Nội dung
Trong bài học nhỏ này, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều thông tin hữu ích về định dạng phần trăm trong Excel. Bạn sẽ học cách thay đổi định dạng của dữ liệu hiện có thành Tỷ lệ phần trăm, cách đặt hiển thị tỷ lệ phần trăm trong ô, cũng như cách tự động đổi số thành tỷ lệ phần trăm khi nhập thủ công.
Trong Microsoft Excel, việc hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm rất dễ dàng. Để thực hiện việc này, hãy chọn một hoặc nhiều ô và nhấp vào nút Phần trăm kiểu (định dạng phần trăm) trong phần Con số (Số) tab Trang Chủ (Nhà):
Bạn có thể làm điều đó nhanh hơn nữa bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + Shift +%. Excel sẽ nhắc bạn về sự kết hợp này mỗi khi bạn di chuột qua nút. Phần trăm kiểu (định dạng phần trăm).
Có, Định dạng phần trăm trong Excel có thể được đặt bằng một cú nhấp chuột. Nhưng kết quả sẽ khác nhau đáng kể tùy thuộc vào việc bạn đang áp dụng định dạng cho các giá trị hiện có hay các ô trống.
Định dạng các giá trị hiện có dưới dạng tỷ lệ phần trăm
Khi bạn nộp đơn Định dạng phần trăm Đối với các ô đã chứa giá trị số, Excel sẽ nhân các giá trị đó với 100 và thêm dấu phần trăm (%) vào cuối. Theo quan điểm của Excel, điều này đúng, vì 1% về cơ bản là một phần trăm.
Tuy nhiên, đôi khi điều này lại dẫn đến những kết quả không như mong muốn. Ví dụ: nếu ô A1 chứa số 20 và bạn áp dụng cho ô này Định dạng phần trăm, kết quả là bạn sẽ nhận được 2000% chứ không phải 20% như bạn có thể mong muốn.
Cách ngăn chặn lỗi:
- Nếu một ô trong bảng của bạn chứa các số ở định dạng số thông thường và bạn cần chuyển chúng thành Tỷ lệ phần trăm, trước tiên hãy chia các số này cho 100. Ví dụ: nếu dữ liệu ban đầu của bạn được viết trong cột A, bạn có thể nhập công thức vào ô B2 = A2 / 100 và sao chép nó vào tất cả các ô cần thiết của cột B. Tiếp theo, chọn toàn bộ cột B và áp dụng cho nó Định dạng phần trăm. Kết quả sẽ như thế này:
Sau đó, bạn có thể thay thế các công thức trong cột B bằng các giá trị, sau đó sao chép chúng vào cột A và xóa cột B nếu bạn không cần nữa. - Nếu bạn chỉ cần chuyển đổi một số giá trị sang định dạng phần trăm, bạn có thể nhập chúng theo cách thủ công bằng cách chia số cho 100 và viết nó dưới dạng số thập phân. Ví dụ: để nhận giá trị 28% trong ô A2 (xem hình trên), hãy nhập số 0.28, sau đó áp dụng cho nó Định dạng phần trăm.
Sau đó, bạn có thể thay thế các công thức trong cột B bằng các giá trị, sau đó sao chép chúng vào cột A và xóa cột B nếu bạn không cần nữa.Áp dụng định dạng phần trăm cho các ô trống
Chúng tôi đã thấy cách hiển thị dữ liệu đã có trong bảng tính Microsoft Excel thay đổi như thế nào khi bạn thay đổi định dạng số đơn giản thành Tỷ lệ phần trăm. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu lần đầu tiên bạn áp dụng cho một ô Định dạng phần trăm, và sau đó nhập một số vào đó theo cách thủ công? Đây là lúc Excel có thể hoạt động khác.
- Bất kỳ số nào bằng hoặc lớn hơn 1 sẽ chỉ được viết bằng dấu%. Ví dụ, số 2 sẽ được viết là 2%; 20 - thích 20%; 2,1 - thích 2,1%, v.v.
- Các số nhỏ hơn 1 được viết không có số 0 ở bên trái dấu thập phân sẽ được nhân với 100. Ví dụ: nếu bạn nhập ,2 vào một ô có định dạng phần trăm, kết quả là bạn sẽ thấy giá trị là 20%. Tuy nhiên, nếu bạn gõ trên bàn phím 0,2 trong cùng một ô, giá trị sẽ được viết là 0,2%.
Hiển thị số dưới dạng phần trăm ngay lập tức khi bạn nhập
Nếu bạn nhập số 20% (có dấu phần trăm) vào một ô, Excel sẽ hiểu rằng bạn muốn viết giá trị dưới dạng phần trăm và tự động thay đổi định dạng của ô.
Thông báo quan trọng!
Khi sử dụng định dạng phần trăm trong Excel, hãy nhớ rằng đây không gì khác hơn là một biểu diễn trực quan của giá trị toán học thực tế được lưu trữ trong một ô. Trên thực tế, giá trị phần trăm luôn được lưu trữ dưới dạng số thập phân.
Nói cách khác, 20% được lưu trữ là 0,2; 2% được lưu trữ dưới dạng 0,02, v.v. Khi thực hiện các phép tính khác nhau, Excel sẽ sử dụng các giá trị này, tức là các phân số thập phân. Hãy ghi nhớ điều này khi lập công thức tham chiếu đến các ô có tỷ lệ phần trăm.
Để xem giá trị thực được chứa trong một ô có Định dạng phần trăm:
- Nhấp chuột phải vào nó và từ menu ngữ cảnh, chọn Format Cells hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + 1.
- Trong hộp thoại xuất hiện Format Cells (Định dạng ô) hãy xem khu vực mẫu (Mẫu) tab Con số (Số) trong danh mục Tổng Quát (Chung).
Thủ thuật khi hiển thị tỷ lệ phần trăm trong Excel
Có vẻ như tính toán và hiển thị dữ liệu dưới dạng tỷ lệ phần trăm là một trong những tác vụ đơn giản nhất mà chúng tôi thực hiện với Excel. Nhưng những người dùng có kinh nghiệm biết rằng nhiệm vụ này không phải lúc nào cũng đơn giản như vậy.
1. Đặt màn hình thành số chữ số thập phân mong muốn
Thời Gian Định dạng phần trăm áp dụng cho các số, Excel 2010 và 2013 hiển thị giá trị của chúng được làm tròn thành số nguyên và trong một số trường hợp, điều này có thể gây hiểu lầm. Ví dụ: đặt định dạng phần trăm thành một ô trống và nhập giá trị 0,2% vào ô đó. Chuyện gì đã xảy ra thế? Tôi thấy 0% trong bảng của mình, mặc dù tôi biết chắc chắn rằng nó phải là 0,2%.
Để xem giá trị thực chứ không phải giá trị làm tròn, bạn cần tăng số vị trí thập phân mà Excel sẽ hiển thị. Đối với điều này:
- Mở hộp thoại Format Cells (Định dạng ô) bằng menu ngữ cảnh hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1.
- Chọn một mục Tỷ lệ phần trăm (Phần trăm) và đặt số vị trí thập phân được hiển thị trong ô như bạn muốn.
- Khi mọi thứ đã sẵn sàng, hãy nhấp vào OKcho những thay đổi có hiệu lực.
2. Làm nổi bật các Giá trị Phủ định với Định dạng
Nếu bạn muốn các giá trị âm được hiển thị khác nhau, chẳng hạn như bằng phông chữ màu đỏ, bạn có thể đặt định dạng số tùy chỉnh. Mở lại hộp thoại Format Cells (Định dạng ô) và chuyển đến tab Con số (Con số). Chọn một danh mục Tuỳ chỉnh (Tất cả các định dạng) và nhập vào trường kiểu một trong những dòng sau:
- 00%; [Red] -0.00% or 00%; [Đỏ] -0,00% - hiển thị giá trị phần trăm âm màu đỏ và hiển thị 2 chữ số thập phân.
- 0%; [Đỏ] -0% or 0%; [Krabuồn ngủ] -0% - hiển thị các giá trị phần trăm âm màu đỏ và không hiển thị các giá trị sau dấu thập phân.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về phương pháp định dạng này trong tài liệu tham khảo của Microsoft, trong chủ đề về cách hiển thị số ở định dạng phần trăm.
3. Định dạng giá trị phần trăm phủ định trong Excel với định dạng có điều kiện
So với phương pháp trước đây, định dạng có điều kiện trong Excel là một phương pháp linh hoạt hơn cho phép bạn đặt bất kỳ định dạng nào cho ô chứa giá trị phần trăm âm.
Cách dễ nhất để tạo quy tắc định dạng có điều kiện là đi tới menu Định dạng có điều kiện > Đánh dấu các quy tắc ô > Ít hơn (Định dạng có điều kiện> Quy tắc chọn ô> Nhỏ hơn…) và nhập 0 vào trường Định dạng ô ÍT HƠN (Định dạng các ô LESS)
Tiếp theo, trong danh sách thả xuống, bạn có thể chọn một trong các tùy chọn tiêu chuẩn được đề xuất hoặc nhấp vào Định dạng tùy chỉnh (Định dạng tùy chỉnh) ở cuối danh sách này và tùy chỉnh tất cả các chi tiết định dạng ô theo ý muốn.
Dưới đây là một số tùy chọn để làm việc với Định dạng phần trăm dữ liệu mở Excel. Tôi hy vọng rằng những kiến thức thu được từ bài học này sẽ giúp bạn tránh khỏi những cơn đau đầu không đáng có trong tương lai. Trong các bài viết sau, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào chủ đề về tỷ lệ phần trăm trong Excel. Bạn sẽ học những phương pháp nào bạn có thể sử dụng để tính lãi trong Excel, tìm hiểu các công thức để tính phần trăm thay đổi, phần trăm tổng số, lãi kép, v.v.
Hãy theo dõi và đọc vui vẻ!