Nội dung
Có một hàm đặc biệt CONCATENATE trong trình xử lý bảng tính, hàm này thực hiện kết hợp nội dung của 2 hoặc nhiều ô. Khả năng sử dụng toán tử này cho phép bạn làm việc hiệu quả và nhanh chóng trên một lượng lớn dữ liệu ở dạng bảng. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn chức năng của toán tử CONCATENATE.
Mô tả và cú pháp của hàm CONCATENATE
Bắt đầu từ năm 2016, chức năng này đã được đổi tên trong bảng tính và được gọi là “SCEP”. Người dùng đã quen với tên gốc có thể tiếp tục sử dụng “CONCATENATE” vì chương trình nhận dạng chúng theo cách tương tự. Quan điểm chung của nhà điều hành: = SCEP (text1; text2;…) or = CONCATENATE (text1, text2,…).
Quan trọng! 255 là số đối số hàm tối đa có thể. Số lượng lớn hơn là không thể. Cố gắng triển khai nhiều đối số hơn sẽ dẫn đến lỗi.
Chèn và thiết lập một chức năng
Người dùng bảng tính có kinh nghiệm biết rằng bằng cách hợp nhất nhiều ô thành một, dữ liệu của tất cả các thành phần sẽ bị xóa, ngoại trừ ô trên cùng bên trái. Hàm CONCATENATE ngăn điều này. Hướng dẫn trông như thế này:
- Chúng tôi chọn lĩnh vực mà chúng tôi muốn thực hiện quá trình hợp nhất. Chọn nó và chuyển đến phần tử “Chèn chức năng”.
- Một cửa sổ nhỏ có tên “Chèn chức năng” được hiển thị trên màn hình. Mở rộng danh sách bên cạnh “Danh mục:” và nhấp vào “Văn bản”. Tiếp theo, chọn “SCEP” và nhấp vào nút “OK”.
- Một cửa sổ mới xuất hiện, được thiết kế để chỉ định các đối số của hàm. Tại đây, bạn có thể nhập cả các chỉ số cụ thể và tham chiếu ô. Địa chỉ có thể được nhập độc lập bằng cách nhập thủ công hoặc chỉ cần nhấp vào các ô trên trang tính.
- Chúng tôi di chuyển đến dòng "Text1" và nhấp vào khu vực A2.
- Chúng ta chuyển đến dòng “Text2”, nhập “,” (dấu phẩy và dấu cách) vào đó để tách các đối số.
- Chúng tôi di chuyển đến dòng "Text3" và nhấp vào khu vực B2.
- Theo cách tương tự, chúng tôi điền vào các đối số còn lại, sau đó nhấp vào “OK”. Ở khu vực phía dưới của cửa sổ, bạn có thể thấy kết quả sơ bộ.
- Việc thực hiện hợp nhất tất cả các ngành được chọn thành một đã thành công.
- Không cần lặp lại các thao tác tương tự cho các phần của cột còn lại bên dưới. Bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột qua góc dưới bên phải của sector có kết quả hiển thị. Con trỏ sẽ có dạng một dấu cộng nhỏ. Giữ LMB và kéo dấu cộng xuống dòng dưới cùng của cột.
- Kết quả là, chúng tôi nhận được một cột được lấp đầy với dữ liệu mới.
Đây là cách chuẩn nhất để sử dụng hàm CONCATENATE. Tiếp theo, chúng tôi sẽ xem xét chi tiết hơn các phương pháp liên kết các ngành và phân chia các chỉ số giữa chúng.
Cách sử dụng hàm CONCATENATE trong Excel
Hãy phân tích càng chi tiết càng tốt năm cách sử dụng hàm CONCATENATE trong bảng tính.
Phương pháp 1: Kết hợp dữ liệu trong các ô
Hướng dẫn Hợp nhất Dữ liệu Từng bước:
- Chúng tôi thực hiện lựa chọn ô mà chúng tôi muốn hiển thị các giá trị kết hợp. Chúng tôi nhấp vào phần tử “Chèn hàm”, nằm bên cạnh dòng để nhập công thức.
- Cửa sổ Trình hướng dẫn chức năng xuất hiện trên màn hình. Chọn danh mục “Văn bản”, sau đó tìm chức năng “CONCATENATE”. Sau khi hoàn thành tất cả các thao tác, nhấp vào “OK”.
- Cửa sổ đối số quen thuộc được hiển thị trên màn hình. Chúng tôi cài đặt con trỏ trong dòng đầu tiên của cửa sổ. Tiếp theo, trên trang tính, hãy chọn liên kết chứa dữ liệu cần thiết cho việc hợp nhất. Chúng tôi thực hiện các hành động tương tự với dòng thứ 2, đánh dấu một sector khác. Chúng tôi thực hiện thao tác này cho đến khi địa chỉ của tất cả các cung được nhập vào hộp đối số. Sau khi hoàn thành tất cả các bước, nhấp vào “OK”.
- Kết quả là, dữ liệu của các lĩnh vực đã chọn được hiển thị trong một lĩnh vực đã chọn trước. Nhược điểm chính của phương pháp này là tất cả dữ liệu được hiển thị cùng nhau, không có bất kỳ dấu phân cách nào. Nó sẽ không hoạt động nếu bạn tự thêm dấu phân cách mà không thay đổi công thức.
Cách 2: Áp dụng hàm số với dấu cách
Thiếu sót này có thể dễ dàng sửa chữa bằng cách thêm khoảng trắng giữa các đối số của hàm. Hướng dẫn trông như thế này:
- Chúng tôi thực hiện các hành động được mô tả trong thuật toán được trình bày ở trên.
- Chúng tôi bấm đúp vào LMB trên khu vực có công thức để cho phép thay đổi của nó.
- Chèn dấu cách giữa các giá trị trong dấu ngoặc kép. Mỗi biểu thức như vậy phải kết thúc bằng dấu chấm phẩy. Kết quả phải là biểu thức sau: “”;
- Nhấn phím “Enter” trên bàn phím.
- Sẳn sàng! Khoảng cách xuất hiện giữa các giá trị và thông tin được hiển thị bắt đầu đẹp hơn nhiều.
Phương pháp 3: Thêm dấu cách thông qua cửa sổ đối số
Phương pháp trên chỉ phù hợp trong trường hợp không có nhiều dữ liệu. Nếu bạn thực hiện một phương pháp phân tách như vậy với một lượng lớn thông tin, thì bạn có thể mất rất nhiều thời gian. Phương pháp sau đây cho phép bạn tạo khoảng trắng nhanh nhất có thể bằng cách sử dụng cửa sổ đối số. Hướng dẫn trông như thế này:
- Chúng tôi tìm bất kỳ khu vực trống nào trên trang tính và nhấp đúp vào nó với LMB, nhập một khoảng trống bên trong nó. Tốt hơn là khu vực này nằm xa tấm chính hơn. Ô đã chọn không bao giờ được điền bất kỳ thông tin nào.
- Chúng tôi thực hiện thuật toán của các hành động từ các phương thức trước đó để truy cập cửa sổ đối số hàm. Như trong các phương pháp trước, chúng tôi nhập giá trị của khu vực đầu tiên với dữ liệu trong trường đầu tiên. Tiếp theo, trỏ chuột vào dòng thứ hai và cho biết địa chỉ của sector mà chúng ta vừa nhập khoảng trắng. Để tăng tốc đáng kể quy trình, bạn có thể sao chép giá trị khu vực bằng tổ hợp “Ctrl + C”.
- Tiếp theo, nhập địa chỉ của khu vực tiếp theo. Trong trường tiếp theo, hãy thêm lại địa chỉ của khu vực trống. Chúng ta lặp lại các thao tác tương tự cho đến khi hết dữ liệu trong bảng. Sau khi thực hiện tất cả các thao tác, nhấp vào nút “OK”.
Kết quả là, chúng tôi nhận được một bản ghi kết hợp, dữ liệu trong đó được phân tách bằng dấu cách.
Phương pháp 4: Hợp nhất các cột
Toán tử CONCATENATE cho phép bạn kết hợp các giá trị của một số cột thành một. Hướng dẫn trông như thế này:
- Với các cung của dòng đầu tiên của các cột kết hợp, chúng tôi thực hiện các thao tác tương tự như được hiển thị trong ví dụ thứ 2 và thứ 3. Điều đáng nói là nếu bạn muốn sử dụng phương thức với một sector trống, thì bạn cần tạo một tham chiếu kiểu tuyệt đối cho nó. Để thực hiện việc này, hãy đặt trước tất cả các ký hiệu tọa độ bằng dấu “$”. Các lĩnh vực khác vẫn tương đối. Sau khi thực hiện tất cả các thao tác, nhấp vào phần tử “OK”.
- Di chuột qua góc dưới bên phải của khu vực có công thức. Sau khi con trỏ có dạng một dấu cộng, bằng cách giữ chuột trái, chúng ta kéo điểm đánh dấu đến cuối bảng.
- Sau khi thực hiện quá trình này, thông tin được chỉ ra trong các cột sẽ được kết hợp thành một cột.
Phương pháp 5: Thêm nhiều ký tự hơn
Toán tử CONCATENATE được sử dụng để nhập các biểu thức và ký tự bổ sung không có trong vùng nối ban đầu. Điều đáng chú ý là nhờ toán tử này, bạn có thể nhúng các chức năng khác của bộ xử lý bảng tính. Hướng dẫn từng bước trông giống như sau:
- Chúng tôi thực hiện các thao tác để thêm giá trị vào cửa sổ đối số từ các phương thức được mô tả ở trên. Trong bất kỳ trường nào, chúng tôi chèn thông tin dạng văn bản tùy ý. Nội dung văn bản phải được bao quanh bởi dấu ngoặc kép ở cả hai mặt.
- Sau khi hoàn thành tất cả các bước, nhấp vào “OK”.
- Kết quả là, trong lĩnh vực đã chọn, cùng với dữ liệu kết hợp, thông tin dạng văn bản đã nhập sẽ xuất hiện.
Hàm CONCATENATE nghịch đảo trong Excel
Có một số toán tử cho phép bạn tách các giá trị của một ô. Ví dụ về hàm:
- BÊN TRÁI. Kết xuất phần được chỉ định của các ký tự từ đầu dòng. Chế độ xem gần đúng: = LEVSIMV (A1; 7), trong đó 7 là số ký tự cần trích xuất từ chuỗi.
- BÊN PHẢI. Kết xuất phần được chỉ định của các ký tự từ cuối chuỗi. Chế độ xem gần đúng: = RIGHTSIMV (A1; 7), trong đó 7 là số ký tự cần trích xuất từ chuỗi.
- PSTR. Hiển thị phần ký tự được chỉ định, bắt đầu từ vị trí đã chỉ định. Chế độ xem gần đúng: = PSTR (A1; 2; 3), trong đó 2 là vị trí bắt đầu trích xuất và 3 là số ký tự sẽ được trích xuất từ chuỗi.
Chỉnh sửa chức năng
Nó xảy ra rằng toán tử đã được thêm vào, nhưng một số thay đổi cần được thực hiện đối với nó. Điều này có thể được thực hiện theo hai cách. Lựa chọn đầu tiên:
- Chọn ô có hàm đã hoàn thành và nhấp vào phần tử “Chèn hàm”, nằm bên cạnh dòng để nhập công thức.
- Một cửa sổ quen thuộc để nhập các đối số toán tử đã xuất hiện. Tại đây bạn có thể thực hiện tất cả các thay đổi cần thiết. Cuối cùng, nhấp vào “OK”.
Tùy chọn thứ hai:
- Bấm đúp vào khu vực có công thức và chuyển sang chế độ thay đổi.
- Chúng tôi đang điều chỉnh các giá trị trong chính lĩnh vực này.
Bất kể tùy chọn nào được sử dụng, khi chỉnh sửa thủ công, bạn phải cẩn thận nhất có thể để tránh sai sót.
Chú ý! Tọa độ ngành phải được nhập mà không có dấu ngoặc kép và các đối số phải được liệt kê phân tách bằng dấu chấm phẩy.
Hàm CONCATENATE cho một số lượng lớn ô
Khi làm việc với một số lượng lớn ô, một mảng dữ liệu được chỉ định làm tham chiếu. Hướng dẫn trông như thế này:
- Hãy tưởng tượng rằng dữ liệu của chúng ta nằm trên một dòng (dòng thứ năm liên tiếp).
- Nhập toàn bộ phạm vi để hợp nhất vào khu vực trống và thêm khoảng trắng thông qua dấu "và".
- Nhấn phím “F9”. Công thức cho ra kết quả của phép tính.
- Một dấu cách đã được thêm vào tất cả các từ và dấu “;” được hình thành giữa chúng. Chúng tôi loại bỏ các dấu ngoặc không cần thiết và chèn mảng này vào công thức.
- Sau khi thực hiện tất cả các thao tác, nhấn phím “Enter”
Kết nối văn bản và ngày tháng
Sử dụng hàm CONCATENATE, bạn có thể kết hợp thông tin văn bản với ngày tháng. Hướng dẫn trông như thế này:
- Để hợp nhất chính xác, trước tiên bạn cần nhập ngày vào toán tử TEXT. Toán tử cho phép bạn định dạng một số.
- Giá trị DD.MM.YY. xác định ngày sẽ trông như thế nào. Ví dụ: nếu bạn thay thế YY bằng YYYY, năm sẽ được hiển thị dưới dạng bốn chữ số thay vì hai.
Cần lưu ý rằng bạn có thể thêm thông tin văn bản vào thông tin số không chỉ bằng cách sử dụng toán tử CONCATENATE, mà còn bằng cách sử dụng định dạng số tùy chỉnh.
Video hoạt động chức năng
Nếu các hướng dẫn trên không đủ để hiểu cách hoạt động của hàm CONCATENATE, thì chúng tôi khuyên bạn nên xem các video sau cho bạn biết cách hợp nhất các ô một cách chính xác mà không làm mất thông tin:
Sau khi xem video hướng dẫn, bạn sẽ thấy rõ cách hoạt động của hàm này bằng cách sử dụng các ví dụ, tìm hiểu về các sắc thái khác nhau của việc sử dụng toán tử và bổ sung kiến thức của riêng bạn về nó.
Kết luận
Hàm CONCATENATE là một công cụ bảng tính hữu ích cho phép bạn hợp nhất các ngành mà không làm mất dữ liệu. Khả năng sử dụng tổng đài sẽ giúp người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian khi làm việc với lượng thông tin lớn.