Nội dung
Sắp xếp dữ liệu trong Excel là một công cụ rất hữu ích cho phép bạn cải thiện khả năng nhận thức thông tin, đặc biệt với khối lượng lớn. Trong bài học này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách áp dụng tính năng sắp xếp, tìm hiểu các lệnh cơ bản và làm quen với các kiểu sắp xếp trong Excel.
Khi thêm dữ liệu vào Excel, việc sắp xếp hợp lý các thông tin trên bảng tính là rất quan trọng. Một công cụ cho phép bạn làm điều này là sắp xếp. Với sự trợ giúp của tính năng sắp xếp, bạn có thể tạo danh sách thông tin liên hệ theo họ, sắp xếp nội dung của bảng theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo thứ tự giảm dần.
Sắp xếp các loại trong Excel
Khi sắp xếp dữ liệu trong Excel, điều đầu tiên bạn cần quyết định là có nên áp dụng sắp xếp cho toàn bộ trang tính (bảng) hay chỉ cho một phạm vi ô cụ thể.
- Sắp xếp một trang tính (bảng) sắp xếp tất cả dữ liệu trong một cột. Khi áp dụng tính năng sắp xếp cho một trang tính, thông tin liên quan trong mỗi hàng sẽ được sắp xếp cùng nhau. Trong ví dụ sau, cột Tên Liên lạc (cột A) sắp xếp theo thứ tự abc.
- Sắp xếp theo phạm vi sắp xếp dữ liệu trong một phạm vi ô. Việc sắp xếp này có thể hữu ích khi làm việc với các trang Excel chứa nhiều bảng thông tin nằm gần nhau. Việc sắp xếp được áp dụng cho một phạm vi không ảnh hưởng đến dữ liệu khác trên trang tính.
Cách sắp xếp một sheet (bảng, danh sách) trong Excel
Trong ví dụ sau, chúng ta sẽ sắp xếp mẫu đơn đặt hàng áo phông theo Họ của tôi (Cột C) và sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái.
- Chọn ô trong cột bạn muốn sắp xếp theo. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô C2.
- Nhấn vào Ngày trên Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh Sắp xếp từ A đến Zsắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc ra lệnh Sắp xếp từ Z đến Ađể sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn lệnh Sắp xếp từ A đến Z.
- Bảng sẽ được sắp xếp theo cột đã chọn, tức là theo họ.
Khi sắp xếp bảng hoặc danh sách trong Excel, nó phải được tách biệt khỏi dữ liệu không liên quan trên bảng tính ít nhất một hàng hoặc cột. Nếu không, dữ liệu không liên quan sẽ được tham gia vào việc sắp xếp.
Cách sắp xếp một phạm vi trong Excel
Trong ví dụ sau, chúng ta sẽ chọn một bảng nhỏ riêng trong bảng tính Excel để sắp xếp số lượng áo phông được đặt hàng vào những ngày nhất định.
- Chọn phạm vi ô bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn phạm vi A13:B17.
- Nhấn vào Ngày trên Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh Phân loại.
- Một hộp thoại sẽ mở ra Phân loại. Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ này chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu theo số lượng đơn hàng nên sẽ chọn cột trật tự.
- Đặt thứ tự sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần). Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Tăng dần.
- Nếu tất cả các thông số đều chính xác, hãy nhấp vào OK.
- Phạm vi sẽ được sắp xếp theo cột trật tự từ nhỏ nhất đến lớn nhất. Lưu ý rằng phần còn lại của nội dung trang tính không được sắp xếp.
Nếu việc sắp xếp trong Excel không được thực hiện chính xác, thì trước hết hãy kiểm tra xem các giá trị có được nhập chính xác hay không. Ngay cả một lỗi đánh máy nhỏ cũng có thể dẫn đến vấn đề khi sắp xếp các bảng lớn. Trong ví dụ sau, chúng tôi quên đặt dấu gạch nối vào ô A18, dẫn đến việc sắp xếp không chính xác.
