Nội dung
Giả sử chúng ta có một bảng tính Excel chứa đầy thông tin. Nó được tổ chức tốt, được định dạng và trông chính xác theo cách bạn muốn. Và ở đây bạn quyết định in nó ra giấy. Và sau đó cô ấy bắt đầu trông khủng khiếp.
Bảng tính không phải lúc nào cũng đẹp trên giấy vì chúng không được thiết kế để sử dụng trong in ấn. Chúng được chế tạo đặc biệt để có thể dài và rộng khi cần thiết.
Điều này rất hữu ích khi bảng cần được chỉnh sửa và mở trên màn hình, nhưng nó có nghĩa là dữ liệu của bảng sẽ không đẹp trên một tờ giấy tiêu chuẩn.
Nhưng trong mọi trường hợp, không gì là không thể, đặc biệt là khi nói đến một công cụ linh hoạt như Excel. Hơn nữa, nó không hề khó chút nào. Dưới đây là một số mẹo về cách in tài liệu Excel để chúng trông đẹp trên giấy.
Mẹo 1: Sử dụng Tùy chọn Xem trước Bản in Trước khi In
Bạn có thể thấy chính xác bảng tính của mình sẽ trông như thế nào khi được in ra nếu bạn sử dụng tính năng này. Công cụ này đặc biệt có giá trị và sẽ giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian và giấy tờ. Bạn thậm chí có thể thực hiện một số thay đổi nhất định về giao diện của nó khi được in ra, chẳng hạn như mở rộng lề, v.v.
Bạn có thể kiểm tra xem nó hoạt động như thế nào trong thực tế, và sẽ rất dễ dàng để thiết lập hiển thị bảng trên trang.
Quyết định những gì bạn định in
Nếu bạn chỉ cần in một phần dữ liệu cụ thể, bạn không cần in cả cuốn sách mà chỉ cần số liệu cụ thể. Ví dụ, bạn có thể in chỉ một trang tính hoặc một tệp cụ thể. Bạn cũng có thể in một lượng nhỏ dữ liệu. Để thực hiện việc này, bạn cần chọn chúng, sau đó chọn mục “Phạm vi được đánh dấu” trong cài đặt in.
Mở rộng không gian của bạn
Bạn bị giới hạn bởi kích thước của giấy bạn in, nhưng có một số cách để bạn có thể tăng không gian đó. Ví dụ, thay đổi hướng của một tờ giấy. Mặc định là hướng dọc. Nó rất thích hợp cho các bảng có nhiều hàng và ngang - nếu có nhiều cột.
Nếu bạn cần thêm không gian, bạn có thể giảm lề ở các cạnh của trang tính. Chúng càng nhỏ, càng có nhiều thông tin có thể nằm gọn trên một trang tính. Cuối cùng, nếu bảng nhỏ, bạn có thể sử dụng tính năng Tùy chọn tỷ lệ tùy chỉnh để phù hợp với toàn bộ tài liệu trên trang tính.
Sử dụng tiêu đề để in
Rất khó để hiểu một người ở đâu trong bảng nếu không thể in bảng trên một tờ giấy. Trong trường hợp này, bạn cần sử dụng chức năng “In tiêu đề”. Nó cho phép bạn thêm tiêu đề hàng hoặc cột vào mỗi trang của bảng.
Sử dụng ngắt trang
Nếu tài liệu của bạn kéo dài nhiều hơn một tờ giấy, bạn nên sử dụng ngắt trang để giúp bạn hiểu chính xác dữ liệu nào nên có ở một vị trí cụ thể. Khi bạn chèn ngắt trang vào bảng, mọi thứ bên dưới sẽ chuyển sang trang tiếp theo. Điều này rất tiện lợi vì nó cho phép bạn chia nhỏ dữ liệu theo cách mà một người muốn.
Nếu bạn làm theo các khuyến nghị này, bạn có thể đơn giản hóa việc đọc các tài liệu Excel được in trên một tờ giấy.