụ sử dụng một dòng bộ lọc tự động, nhưng bạn có thể sử dụng hai dòng.

Chọn một giá trị và nhấp vào nút “OK”.

3. Kết quả là, hai dòng bắt đầu bằng chữ cái đã chọn vẫn còn trên màn hình.

Tắt AutoFilter qua Menu Excel

Để tắt bộ lọc trên bảng, bạn cần quay lại menu có công cụ. Có hai cách để làm điều này.

1. Hãy mở tab “Dữ liệu”, ở giữa menu có một nút “Bộ lọc” lớn, là một phần của phần “Sắp xếp và lọc”.
2. Nếu bạn nhấp vào nút này, các biểu tượng mũi tên sẽ biến mất khỏi tiêu đề và không thể sắp xếp các hàng. Bạn có thể bật lại bộ lọc nếu cần.

Một cách khác không yêu cầu di chuyển qua các tab - công cụ mong muốn nằm trên “Trang chủ”. Mở phần “Sắp xếp và Bộ lọc” ở bên phải và nhấp lại vào mục “Bộ lọc”.

Khuyên bảo! Để xác định việc sắp xếp đang bật hay tắt, bạn không chỉ có thể nhìn vào tiêu đề bảng mà còn nhìn vào menu. Mục "Bộ lọc" được đánh dấu bằng màu cam khi nó được bật.

Kết luận

Nếu bộ lọc tự động được định cấu hình đúng, nó sẽ giúp bạn tìm thông tin trong bảng có tiêu đề. Bộ lọc hoạt động với dữ liệu số và văn bản, giúp người dùng đơn giản hóa công việc với bảng tính Excel.