Nội dung
Như vậy, bạn đã tạo một sổ làm việc trong Excel đầy dữ liệu. Nó được tổ chức rõ ràng, thông tin được cập nhật, định dạng chính xác như dự định. Bạn đã quyết định in một phiên bản giấy của bảng này… và mọi thứ đã diễn ra sai lầm.
Các bảng tính Excel không phải lúc nào cũng đẹp trên giấy vì chúng không được thiết kế để vừa với trang in. Chúng được thiết kế dài và rộng theo yêu cầu. Điều này rất tốt để chỉnh sửa và xem trên màn hình, nhưng rất khó để in tài liệu vì dữ liệu không phải lúc nào cũng khớp hoàn toàn trên một tờ giấy tiêu chuẩn.
Tất cả những khó khăn này không có nghĩa là không thể làm cho một bảng tính Excel trông đẹp trên giấy. Thực ra không khó chút nào. 5 thủ thuật in Excel sau đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Tất cả chúng sẽ hoạt động giống nhau trong Excel 2007, 2010 và 2013.
1. Xem trước trang trước khi in
Với một công cụ Xem thử bản in (Xem trước) Bạn có thể thấy chính xác bảng sẽ trông như thế nào trên trang in. Về mặt tiết kiệm thời gian và giấy, Xem thử bản in (Xem trước) là công cụ in chính của bạn. Bạn thậm chí có thể thực hiện một số điều chỉnh, chẳng hạn như kéo các đường viền in để làm cho chúng rộng hơn hoặc hẹp hơn. Sử dụng công cụ này sau khi điều chỉnh các tùy chọn in và bố cục của bạn để đảm bảo bảng tính của bạn trông theo cách bạn muốn.
2. Quyết định những gì nên được in
Nếu bạn chỉ cần một phần nhỏ của dữ liệu, không in toàn bộ sổ làm việc - hãy in dữ liệu đã chọn. Bạn chỉ có thể in trang tính mà bạn đang xem bằng cách chọn trong cài đặt in In Trang tính Hoạt động (In trang tính đang hoạt động) hoặc chọn In Toàn bộ Sổ làm việc (In Toàn bộ Sách) để in toàn bộ tệp. Ngoài ra, bạn có thể in một phần nhỏ dữ liệu của mình bằng cách đánh dấu vùng mong muốn và chọn Lựa chọn in (Lựa chọn in) trong cài đặt in.
3. Tối đa hóa không gian có sẵn
Bạn bị giới hạn bởi kích thước của tờ giấy bạn in, nhưng có nhiều cách để tận dụng tối đa diện tích của nó. Thử thay đổi hướng trang. Hướng mặc định tốt cho dữ liệu có nhiều hàng hơn cột. Nếu bảng của bạn rộng hơn chiều cao, hãy thay đổi hướng trang thành cảnh quan (phong cảnh). Vẫn cần thêm dung lượng? Bạn có thể thay đổi chiều rộng của các đường viền xung quanh các cạnh của trang. Chúng càng nhỏ thì càng có nhiều không gian cho dữ liệu. Cuối cùng, nếu bàn của bạn không quá lớn, hãy thử chơi với công cụ Tùy chọn tỷ lệ tùy chỉnh (Tỷ lệ) để vừa với tất cả các hàng hoặc tất cả các cột, hoặc có nguy cơ lắp toàn bộ bảng vào một tờ giấy in.
4. Sử dụng in dòng tiêu đề
Nếu bảng kéo dài nhiều hơn một trang, thì việc hiểu dữ liệu cụ thể đề cập đến là gì, vì Excel chỉ in tiêu đề cột trên trang tính đầu tiên theo mặc định. Đội In Tiêu đề (Print Headers) cho phép bạn in tiêu đề hàng hoặc cột trên mỗi trang, giúp dữ liệu dễ đọc hơn nhiều.
5. Sử dụng ngắt trang
Nếu bảng kéo dài nhiều hơn một trang giấy, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ngắt trang để xác định chính xác dữ liệu sẽ rơi vào mỗi trang. Khi bạn chèn dấu ngắt trang, mọi thứ bên dưới dấu ngắt được tách ra khỏi mọi thứ phía trên dấu ngắt và chuyển sang trang tiếp theo. Điều này rất tiện lợi, bởi vì Bạn có thể phân chia dữ liệu chính xác theo cách bạn muốn.
Bằng cách sử dụng các thủ thuật này, bạn có thể làm cho bảng tính của mình dễ đọc hơn. Bạn sẽ tìm thấy thêm chi tiết về các kỹ thuật được mô tả ở trên trong các bài học của hướng dẫn của chúng tôi:
- In bảng điều khiển trong Microsoft Excel
- Đặt vùng in trong Excel
- Đặt lề và tỷ lệ khi in trong Excel