Nội dung
Trình chỉnh sửa bảng tính Excel được thiết kế để xử lý các mảng thông tin được trình bày dưới dạng các bảng có nhiều giá trị khác nhau. Một trong những kiểu xử lý phổ biến nhất là sao chép. Ví dụ: nếu có một số mảng dữ liệu ban đầu và bạn cần thực hiện một số tính toán yêu cầu thêm cột hoặc hàng, không phải lúc nào bạn cũng thuận tiện để thêm chúng trực tiếp vào bảng gốc. Nó cũng có thể được yêu cầu cho các mục đích khác. Do đó, một giải pháp hợp lý sẽ là sao chép tất cả hoặc một phần dữ liệu vào một trang tính hoặc tài liệu mới và thực hiện tất cả các phép biến đổi với bản sao. Bằng cách này, tài liệu gốc sẽ không bị ảnh hưởng. Điều này có thể được thực hiện bằng những cách nào?
Sao chép đơn giản mà không cần thay đổi
Phương pháp này là dễ sử dụng nhất, sẽ thuận tiện nếu bảng nguồn chứa dữ liệu đơn giản không có công thức và liên kết.
Chú ý! Việc sao chép đơn giản không làm thay đổi bất cứ điều gì trong thông tin gốc.
Nếu thông tin nguồn chứa các công thức, chúng sẽ được sao chép cùng với phần còn lại của dữ liệu và bạn nên cẩn thận ở đây - khi sao chép các liên kết tương đối, chúng bắt đầu tham chiếu đến các ô hoàn toàn khác, nơi có thể đặt dữ liệu không chính xác. Do đó, việc sao chép dữ liệu đơn giản với các công thức chỉ thích hợp hơn khi tất cả các nguồn tham chiếu công thức được sao chép cùng một lúc. Phương pháp này bao gồm các bước sau.
- Lựa chọn ô. Theo quy tắc, chỉ định một dải ô bằng nút chuột trái hoặc sử dụng phím tắt “Shift + mũi tên”. Do đó, một số ô của trang tính được viền bằng khung màu đen và chúng cũng được đánh dấu bằng màu tối.
- Sao chép vào clipboard. Clipboard là một vùng đặc biệt trong bộ nhớ của máy tính được thiết kế để truyền dữ liệu trong một ứng dụng hoặc giữa các ứng dụng. Việc sao chép vào nó được phát bằng cách nhấn các phím “Ctrl + C” hoặc “Ctrl + Insert” (các tổ hợp này tương đương nhau). Cũng có thể thực hiện nó thông qua mục tương ứng của menu ngữ cảnh hoặc sử dụng dải băng chương trình.
- Chỉ định một nơi để chèn. Chúng tôi di chuyển đến nơi chúng tôi muốn sao chép dữ liệu và chỉ ra bằng con trỏ ô sẽ là ô trên cùng bên trái của dữ liệu sẽ được dán. Hãy cẩn thận nếu điểm chèn đã chứa một số dữ liệu. Chúng có thể bị xóa.
- Dán nội dung của khay nhớ tạm vào khu vực được chỉ định. Điều này được thực hiện bằng các phím “Ctrl + V” hoặc “Shift + Insert” hoặc mục tương ứng của menu ngữ cảnh hoặc ruy-băng chương trình.
Nếu chỉ cần các giá trị
Thông thường, thông tin trong ô là kết quả của các phép tính sử dụng tham chiếu đến các ô liền kề. Khi chỉ cần sao chép các ô như vậy, nó sẽ được thực hiện cùng với các công thức và điều này sẽ thay đổi các giá trị mong muốn.
Trong trường hợp này, chỉ các giá trị ô nên được sao chép. Như trong phiên bản trước, phạm vi bắt buộc được chọn đầu tiên, nhưng để sao chép vào khay nhớ tạm, chúng tôi sử dụng mục menu ngữ cảnh “tùy chọn dán”, mục phụ “chỉ giá trị”. Bạn cũng có thể sử dụng nhóm tương ứng trong ruy-băng chương trình. Các bước còn lại để dán dữ liệu đã sao chép vẫn giữ nguyên. Do đó, chỉ giá trị của các ô bắt buộc sẽ xuất hiện ở vị trí mới.
Quan trọng! Công thức và định dạng không được lưu theo cách này.
Điều này có thể vừa là tiện lợi vừa là trở ngại, tùy thuộc vào từng trường hợp. Thông thường, định dạng (đặc biệt là phức tạp) được yêu cầu để lại. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng phương pháp sau.
Khi bạn cần cả giá trị và định dạng
Việc lựa chọn các ô cho phương pháp sao chép này vẫn giữ nguyên, nhưng nó được thực hiện bằng cách sử dụng menu ngữ cảnh (Dán mục Đặc biệt) hoặc sử dụng dải băng chương trình. Bằng cách nhấp vào chính biểu tượng Dán Đặc biệt, bạn có thể mở toàn bộ hộp thoại cung cấp nhiều tùy chọn sao chép hơn và thậm chí bạn có thể kết hợp dữ liệu bằng các thao tác. Ví dụ: bạn không thể chỉ chèn dữ liệu đã chuyển vào các ô đã chỉ định mà còn thêm vào những dữ liệu đã có trên trang tính. Đôi khi điều này rất thuận tiện.
Nó cũng xảy ra rằng bảng có một số lượng lớn các cột có độ rộng khác nhau và sau khi sao chép các giá trị, cần phải thực hiện rất nhiều công việc khá vất vả để đặt độ rộng mong muốn. Trong trường hợp này, hộp thoại “Dán đặc biệt” có một mục đặc biệt là “Chiều rộng cột”. Việc chèn được thực hiện trong hai giai đoạn. Chỉ dán "chiều rộng cột" trước để "chuẩn bị không gian" và sau đó sao chép các giá trị. Bảng giống hệt như bảng gốc, nhưng thay vì các công thức, nó chứa các giá trị. Đôi khi thuận tiện khi chỉ sao chép chiều rộng của các cột để bảng trông giống như bảng gốc và nhập các giá trị vào các ô theo cách thủ công. Ngoài ra, bạn có thể chọn mục "sao chép trong khi duy trì chiều rộng của các cột" trong menu ngữ cảnh. Do đó, việc chèn sẽ được thực hiện trong một bước.
Sao chép dưới dạng một mẫu
Đôi khi, cần phải sao chép một phần của bảng để sau này có thể xoay và thu nhỏ mà không thay đổi, không ảnh hưởng đến các vị trí khác trong phần còn lại của bảng. Trong trường hợp này, việc sao chép dữ liệu dưới dạng một bức tranh thông thường là hợp lý.
Các bước sao chép vào khay nhớ tạm giống như các tùy chọn trước đó, nhưng để dán, mục “Hình ảnh” trong menu “Dán Đặc biệt” được sử dụng. Phương pháp này hiếm khi được sử dụng vì dữ liệu trong các ô được sao chép theo cách này không thể thay đổi bằng cách chỉ nhập giá trị.
Bản sao đầy đủ của toàn bộ trang tính
Đôi khi bạn cần sao chép toàn bộ trang tính và dán nó vào cùng một tài liệu hoặc vào một tài liệu khác. Trong trường hợp này, bạn cần gọi menu ngữ cảnh trên tên trang tính ở phần dưới bên trái của chương trình và chọn mục “di chuyển hoặc sao chép”.
Một bảng điều khiển mở ra trong đó phương pháp sao chép được thiết lập. Đặc biệt, bạn có thể chỉ định cuốn sách mà bạn muốn chèn một trang tính mới, di chuyển hoặc sao chép nó và chỉ định vị trí trong số các trang hiện có mà việc chuyển sẽ được thực hiện. Sau khi nhấp vào nút “OK”, một trang tính mới sẽ xuất hiện trong cuốn sách được chỉ định với tất cả nội dung của trang tính đã sao chép.
Kết luận
Sao chép là một trong những hành động được yêu cầu nhiều nhất trong Excel. Đối với các bảng đơn giản không có công thức, phương pháp đầu tiên là thuận tiện nhất và đối với các bảng chứa nhiều công thức và liên kết, thường ưu tiên sử dụng phương pháp thứ hai - chỉ sao chép các giá trị. Các phương pháp khác được sử dụng ít thường xuyên hơn.