Nguyên tắc Pareto, được đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, tuyên bố rằng 80% vấn đề có thể do 20% nguyên nhân. Nguyên tắc có thể rất hữu ích hoặc thậm chí là thông tin cứu sống khi bạn phải chọn vấn đề nào trong số nhiều vấn đề để giải quyết trước, hoặc nếu việc loại bỏ vấn đề phức tạp do hoàn cảnh bên ngoài.
Ví dụ, bạn vừa được yêu cầu lãnh đạo một nhóm đang gặp khó khăn khi thực hiện một dự án để chỉ họ đi đúng hướng. Bạn hỏi các thành viên trong nhóm những trở ngại chính của họ trong việc đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu của họ. Họ lập một danh sách mà bạn phân tích và tìm ra nguyên nhân chính của từng vấn đề mà nhóm gặp phải, cố gắng tìm ra những điểm chung.
Tất cả các nguyên nhân được phát hiện của các vấn đề được sắp xếp theo tần suất xuất hiện của chúng. Nhìn vào các con số, bạn thấy rằng sự thiếu liên lạc giữa những người thực hiện dự án và các bên liên quan của dự án là nguyên nhân gốc rễ của 23 vấn đề hàng đầu mà nhóm phải đối mặt, trong khi vấn đề lớn thứ hai là khả năng tiếp cận các nguồn lực cần thiết (hệ thống máy tính, thiết bị, v.v. .). .) chỉ dẫn đến 11 biến chứng liên quan. Các vấn đề khác được cách ly. Rõ ràng là bằng cách giải quyết vấn đề giao tiếp, một tỷ lệ rất lớn các vấn đề có thể được loại bỏ, và bằng cách giải quyết vấn đề tiếp cận các nguồn lực, gần như 90% trở ngại trên con đường của nhóm có thể được giải quyết. Bạn không chỉ tìm ra cách để giúp đỡ nhóm, bạn vừa thực hiện một phân tích Pareto.
Thực hiện tất cả công việc này trên giấy có lẽ sẽ mất một khoảng thời gian nhất định. Quá trình này có thể được tăng tốc đáng kể bằng cách sử dụng biểu đồ Pareto trong Microsoft Excel.
Biểu đồ Pareto là sự kết hợp của biểu đồ đường và biểu đồ. Chúng đặc biệt ở chỗ chúng thường có một trục ngang (trục thể loại) và hai trục tung. Biểu đồ hữu ích để sắp xếp thứ tự ưu tiên và sắp xếp dữ liệu.
Nhiệm vụ của tôi là giúp bạn chuẩn bị dữ liệu cho biểu đồ Pareto và sau đó tự tạo biểu đồ. Nếu dữ liệu của bạn đã được chuẩn bị cho biểu đồ Pareto, thì bạn có thể tiếp tục phần thứ hai.
Hôm nay chúng ta sẽ phân tích một tình huống có vấn đề ở một công ty thường xuyên hoàn trả chi phí cho nhân viên. Nhiệm vụ của chúng tôi là tìm ra những gì chúng tôi chi tiêu nhiều nhất và hiểu cách chúng tôi có thể giảm 80% các chi phí này bằng cách sử dụng phân tích Pareto nhanh. Chúng tôi có thể tìm ra chi phí nào chiếm 80% số tiền hoàn lại và ngăn ngừa chi phí cao trong tương lai bằng cách thay đổi chính sách sử dụng giá bán buôn và thảo luận về chi phí nhân viên.
Phần một: Chuẩn bị Dữ liệu cho Biểu đồ Pareto
- Sắp xếp dữ liệu của bạn. Trong bảng của chúng tôi, có 6 hạng mục bồi thường bằng tiền mặt và số tiền mà nhân viên yêu cầu.
- Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần. Kiểm tra xem các cột đã được chọn chưa А и Вđể sắp xếp chính xác.
- Tổng cột Số tiền (số lượng chi phí) được tính bằng cách sử dụng hàm TÓM TẮT (TỔNG). Trong ví dụ của chúng tôi, để có được tổng số tiền, bạn cần thêm các ô từ V3 đến V8.
Phím nóng: Để tính tổng một dải giá trị, hãy chọn một ô B9 và báo chí Alt + =. Tổng số tiền sẽ là $ 12250.
- Tạo một cột Số tiền tích lũy (số tiền tích lũy). Hãy bắt đầu với giá trị đầu tiên $ 3750 trong phòng giam B3. Mỗi giá trị dựa trên giá trị của ô trước đó. Trong một phòng giam C4 kiểu = C3 + B4 và báo chí đăng ký hạng mục thi.
- Để tự động điền vào các ô còn lại trong một cột, hãy bấm đúp vào ô điều khiển tự động điền.
- Tiếp theo, tạo một cột Tích lũy % (Tỷ lệ tích luỹ). Để điền vào cột này, bạn có thể sử dụng tổng của phạm vi Số tiền và các giá trị từ cột Số tiền tích lũy. Trong thanh công thức cho một ô D3 nhập = C3 / $ B $ 9 và báo chí đăng ký hạng mục thi. Biểu tượng $ tạo một tham chiếu tuyệt đối sao cho giá trị tổng (tham chiếu ô B9) không thay đổi khi bạn sao chép công thức xuống.
- Bấm đúp vào điểm đánh dấu tự động điền để điền công thức vào cột hoặc bấm vào điểm đánh dấu và kéo nó qua cột dữ liệu.
- Bây giờ mọi thứ đã sẵn sàng để bắt đầu xây dựng biểu đồ Pareto!
Phần hai: Xây dựng biểu đồ Pareto trong Excel
- Chọn dữ liệu (trong ví dụ của chúng tôi, các ô từ A2 by D8).
- Ấn Bản Alt + F1 trên bàn phím để tự động tạo biểu đồ từ dữ liệu đã chọn.
- Nhấp chuột phải vào vùng biểu đồ và từ menu xuất hiện, nhấp vào Chọn dữ liệu (Chọn Dữ liệu). Một hộp thoại sẽ xuất hiện Chọn nguồn dữ liệu (Chọn Nguồn Dữ liệu). Chọn dòng Số tiền tích lũy và báo chí Hủy bỏ (Loại bỏ). sau đó OK.
- Nhấp vào biểu đồ và sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím của bạn để di chuyển giữa các phần tử của nó. Khi một hàng dữ liệu được chọn Tích lũy %, hiện trùng với trục danh mục (trục hoành), hãy nhấp chuột phải vào nó và chọn Thay đổi loại biểu đồ cho một chuỗi (Thay đổi loại chuỗi biểu đồ). Bây giờ, chuỗi dữ liệu này rất khó nhìn thấy, nhưng có thể.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện Thay đổi loại biểu đồ (Thay đổi loại biểu đồ), chọn biểu đồ đường.
- Vì vậy, chúng tôi có một biểu đồ và một biểu đồ đường phẳng dọc theo trục hoành. Để thể hiện sự giảm bớt của một đồ thị đường, chúng ta cần một trục tung khác.
- Nhấp chuột phải vào một hàng Tích lũy % và trong menu xuất hiện, hãy nhấp vào Định dạng chuỗi dữ liệu (Định dạng chuỗi dữ liệu). Hộp thoại cùng tên sẽ xuất hiện.
- Trong phần Tùy chọn hàng (Tùy chọn Dòng) chọn Trục nhỏ (Trục phụ) và nhấn nút Đóng (Đóng).
- Trục phần trăm sẽ xuất hiện và biểu đồ sẽ chuyển thành biểu đồ Pareto chính thức! Bây giờ chúng ta có thể rút ra kết luận: phần lớn chi phí là học phí (Phí đào tạo), thiết bị (Phần cứng) và văn phòng phẩm (Đồ dùng văn phòng).
Với hướng dẫn từng bước để thiết lập và tạo biểu đồ Pareto trong Excel, hãy thử nó trong thực tế. Bằng cách áp dụng phân tích Pareto, bạn có thể xác định những vấn đề quan trọng nhất và thực hiện một bước quan trọng để giải quyết chúng.