Trong bài trước, chúng ta đã làm quen với các kiến thức cơ bản về sắp xếp trong Excel, phân tích các lệnh cơ bản và các kiểu sắp xếp. Bài viết này sẽ tập trung vào phân loại tùy chỉnh, tức là có thể tùy chỉnh bởi người dùng. Ngoài ra, chúng tôi sẽ phân tích một tùy chọn hữu ích như sắp xếp theo định dạng ô, cụ thể là theo màu sắc của nó.
Đôi khi bạn có thể gặp phải thực tế là các công cụ sắp xếp tiêu chuẩn trong Excel không thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự cần thiết. May mắn thay, Excel cho phép bạn tạo một danh sách tùy chỉnh cho thứ tự sắp xếp của riêng bạn.
Tạo một sắp xếp tùy chỉnh trong Excel
Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi muốn sắp xếp dữ liệu trên trang tính theo kích thước áo phông (cột D). Việc sắp xếp thông thường sẽ sắp xếp các kích thước theo thứ tự bảng chữ cái, điều này sẽ không hoàn toàn chính xác. Hãy tạo một danh sách tùy chỉnh để sắp xếp các kích thước từ nhỏ nhất đến lớn nhất.
- Chọn bất kỳ ô nào trong bảng Excel mà bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn ô D2.
- Nhấn vào Ngày, sau đó nhấn lệnh Phân loại.
- Một hộp thoại sẽ mở ra Phân loại. Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp bảng. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ chọn phân loại theo kích cỡ áo phông. Sau đó trong lĩnh vực trật tự Nhấp chuột Danh sách khách hàng.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện Chức năng… Vui lòng chọn DANH SÁCH MỚI trong phần Chức năng.
- Nhập kích thước áo phông vào trường Danh sách sản phẩm theo thứ tự yêu cầu. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn sắp xếp các kích thước từ nhỏ nhất đến lớn nhất, vì vậy chúng tôi sẽ nhập lần lượt: Nhỏ, Trung bình, Lớn và X-Lớn bằng cách nhấn phím đăng ký hạng mục thi sau mỗi phần tử.
- Nhấn vào Thêmđể lưu thứ tự sắp xếp mới. Danh sách sẽ được thêm vào phần Chức năng. Đảm bảo rằng nó đã được chọn và nhấp vào OK.
- Cửa sổ hộp thoại Chức năng sẽ đóng cửa. Nhấp chuột OK trong hộp thoại Phân loại để thực hiện phân loại tùy chỉnh.
- Trong trường hợp của chúng tôi, bảng tính Excel sẽ được sắp xếp theo thứ tự bắt buộc theo kích thước áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất.
Sắp xếp trong Excel theo định dạng ô
Ngoài ra, bạn có thể sắp xếp bảng tính Excel theo định dạng ô chứ không phải theo nội dung. Việc sắp xếp này đặc biệt hữu ích nếu bạn sử dụng mã màu trong các ô nhất định. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sắp xếp dữ liệu theo màu ô để xem đơn đặt hàng nào có các khoản thanh toán chưa được thu.
- Chọn bất kỳ ô nào trong bảng Excel mà bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn ô E2.
- Nhấn vào Ngày, sau đó nhấn lệnh Phân loại.
- Một hộp thoại sẽ mở ra Phân loại. Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp bảng. Sau đó trong lĩnh vực Phân loại chỉ định kiểu sắp xếp: Màu ô, Màu phông chữ hoặc Biểu tượng ô. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sắp xếp bảng theo cột phương thức thanh toán (cột E) và theo màu ô.
- Trong tạp chí trật tự chọn một màu để sắp xếp. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn màu đỏ nhạt.
- Ấn Bản OK. Bảng hiện được sắp xếp theo màu sắc, với các ô màu đỏ nhạt ở trên cùng. Đơn hàng này cho phép chúng tôi thấy rõ các đơn hàng còn tồn đọng.
