Nội dung
Một số bảng tính Microsoft Excel cần được bảo vệ khỏi những con mắt tò mò, chẳng hạn như điều này rất hữu ích cho các tài liệu có dữ liệu ngân sách. Có nguy cơ mất dữ liệu do vô tình trong các bảng do nhiều người quản lý và để ngăn điều này xảy ra, bạn có thể sử dụng tính năng bảo vệ tích hợp sẵn. Hãy phân tích tất cả các khả năng chặn quyền truy cập vào tài liệu.
Đặt mật khẩu cho trang tính, sách
Có một số cách để bảo vệ toàn bộ tài liệu hoặc các phần của nó – trang tính. Chúng ta hãy xem xét từng bước một. Nếu bạn muốn làm cho lời nhắc mật khẩu xuất hiện khi bạn mở tài liệu, bạn phải đặt mã khi lưu tệp.
- Mở tab menu “Tệp” và tìm phần “Lưu dưới dạng”. Nó có tùy chọn “Duyệt” và sẽ được yêu cầu đặt mật khẩu. Trong các phiên bản cũ hơn, nhấp vào “Save As” sẽ ngay lập tức mở cửa sổ duyệt.
- Khi cửa sổ lưu xuất hiện trên màn hình, bạn cần tìm phần “Công cụ” ở phía dưới. Mở nó và chọn tùy chọn “Tùy chọn chung”.
- Cửa sổ Tùy chọn chung cho phép bạn hạn chế quyền truy cập vào tài liệu. Bạn có thể đặt hai mật khẩu – để xem tệp và thay đổi nội dung của nó. Quyền truy cập Chỉ đọc được đặt làm quyền truy cập ưu tiên thông qua cùng một cửa sổ. Điền vào các trường nhập mật khẩu và nhấp vào nút “OK” để lưu các thay đổi.
- Tiếp theo, bạn sẽ phải xác nhận mật khẩu – lần lượt nhập chúng vào biểu mẫu thích hợp một lần nữa. Sau khi nhấp vào nút “OK” trong cửa sổ cuối cùng, tài liệu sẽ được bảo vệ.
- Việc duy nhất còn lại là lưu tệp, sau khi đặt mật khẩu, chương trình sẽ đưa người dùng trở lại cửa sổ lưu.
Lần tiếp theo bạn mở sổ làm việc Excel, cửa sổ nhập mật khẩu sẽ xuất hiện. Nếu hai mã được đặt – để xem và thay đổi – việc truy cập sẽ diễn ra theo hai giai đoạn. Không cần thiết phải nhập mật khẩu thứ hai nếu bạn chỉ muốn đọc tài liệu.
Một cách khác để bảo vệ tài liệu của bạn là sử dụng các tính năng trong phần Thông tin.
- Mở tab “Tệp” và tìm phần “Chi tiết” trong đó. Một trong những tùy chọn của phần là “Quyền”.
- Menu quyền được mở bằng cách nhấp vào nút “Bảo vệ sách”. Mục thứ hai trong danh sách là bắt buộc – “Mã hóa bằng mật khẩu”. Chọn nó để đặt mã truy cập.
- Nhập mật khẩu mới vào hộp mã hóa. Tiếp theo, bạn sẽ cần xác nhận nó trong cùng một cửa sổ. Cuối cùng, nhấn nút “OK”.
Chú ý! Bạn có thể hiểu rằng tùy chọn này được kích hoạt bởi khung màu cam bao quanh phần “Quyền”.
Đặt mật khẩu cho từng ô
Nếu bạn cần bảo vệ một số ô khỏi bị thay đổi hoặc xóa thông tin, mã hóa mật khẩu sẽ giúp ích. Đặt bảo vệ bằng chức năng “Protect Sheet”. Theo mặc định, nó hoạt động trên toàn bộ trang tính, nhưng sau những thay đổi nhỏ trong cài đặt, nó sẽ chỉ tập trung vào phạm vi ô mong muốn.
- Chọn trang tính và nhấp chuột phải vào nó. Một menu sẽ xuất hiện trong đó bạn cần tìm chức năng "Định dạng ô" và chọn nó. Cửa sổ cài đặt sẽ mở ra.
- Chọn tab “Bảo vệ” trong cửa sổ mở ra, có hai hộp kiểm. Cần phải bỏ chọn cửa sổ trên cùng – “Ô được bảo vệ”. Ô hiện không được bảo mật nhưng không thể thay đổi nó sau khi mật khẩu đã được đặt. Tiếp theo, nhấp vào “OK”.
- Chúng tôi chọn các ô cần được bảo vệ và thực hiện hành động ngược lại. Bạn cần mở lại “Định dạng ô” và đánh dấu vào ô “Ô được bảo vệ”.
- Trong tab “Đánh giá” có nút “Bảng bảo vệ” – hãy nhấp vào nút đó. Một cửa sổ sẽ mở ra với chuỗi mật khẩu và danh sách các quyền. Chúng tôi chọn các quyền thích hợp – bạn cần chọn các hộp bên cạnh chúng. Tiếp theo, bạn cần nghĩ ra mật khẩu để tắt tính năng bảo vệ. Khi mọi thứ đã hoàn tất, hãy nhấp vào “OK”.
Khi cố gắng thay đổi nội dung của một ô, người dùng sẽ thấy cảnh báo bảo vệ và hướng dẫn cách loại bỏ bảo vệ. Những người không có mật khẩu sẽ không thể thực hiện thay đổi.
Chú ý! Bạn cũng có thể tìm thấy chức năng “Bảng bảo vệ” trong tab “Tệp”. Bạn cần vào phần thông tin và tìm nút “Quyền” có chìa khóa và ổ khóa.
Đặt mật khẩu trên cấu trúc sách
Nếu bảo vệ cấu trúc được đặt, sẽ có một số hạn chế khi làm việc với tài liệu. Bạn không thể làm những việc sau với một cuốn sách:
- sao chép, đổi tên, xóa các tờ trong sách;
- tạo trang tính;
- mở tờ ẩn;
- sao chép hoặc di chuyển trang tính sang sổ làm việc khác.
Hãy thực hiện một số bước để ngăn chặn những thay đổi về cấu trúc.
- Mở tab “Đánh giá” và tìm tùy chọn “Bảo vệ sách”. Tùy chọn này cũng có thể được tìm thấy trong tab “Tệp” - phần “Chi tiết”, chức năng “Quyền”.
- Một cửa sổ sẽ mở ra với lựa chọn tùy chọn bảo vệ và trường để nhập mật khẩu. Đánh dấu vào bên cạnh từ “Cấu trúc” và nhập mật khẩu. Sau đó, bạn cần nhấp vào nút “OK”.
- Chúng tôi xác nhận mật khẩu và cấu trúc của cuốn sách sẽ được bảo vệ.
Cách bỏ mật khẩu trong tài liệu excel
Bạn có thể hủy bảo vệ tài liệu, ô hoặc sổ làm việc ở cùng nơi đã cài đặt nó. Ví dụ: để xóa mật khẩu khỏi tài liệu và hủy hạn chế thay đổi, hãy mở cửa sổ lưu hoặc mã hóa và xóa các dòng có mật khẩu đã chỉ định. Để xóa mật khẩu khỏi trang tính và sách, bạn cần mở tab “Đánh giá” và nhấp vào nút thích hợp. Một cửa sổ có tiêu đề “Xóa bảo vệ” sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn nhập mật khẩu. Nếu mã đúng, tính năng bảo vệ sẽ bị loại bỏ và các thao tác với ô và trang tính sẽ mở ra.
Quan trọng! Nếu mất mật khẩu thì không thể lấy lại được. Chương trình luôn cảnh báo về điều này khi cài đặt mã. Trong trường hợp này, các dịch vụ của bên thứ ba sẽ trợ giúp, nhưng việc sử dụng chúng không phải lúc nào cũng an toàn.
Kết luận
Tính năng bảo vệ tích hợp của tài liệu Excel khỏi chỉnh sửa khá đáng tin cậy – không thể khôi phục mật khẩu, nó được chuyển cho những người đáng tin cậy hoặc vẫn thuộc về người tạo bảng. Sự tiện lợi của chức năng bảo vệ là người dùng có thể hạn chế quyền truy cập không chỉ vào toàn bộ bảng mà còn đối với từng ô riêng lẻ hoặc chỉnh sửa cấu trúc của sách.