Nội dung
Khi làm việc trên Excel, việc cần đánh số hàng ở một cột riêng là điều không hiếm. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhập số sê-ri theo cách thủ công, nói cách khác là gõ chúng trên bàn phím. Tuy nhiên, khi làm việc với một lượng lớn thông tin, việc nhập số theo cách thủ công không phải là một thủ tục nhanh chóng và dễ chịu, hơn nữa còn có thể mắc lỗi và lỗi chính tả. May mắn thay, Excel cho phép bạn tự động hóa quy trình này và dưới đây chúng tôi sẽ xem xét chính xác cách thực hiện việc này theo nhiều cách khác nhau.
Nội dung
Phương pháp 1: Đánh số sau khi điền vào các dòng đầu tiên
Phương pháp này có lẽ là dễ nhất. Khi thực hiện bạn chỉ cần điền 2 hàng đầu tiên của cột, sau đó có thể giãn cách đánh số cho các hàng còn lại. Tuy nhiên, nó chỉ hữu ích khi làm việc với các bảng nhỏ.
- Đầu tiên, tạo một cột mới để đánh số dòng. Ở ô đầu tiên (không tính tiêu đề) chúng ta viết số 1, sau đó sang ô thứ hai, chúng ta nhập số 2.
- Bây giờ bạn cần chọn hai ô này, sau đó chúng ta di con trỏ chuột lên góc dưới bên phải của vùng đã chọn. Ngay khi con trỏ thay đổi hình dạng thành hình chữ thập, hãy giữ nút chuột trái và kéo nó đến dòng cuối cùng của cột.
- Chúng ta thả chuột trái ra, số thứ tự của các dòng sẽ ngay lập tức xuất hiện ở những dòng mà chúng ta đã che khi kéo dãn.
Cách 2: Toán tử STRING
Phương pháp đánh số dòng tự động này liên quan đến việc sử dụng hàm "HÀNG".
- Chúng ta đến ô đầu tiên của cột mà chúng ta muốn gán số sê-ri 1. Sau đó, chúng ta viết công thức sau vào đó:
=СТРОКА(A1)
. - Ngay khi chúng tôi nhấp vào đăng ký hạng mục thi, một số sê-ri sẽ xuất hiện trong ô đã chọn. Tương tự như phương pháp đầu tiên, nó vẫn kéo dài công thức đến dòng cuối cùng. Nhưng lúc này bạn cần di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô có công thức.
- Mọi thứ đã sẵn sàng, chúng tôi đã tự động đánh số tất cả các hàng của bảng theo yêu cầu.
Thay vì nhập công thức theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng Function Wizard.
- Chúng ta cũng chọn ô đầu tiên của cột mà chúng ta muốn chèn số. Sau đó chúng ta bấm vào nút "Chèn chức năng" (bên trái thanh công thức).
- Cửa sổ Thuật sĩ Chức năng sẽ mở ra. Bấm vào danh mục chức năng hiện tại và chọn từ danh sách mở ra “Tài liệu tham khảo và mảng”.
- Bây giờ, từ danh sách các toán tử được đề xuất, hãy chọn hàm "HÀNG", sau đó nhấn OK.
- Một cửa sổ sẽ xuất hiện trên màn hình với các đối số chức năng để điền vào. Nhấp vào trường nhập tham số "Hàng" và chỉ định địa chỉ của ô đầu tiên trong cột mà chúng ta muốn gán số. Địa chỉ có thể được nhập thủ công hoặc chỉ cần nhấp vào ô mong muốn. Nhấp chuột tiếp theo OK.
- Số hàng được chèn vào ô đã chọn. Cách kéo dài việc đánh số đến các dòng còn lại, chúng ta đã thảo luận ở trên.
Phương pháp 3: áp dụng lũy tiến
Nhược điểm của phương pháp thứ nhất và thứ hai là bạn phải giãn số sang các dòng khác, điều này không thuận tiện cho lắm đối với kích thước bảng dọc lớn. Do đó, chúng ta hãy xem xét một cách khác giúp loại bỏ sự cần thiết phải thực hiện một hành động như vậy.
- Chúng tôi chỉ ra trong ô đầu tiên của cột số sê-ri của nó bằng số 1.
- Chuyển tab mới "Nhà", Nhấn nút "Lấp đầy" (phần “Chỉnh sửa”) và trong danh sách mở ra, hãy nhấp vào tùy chọn “Tiến triển…”.
- Một cửa sổ sẽ xuất hiện trước mặt chúng ta với các tham số tiến trình cần cấu hình, sau đó chúng ta nhấn OK.
- chọn cách sắp xếp “theo cột”;
- chỉ định loại “số học”;
- trong giá trị bước chúng ta viết số “1”;
- trong trường “Giá trị giới hạn”, cho biết số hàng của bảng cần đánh số.
- Việc đánh số dòng tự động được thực hiện và chúng ta đã nhận được kết quả như mong muốn.
Phương pháp này có thể được thực hiện theo một cách khác.
- Chúng ta lặp lại bước đầu tiên, tức là Viết số 1 vào ô đầu tiên của cột.
- Chúng tôi chọn phạm vi bao gồm tất cả các ô mà chúng tôi muốn chèn số.
- Mở lại cửa sổ “Tiến bộ”. Các thông số được thiết lập tự động theo phạm vi chúng tôi đã chọn nên chúng tôi chỉ cần nhấp vào OK.
- Và một lần nữa, nhờ những thao tác đơn giản này, chúng ta có được số dòng trong phạm vi đã chọn.
Sự tiện lợi của phương pháp này là bạn không cần phải đếm và ghi số dòng muốn chèn số. Và nhược điểm là, giống như phương pháp thứ nhất và thứ hai, bạn sẽ phải chọn trước một phạm vi ô, điều này không thuận tiện lắm khi làm việc với các bảng lớn.
Kết luận
Đánh số dòng có thể giúp làm việc trong Excel dễ dàng hơn nhiều khi làm việc với lượng lớn dữ liệu. Nó có thể được thực hiện theo nhiều cách, từ điền thủ công đến quy trình hoàn toàn tự động sẽ loại bỏ mọi lỗi và lỗi chính tả có thể xảy ra.