Không biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên? Sử dụng phương pháp đơn giản này

Thế giới từ lâu đã tiến lên cả về điều kiện sống và thái độ đối với cuộc sống hàng ngày. Sẽ không dễ dàng để giải thích với bà của chúng tôi rằng chúng tôi không có thời gian cho bất cứ việc gì, vì họ phải xoay sở mọi thứ - làm việc, điều hành gia đình, nuôi sống gia đình. Nhưng trong thế giới hiện đại, thời gian, sự linh hoạt và nhiều loại kỹ năng được đánh giá cao hơn khả năng rửa «trong lỗ». Suy cho cùng, việc rửa bát ngày nay có thể được “giao phó” cho các thiết bị gia dụng (rồi ai đó phải cho đồ bẩn vào lồng giặt và lau bát đĩa sau khi rửa), nhưng những nhiệm vụ quan trọng hơn đối với cuộc sống thì không thể.

Để không trở thành nạn nhân của “sự tắc nghẽn”, bạn nên học cách phân tách các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên thực hiện (nếu chúng ta đang nói về nhiệm vụ chuyên môn) và theo sự thật mong muốn vào lúc này (ví dụ, nếu chúng ta đang nghĩ về cách chi tiêu trong ngày).

Để phân phối các nhiệm vụ, thật tiện lợi khi sử dụng kỹ thuật lập kế hoạch - ma trận Eisenhower. Nó khá dễ tạo. Chúng tôi viết một danh sách các nhiệm vụ và đánh dấu bên cạnh mỗi nhiệm vụ: nó có quan trọng hay không? Khẩn cấp hay không? Và vẽ một bảng như thế này:

Góc phần tư A - những vấn đề quan trọng và khẩn cấp

Dưới đây là những nhiệm vụ mà nếu không hoàn thành sẽ gây nguy hiểm cho mục tiêu của bạn và các vấn đề liên quan đến sức khỏe. Ví dụ, thư khẩn cấp, dự án cần giao gấp, đau buốt hoặc tình trạng xuống cấp.

Với kế hoạch lý tưởng, góc phần tư này vẫn trống vì bạn không tích lũy được các nhiệm vụ sẽ phải giải quyết gấp rút. Không có gì đáng sợ nếu một số điểm xuất hiện ở đây, điều quan trọng là có ít điểm trong số đó. Nếu không, bạn sẽ phải sửa lại danh sách thời hạn và các trường hợp.

Góc phần tư B - quan trọng nhưng không khẩn cấp

Thường thì đây là hoạt động chính của chúng tôi: những trường hợp quan trọng không có thời hạn, có nghĩa là chúng tôi có thể giải quyết chúng ở chế độ thoải mái. Đây là những mục tiêu đòi hỏi phải có kế hoạch và nhằm phát triển chiến lược. Hoặc những việc liên quan đến phát triển bản thân và duy trì các mối quan hệ xã hội, ví dụ: nghe giảng hoặc đi tập thể dục, gặp gỡ bạn bè, gọi điện cho người thân.

Bạn cần phải cẩn thận, bởi vì nếu bạn trì hoãn việc hoàn thành nhiệm vụ từ góc phần tư này, thì chúng có thể “di chuyển” sang góc phần tư A.

Góc phần tư C - khẩn cấp nhưng không quan trọng

Chúng ta đang nói về sự sao lãng: việc hoàn thành các nhiệm vụ của góc phần tư này không giúp đạt được mục tiêu mà ngược lại, nó ngăn cản bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng, làm giảm hiệu quả và khiến bạn kiệt sức. Thông thường, đây là những công việc thường ngày, tuy nhiên, chúng “ngốn” một cách không thương tiếc thời gian quý báu của chúng ta.

Việc ủy ​​quyền sẽ giúp chúng tôi giải quyết chúng: ví dụ: trong khi bạn đang hoàn thành một báo cáo ở nhà, bạn có thể yêu cầu đối tác của mình dắt chó đi dạo hoặc thanh toán các hóa đơn. Điều chính là đừng nhầm lẫn chúng với các nhiệm vụ nên ở góc phần tư A: hãy đảm bảo rằng các nhiệm vụ thực sự không quan trọng.

Góc phần tư D - những việc không khẩn cấp và không quan trọng

Đây là một góc phần tư cực kỳ thú vị: những thứ tập trung ở đây không hữu ích, nhưng chúng tôi cực kỳ thích. Ví dụ, điều này có thể là nghiên cứu các trang web khác nhau và đọc tin nhắn trong các trình nhắn tin tức thời - điều mà chúng tôi thường gọi là «thỉnh thoảng bạn cần nghỉ ngơi». Thường thì những hoạt động này làm mất thời gian của các nhiệm vụ khác.

Điều này không có nghĩa là bạn nên từ bỏ hoàn toàn việc giải trí, nhưng bạn cần duy trì sự cân bằng của các công việc trong mỗi góc phần tư. Nếu bạn có một bài thuyết trình quan trọng trong một vài ngày, sau đó dành thời gian cho những thứ từ góc phần tư D, sau này bạn có nguy cơ phải đối mặt với sự vội vàng trong góc phần tư A.

Ví dụ về ma trận cho thấy rằng điều quan trọng đối với mỗi chúng ta là có thể ủy thác và có thể yêu cầu giúp đỡ. Không phải lúc nào điều này cũng khiến chúng ta trở nên yếu đuối trong mắt người khác. Thay vào đó, cách tiếp cận này gợi ý rằng chúng ta có thể đánh giá đầy đủ năng lực của mình và phân bổ thời gian và nguồn lực.

Còn về sự trì hoãn?

Đôi khi nó xảy ra như thế này: mọi thứ đã đến cổ họng, nhưng bạn không muốn tiếp nhận bất cứ điều gì, vì vậy bạn không làm bất cứ điều gì cả. Cuộn qua các nguồn cấp dữ liệu trên mạng xã hội hoặc theo dõi chuỗi video. Tất cả điều này rất giống với sự trì hoãn - xu hướng liên tục hoãn lại những việc quan trọng và khẩn cấp.

Chần chừ không đồng nghĩa với lười biếng chứ đừng nói đến việc nghỉ ngơi. Khi một người lười biếng, anh ta không trải qua những cảm xúc tiêu cực và không phải đối mặt với những hậu quả khó chịu. Khi nghỉ ngơi, nó sẽ bổ sung năng lượng dự trữ và nạp vào cơ thể những cảm xúc tích cực. Và trong trạng thái trì hoãn, chúng ta lãng phí năng lượng vào những hoạt động vô nghĩa và trì hoãn những việc quan trọng cho đến giây phút cuối cùng. Kết quả là chúng ta không làm hết mọi việc hoặc làm những việc mình cần nhưng lại làm kém, và điều này làm giảm lòng tự trọng của chúng ta, dẫn đến cảm giác tội lỗi, căng thẳng và mất năng suất làm việc.

Những người hay lo lắng và cầu toàn thường dễ bị trì hoãn hơn, họ thích hoàn toàn thực hiện một nhiệm vụ hoặc sẽ liên tục trì hoãn nó nếu họ không thể hoàn thành kế hoạch của mình một cách hoàn hảo đến mức phù hợp với bức tranh thế giới của họ. Trong những tình huống như thế này, lập kế hoạch tốt mọi việc, tìm một người đáng tin cậy để có thể nhìn thấu chúng và làm việc với những lợi ích phụ có thể hữu ích. Đó là, bạn nên tự đặt câu hỏi: điều gì khiến tôi trì hoãn công việc? Tôi nhận được gì từ nó?

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch và hoàn thành nhiệm vụ và nghi ngờ rằng sự trì hoãn cũng là nguyên nhân, hãy thử làm việc với một chuyên gia về lòng tự trọng và sự tự tin, về nỗi sợ không hoàn hảo và mắc sai lầm. Nó sẽ dễ dàng hơn nhiều cho bạn để cấu trúc cuộc sống của bạn sau đó.