Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy 2 cách dễ dàng để chuyển đổi tệp CSV sang Excel. Ngoài ra, bạn sẽ học cách nhập nhiều tệp CSV vào Excel và cách xử lý các tình huống trong đó một phần dữ liệu từ tệp CSV không hiển thị chính xác trên trang tính Excel.

Gần đây, chúng tôi đã bắt đầu nghiên cứu các tính năng của định dạng CSV (Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) và các cách chuyển đổi tệp Excel sang CSV. Hôm nay chúng ta sẽ thực hiện quy trình ngược lại - nhập CSV vào Excel.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách mở CSV trong Excel và cách nhập nhiều tệp CSV cùng lúc. Chúng tôi cũng sẽ xác định những cạm bẫy có thể xảy ra và đưa ra các giải pháp hiệu quả nhất.

  • Cách chuyển đổi CSV sang Excel
  • Chuyển đổi CSV sang Excel: Các vấn đề và giải pháp

Cách chuyển đổi CSV sang Excel

Nếu bạn cần kéo một số thông tin vào trang tính Excel từ cơ sở dữ liệu của công ty, ý tưởng đầu tiên xuất hiện trong đầu là xuất cơ sở dữ liệu sang tệp CSV và sau đó nhập tệp CSV vào Excel.

Có 3 cách để chuyển đổi CSV sang Excel: Bạn có thể mở tệp với phần mở rộng . Csv trực tiếp trong Excel, bấm đúp vào tệp trong Windows Explorer hoặc nhập CSV vào Excel dưới dạng nguồn dữ liệu bên ngoài. Sau đây, tôi sẽ nói rõ hơn về ba phương pháp này và chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp.

  • Phương pháp 1: Mở tệp CSV trong Excel
  • Phương pháp 2: Mở tệp CSV trong Excel bằng Windows Explorer
  • Phương pháp 3: Nhập CSV vào Excel

Cách mở tệp CSV trong Excel

Ngay cả khi tệp CSV được tạo trong một chương trình khác, bạn luôn có thể mở nó dưới dạng sổ làm việc Excel bằng lệnh Mở (Mở).

Lưu ý: Mở tệp CSV trong Excel không thay đổi định dạng tệp. Nói cách khác, tệp CSV sẽ không được chuyển đổi thành tệp Excel (định dạng .xls hoặc .xlsx), nó sẽ giữ nguyên kiểu ban đầu (.csv hoặc .txt).

  1. Khởi chạy Microsoft Excel, tab Trang Chủ (Trang chủ) bấm Mở (Mở).
  2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện Mở (Mở tài liệu), trong danh sách thả xuống ở góc dưới bên phải, hãy chọn Tệp văn bản (Các tệp văn bản).
  3. Tìm tệp CSV trong Windows Explorer và mở bằng cách nhấp đúp vào tệp.

Nếu bạn mở tệp CSV, Excel sẽ mở tệp đó ngay lập tức bằng cách chèn dữ liệu vào sổ làm việc Excel mới. Nếu bạn mở một tệp văn bản (.txt), Excel sẽ khởi chạy Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Đọc thêm về điều này trong Nhập CSV vào Excel.

Lưu ý: Khi Microsoft Excel mở tệp CSV, nó sử dụng cài đặt định dạng mặc định để tìm ra cách nhập chính xác từng cột dữ liệu.

Nếu dữ liệu khớp với ít nhất một trong các mục sau, thì hãy sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản:

  • Tệp CSV sử dụng các dấu phân cách khác nhau;
  • Tệp CSV sử dụng các định dạng ngày tháng khác nhau;
  • Bạn đang chuyển đổi dữ liệu bao gồm các số có số XNUMX đứng đầu và bạn muốn giữ nguyên số XNUMX đó;
  • Bạn muốn xem trước cách dữ liệu từ tệp CSV sẽ được nhập vào Excel;
  • Bạn muốn linh hoạt hơn trong công việc của mình.

Để làm cho Excel khởi chạy Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, bạn có thể thay đổi phần mở rộng tệp từ . Csv on . Txt (trước khi mở tệp) hoặc nhập CSV vào Excel như được mô tả bên dưới.

Cách mở tệp CSV bằng Windows Explorer

Đây là cách nhanh nhất để mở CSV trong Excel. Trong Windows Explorer, nhấp đúp vào tệp . Csvvà nó sẽ mở ra dưới dạng sổ làm việc Excel mới.

Tuy nhiên, phương pháp này sẽ chỉ hoạt động nếu Microsoft Excel được đặt làm chương trình mặc định để mở tệp. . Csv. Nếu vậy, bạn sẽ thấy biểu tượng quen thuộc trong Windows Explorer bên cạnh tên tệp.

Nếu Excel không phải là chương trình mặc định, đây là cách bạn có thể sửa nó:

  1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào . Csv trong Windows Explorer và trong menu ngữ cảnh mở ra, hãy nhấp vào Mở với (Mở bằng)> Chọn chương trình mặc định (Chọn chương trình).
  2. lựa chọn Excel trong danh sách các chương trình được đề xuất, hãy đảm bảo có dấu kiểm cho tùy chọn Luôn sử dụng chương trình đã chọn để mở loại tệp này (Luôn sử dụng ứng dụng đã chọn cho loại tệp này) và nhấp vào OK.Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel

Cách nhập CSV sang Excel

Bằng cách này, bạn có thể nhập dữ liệu từ một tệp . Csv sang một trang tính Excel hiện có hoặc mới. Không giống như hai phương pháp trước, nó không chỉ mở CSV trong Excel mà còn chuyển đổi định dạng . Csv в . Xlsx (nếu bạn đang sử dụng Excel 2007, 2010 hoặc 2013) hoặc . Xls (trong các phiên bản Excel 2003 trở về trước).

  1. Mở trang tính Excel mong muốn và nhấp vào ô bạn muốn nhập dữ liệu từ tệp . Csv or . Txt.
  2. Trên tab Nâng cao Ngày (Dữ liệu) trong phần Nhận dữ liệu bên ngoài (Lấy dữ liệu bên ngoài) bấm vào Từ văn bản (Từ văn bản).Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel
  3. Tìm tệp . Csvmà bạn muốn nhập, hãy chọn nó và nhấp vào Nhập khẩu (Nhập) hoặc chỉ cần nhấp đúp vào tệp CSV mong muốn.Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel
  4. Trình hướng dẫn Nhập Văn bản sẽ mở ra, bạn chỉ cần làm theo các bước của nó.

Trước khi chúng ta tiếp tục, hãy xem ảnh chụp màn hình bên dưới, nó hiển thị tệp CSV gốc và kết quả mong muốn trong Excel. Tôi hy vọng điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn tại sao chúng tôi chọn một số cài đặt nhất định trong ví dụ sau.

  1. Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel
    • Bước 1. Chọn định dạng dữ liệu và số dòng để bắt đầu nhập. Thường được chọn nhất Phân cách (Với dấu phân cách) và từ một chuỗi 1. Khu vực xem trước ở cuối hộp thoại của trình hướng dẫn hiển thị một số bản ghi đầu tiên của tệp CSV đã nhập.Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel
    • Bước 2. Trong bước này, bạn cần chọn các dấu phân cách và dấu kết thúc dòng. dấu phân cách (Dấu phân cách) là ký tự phân tách các giá trị trong tệp CSV. Nếu tệp CSV của bạn sử dụng ký hiệu không có trong danh sách được đề xuất, thì hãy chọn hộp Nền tảng khác (Khác) và nhập ký tự mong muốn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã chỉ định Tab (Ký tự tab) và Dấu phẩy (Dấu phẩy) để mỗi sản phẩm (chúng được phân tách bằng tab) bắt đầu trên một dòng mới và thông tin sản phẩm, chẳng hạn như ID và dữ liệu bán hàng (chúng được phân tách bằng dấu phẩy), được đặt trong các ô khác nhau.Bộ định lượng văn bản (dấu chấm dứt dòng) là một ký tự bao gồm các giá trị riêng lẻ. Tất cả văn bản nằm giữa các ký tự như vậy, chẳng hạn như “text1, text2”, sẽ được nhập dưới dạng một giá trị duy nhất, ngay cả khi văn bản chứa ký tự bạn đã chỉ định làm dấu phân cách. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chỉ định dấu phẩy làm dấu phân cách và dấu ngoặc kép làm dấu chấm cuối dòng. Kết quả là, tất cả các số có dấu phân tách thập phân (cũng là dấu phẩy trong trường hợp của chúng ta!) Sẽ được nhập vào một ô, như có thể thấy trong vùng xem trước trong hình bên dưới. Nếu chúng ta không chỉ định dấu ngoặc kép làm dấu kết thúc chuỗi, thì tất cả các số sẽ được nhập vào các ô khác nhau.

      Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel

    • Bước 3. Nhìn vào khu vực Xem trước dữ liệu (Phân tích cú pháp dữ liệu mẫu). Nếu bạn hài lòng với giao diện dữ liệu của mình, hãy nhấp vào nút Kết thúc (Sẳn sàng).

Mẹo: Nếu tệp CSV của bạn sử dụng nhiều hơn một dấu phẩy liên tiếp hoặc ký tự phân tách khác theo thứ tự, hãy chọn hộp Coi các dấu phân cách liên tiếp là một (Đếm các dấu phân cách liên tiếp là một) để tránh các ô trống.

  1. Chọn dán dữ liệu đã nhập vào trang tính hiện có hay trang tính mới và nhấp vào OKđể hoàn tất việc nhập tệp CSV vào Excel.Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel

Mẹo: Bạn có thể nhấn nút Bất động sản (Thuộc tính) để định cấu hình cài đặt nâng cao như cập nhật, bố cục và định dạng cho dữ liệu đã nhập.

  1. Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel

Lưu ý: Nếu tệp CSV của bạn chứa số hoặc ngày, Excel có thể không chuyển đổi chúng một cách chính xác. Để thay đổi định dạng của dữ liệu đã nhập, hãy chọn (các) cột có lỗi, nhấp chuột phải vào chúng và chọn từ trình đơn ngữ cảnh Tế bào Format (định dạng ô).

Chuyển đổi CSV sang Excel: Các vấn đề và giải pháp

Định dạng CSV đã được sử dụng hơn 30 năm, nhưng mặc dù có lịch sử lâu đời, nó chưa bao giờ được chính thức lập thành văn bản. Tên CSV (Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) xuất phát từ việc sử dụng dấu phẩy để phân tách các trường dữ liệu. Nhưng đó là trên lý thuyết. Trên thực tế, nhiều cái được gọi là tệp CSV sử dụng các ký tự khác để phân tách dữ liệu, ví dụ:

  • Tab - Tệp TSV (các giá trị được phân tách bằng tab)
  • Dấu chấm phẩy - Tệp SCSV (các giá trị được phân tách bằng dấu chấm phẩy)

Một số biến thể của tệp CSV phân tách các trường dữ liệu bằng dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc kép, những biến thể khác yêu cầu Bộ đánh dấu trình tự Unicode Byte (BOM), chẳng hạn như UTF-8, để diễn giải Unicode một cách chính xác.

Việc thiếu các tiêu chuẩn này tạo ra nhiều vấn đề mà bạn có thể gặp phải khi cố gắng chuyển đổi tệp excel sang csvvà đặc biệt là khi nhập tệp CSV vào Excel. Chúng ta hãy xem xét các vấn đề đã biết, bắt đầu từ những vấn đề phổ biến nhất.

  • Tệp CSV được hiển thị không chính xác trong Excel (tất cả dữ liệu được đặt trong cột đầu tiên)
  • Số không ở đầu bị mất khi mở tệp CSV trong Excel
  • Giá trị được chuyển đổi thành ngày tháng khi nhập tệp CSV vào Excel

Tệp CSV không hiển thị chính xác trong Excel

Triệu chứng: Bạn đang cố gắng mở tệp CSV trong Excel và tất cả dữ liệu kết thúc trong cột đầu tiên.

Lý do: Gốc của vấn đề là cài đặt ngôn ngữ và khu vực Windows của bạn và tệp CSV của bạn có các dấu phân cách khác nhau. Ở Bắc Mỹ và một số quốc gia khác, dấu phân tách danh sách mặc định là dấu phẩy. Trong khi ở các quốc gia Châu Âu, dấu phẩy được sử dụng làm dấu phân tách vị trí thập phân và dấu phân tách trường danh sách là dấu chấm phẩy.

Phán quyết: Có một số giải pháp khả thi cho vấn đề này. Bạn có thể nhanh chóng xem qua các đề xuất dưới đây và chọn phù hợp nhất cho nhiệm vụ cụ thể của bạn.

  1. Chỉ định dấu phân cách chính xác trực tiếp trong tệp CSV. Mở tệp CSV trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào (ngay cả notepad thông thường cũng làm được) và dán văn bản sau vào dòng đầu tiên. Lưu ý rằng đây phải là một dòng riêng biệt trước bất kỳ dữ liệu nào khác:
    • Để đặt dấu phân cách bằng dấu phẩy: Tháng Chín
    • Để đặt dấu phân cách thành dấu chấm phẩy: sep =;

    Như bạn có thể đã đoán, theo cách này, bạn có thể đặt bất kỳ ký tự nào khác làm dấu phân cách bằng cách chỉ định nó ngay sau dấu bằng.

  2. Chọn dấu phân cách mong muốn trong Excel. Trong Excel 2013 hoặc 2010 trên tab Ngày (Dữ liệu) trong phần Dữ liệu (Làm việc với dữ liệu) bấm vào Văn bản thành cột (Văn bản theo cột).Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính ExcelKhi Trình hướng dẫn Văn bản Cột khởi động, trong bước đầu tiên, hãy chọn định dạng dữ liệu Phân cách (có dấu phân cách) và nhấn Sau (Hơn nữa). Trong bước thứ hai, chọn dấu phân cách mong muốn và nhấp vào Kết thúc (Sẳn sàng).

    Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel

  3. Thay đổi phần mở rộng từ . Csv on .txt. Mở một tập tin . Txt trong Excel sẽ khởi chạy Trình hướng dẫn Nhập Văn bản và bạn sẽ có thể chọn dấu phân cách mong muốn, như được mô tả trong phần Cách nhập CSV vào Excel.
  4. Mở tệp CSV có dấu chấm phẩy làm dấu phân tách bằng VBA. Đây là mã VBA mẫu để mở tệp CSV trong Excel sử dụng dấu chấm phẩy làm dấu phân tách. Mã đã được viết cách đây vài năm cho các phiên bản Excel trước (2000 và 2003), nhưng nếu bạn đã khá quen thuộc với VBA, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi cập nhật hoặc thay đổi nó để hoạt động với các tệp CSV được phân tách bằng dấu phẩy.

Lưu ý: Tất cả các giải pháp được hiển thị chỉ thay đổi dấu phân cách cho tệp CSV đã cho. Nếu bạn muốn thay đổi dấu phân cách mặc định một lần và mãi mãi, thì giải pháp sau đây sẽ phù hợp với bạn.

  1. Chúng tôi thay đổi dải phân cách trong cài đặt của tiêu chuẩn khu vực. Ấn nút Trang Chủ (bắt đầu) và chạy bảng điều khiển (Bảng điều khiển), nhấp vào mục Khu vực và ngôn ngữ (Tiêu chuẩn khu vực)> Cài đặt thêm (Tùy chọn bổ sung). Một hộp thoại sẽ mở ra Tùy chỉnh định dạng (Cài đặt định dạng) trong đó bạn cần chọn một dấu chấm (.) Cho tham số Ký hiệu thập phân (Dấu phân tách số nguyên / thập phân) và đặt dấu phẩy (,) cho tham số Danh sách tách (Dấu tách phần tử danh sách).

Ghi chú của người dịch: Các cài đặt này được đưa ra để bản địa hóa tiếng Anh của Excel (và một số quốc gia khác). Để bản địa hóa, việc sử dụng dấu phẩy làm dấu tách thập phân và dấu chấm phẩy để phân tách các mục trong danh sách sẽ phổ biến hơn.

  1. Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính ExcelNhấn đúp OKđể đóng các hộp thoại - bạn đã hoàn tất! Từ bây giờ, Microsoft Excel sẽ mở và hiển thị chính xác tất cả các tệp CSV (được phân cách bằng dấu phẩy).

Lưu ý: Đặt Bảng điều khiển Windows thành dấu phân tách thập phân và các mục danh sách sẽ thay đổi cài đặt ký tự mặc định cho tất cả các chương trình trên máy tính của bạn, không chỉ Microsoft Excel.

Các số không ở đầu bị mất khi mở tệp CSV trong Excel

Triệu chứng: Tệp CSV của bạn chứa các giá trị có số XNUMX ở đầu và những số không đó sẽ bị mất khi mở tệp CSV trong Excel.

Lý do: Theo mặc định, Microsoft Excel hiển thị tệp CSV ở định dạng Tổng Quát (Phổ biến), trong đó các số XNUMX ở đầu bị cắt bớt.

Phán quyết: Thay vì mở tệp .csv trong Excel, hãy chạy Trình hướng dẫn Nhập Văn bản như chúng tôi đã làm trước đó để chuyển đổi tệp CSV sang Excel.

Trong bước 3 của trình hướng dẫn, hãy chọn các cột chứa các giá trị có số XNUMX ở đầu và thay đổi định dạng của các cột này thành văn bản. Đây là cách bạn chuyển đổi tệp CSV của mình sang Excel, giữ nguyên các số không.

Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel

Excel chuyển đổi một số giá trị thành ngày tháng khi mở tệp CSV

Triệu chứng: Một số giá trị trong tệp CSV của bạn trông giống như ngày tháng và Excel sẽ tự động chuyển đổi các giá trị đó từ định dạng văn bản sang định dạng ngày tháng.

Lý do: Như đã đề cập ở trên, Excel mở tệp CSV ở định dạng Tổng Quát (Chung), chuyển đổi các giá trị giống ngày từ định dạng văn bản sang định dạng ngày. Ví dụ: nếu bạn mở tệp CSV chứa thông tin đăng nhập của người dùng, mục nhập “Tháng 23” sẽ được chuyển đổi thành một ngày.

Phán quyết: Chuyển đổi tệp CSV sang Excel bằng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Trong bước 3 của trình hướng dẫn, hãy chọn các cột có bản ghi giống như ngày tháng và thay đổi định dạng cột thành văn bản.

Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel

Nếu bạn cần đạt được kết quả ngược lại, nghĩa là trong một cột nhất định, hãy chuyển đổi giá trị thành ngày tháng, sau đó đặt định dạng Ngày (Ngày) và chọn định dạng ngày thích hợp từ danh sách thả xuống.

Cách nhập nhiều tệp CSV vào Excel

Tôi nghĩ bạn biết rằng Microsoft Excel cho phép bạn mở nhiều tệp CSV bằng lệnh Mở (Mở).

  1. Trên tab Nâng cao miếng (Tệp) bấm vào Mở (Mở) và từ danh sách thả xuống ở dưới cùng bên phải của hộp thoại, hãy chọn Tệp văn bản (Các tệp văn bản).
  2. Để chọn nhiều tệp liên tiếp, hãy nhấp vào tệp đầu tiên, sau đó nhấn và giữ sự thay đổi, nhấp vào tệp cuối cùng. Cả hai tệp này, cũng như mọi thứ ở giữa, sẽ được chọn. Để chọn các tệp không nằm trong một hàng, hãy giữ phím Ctrl và nhấp vào từng tệp . Csvbạn muốn mở.
  3. Khi tất cả các tệp CSV mong muốn được chọn, hãy nhấp vào nút Mở (Mở).Chuyển đổi CSV sang Excel: Cách nhập tệp CSV vào bảng tính Excel

Phương pháp này đơn giản và nhanh chóng, và chúng tôi có thể gọi nó là tuyệt vời, nếu không phải vì một trường hợp - mỗi tệp CSV mở theo cách này dưới dạng một sổ làm việc Excel riêng biệt. Trên thực tế, việc chuyển đổi qua lại giữa nhiều tệp Excel đang mở có thể cực kỳ bất tiện và nặng nề.

Tôi hy vọng bây giờ bạn có thể dễ dàng chuyển đổi bất kỳ tệp CSV nào sang Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc khó khăn nào, hãy viết thư cho tôi trong phần bình luận. Và cảm ơn sự kiên nhẫn của tất cả mọi người đã đọc hết bài viết dài này đến cuối cùng! 🙂

Bình luận