Nội dung
Bạn đã bao giờ được giao nhiệm vụ tạo một sơ đồ để lập bản đồ các quy trình kinh doanh trong một tổ chức. Một số công ty trả tiền cho phần mềm đắt tiền, chuyên dụng cao, xây dựng lưu đồ chỉ trong vài bước và nhấp chuột. Các doanh nghiệp khác thích sử dụng các công cụ hiện có sẽ dễ dàng như vậy khi bạn học chúng. Một trong số đó là Excel.
Lập kế hoạch cho các bước của bạn
Vì mục đích của lưu đồ là đánh dấu thứ tự hợp lý của các sự kiện, các quyết định đang được thực hiện và kết quả của các quyết định đó, nên hầu hết mọi người thấy tốt nhất nên thể hiện điều này dưới dạng một lưu đồ. Và họ thấy làm điều này dễ dàng hơn nhiều nếu họ dành vài phút để sắp xếp suy nghĩ của mình.
Và thực sự là như vậy. Nếu suy nghĩ của bạn không được suy nghĩ thấu đáo, thì sơ đồ sẽ không tốt.
Do đó, trước khi tiến hành trực tiếp việc tạo lưu đồ, bạn nên ghi một số lưu ý nhất định. Hình thức mà chúng sẽ được tiến hành không quá quan trọng. Điều chính là liệt kê từng giai đoạn của quá trình, để xác định từng quyết định và hậu quả của nó.
Thiết lập các mục
- Chuyển đến tab “Chèn”, nơi bạn sẽ tìm thấy phần tử “Hình dạng”.
- Sau đó, một danh sách các hình dạng sẽ xuất hiện, được sắp xếp theo nhóm. Tiếp theo, bạn cần xem qua tất cả chúng cho đến khi tìm thấy nhóm “Lưu đồ”.
- Chọn phần tử bắt buộc.
- Để thêm văn bản, nhấp chuột phải vào phần tử và chọn “Thay đổi văn bản” từ menu ngữ cảnh.
Cuối cùng, trên ruy-băng Định dạng, bạn cần chọn kiểu và phối màu cho lưu đồ.
Sau khi chọn phần tử mong muốn, bạn phải thêm phần tiếp theo cho một mục cụ thể và tiếp tục cho đến khi từng giai đoạn được hiển thị.
Sau đó, hình dạng hiển thị từng phần tử của lưu đồ phải được gắn nhãn. Sau đó, người xem nó sẽ hiểu vai trò của mỗi phần tử của lưu đồ trong đó và nó có liên quan như thế nào với những phần tử khác.
Mỗi hình thực hiện chức năng tiêu chuẩn của nó. Nếu bạn sử dụng các yếu tố của sơ đồ không chính xác, ai đó xem nó có thể hiểu nhầm bạn.
Dưới đây là một số yếu tố phổ biến nhất:
- Phần đầu hoặc phần cuối của lưu đồ.
- Quá trình làm việc.
- Một quy trình được xác định trước, chẳng hạn như các quy trình định kỳ.
- Nguồn dữ liệu. Nó có thể là một bảng, hoặc một số loại tài liệu, hoặc một trang web.
- Các quyết định được thực hiện. Ví dụ, nó có thể là sự kiểm soát tính đúng đắn của một quy trình được thực hiện trước. Từ mỗi góc của hình thoi có thể có các đường hiển thị kết quả của quyết định được đưa ra.
Thứ tự các yếu tố
Khi các phần tử được đặt vào đúng vị trí, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Để sắp xếp các phần tử trong một cột, bạn phải chọn một số phần tử bằng cách nhấn phím SHIFT, sau đó nhấn từng phần tử, sau đó chọn Căn giữa trên tab Định dạng.
- Nếu bạn cần tạo khoảng trống giống nhau giữa các phần tử theo chiều dọc, thì bạn cần chọn chúng, sau đó chọn mục "Phân phối theo chiều dọc" trên cùng một tab.
- Tiếp theo, bạn cần đảm bảo rằng kích thước của tất cả các phần tử đều giống nhau để làm cho biểu đồ hấp dẫn hơn về mặt trực quan.
Thiết lập đường liên kết
Trên tab “Chèn” có một mục “Hình dạng” nơi bạn cần chọn một mũi tên. Nó có thể là thẳng hoặc góc. Đầu tiên được sử dụng cho các phần tử trong trình tự trực tiếp. Nếu bạn cần quay lại một bước nhất định sau khi hoàn thành tất cả các thao tác, thì một đường cong sẽ được sử dụng.
Cái gì tiếp theo?
Nói chung, Excel cung cấp một số lượng lớn các hình dạng để lập biểu đồ. Đôi khi bạn có thể bỏ qua các tiêu chuẩn và bật tính sáng tạo. Điều này sẽ chỉ có lợi.