Khả năng xuất tài liệu Excel sang PDF hoặc bất kỳ định dạng nào khác có thể hữu ích trong nhiều trường hợp. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ học cách xuất tệp Excel sang các định dạng phổ biến nhất.
Theo mặc định, tài liệu Excel 2013 được lưu ở định dạng .xlsx. Tuy nhiên, thường cần sử dụng các tệp ở các định dạng khác như PDF hoặc sổ làm việc Excel 97-2003. Với Microsoft Excel, bạn có thể dễ dàng xuất sổ làm việc sang nhiều loại tệp khác nhau.
Cách xuất sổ làm việc Excel sang tệp PDF
Xuất sang định dạng Adobe Acrobat, thường được gọi là PDF, có thể hữu ích nếu bạn muốn gửi sách cho người dùng không có Microsoft Excel. Tệp PDF cho phép người nhận xem, nhưng không chỉnh sửa nội dung của tài liệu.
- Bấm vào tab Tệp để chuyển sang dạng xem Backstage.
- Nhấp vào Xuất, sau đó chọn Tạo tài liệu PDF / XPS.
- Trong hộp thoại Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS xuất hiện, hãy chọn vị trí bạn muốn xuất sách, nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Xuất bản.
Theo mặc định, Excel chỉ xuất trang tính đang hoạt động. Nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình và bạn muốn xuất tất cả các trang tính sang một tệp PDF, thì trong hộp thoại Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS, hãy bấm vào Tùy chọn và chọn Toàn bộ Sách trong hộp thoại kết quả. Sau đó bấm OK.
Khi xuất tài liệu Excel sang tệp PDF, bạn cần xem xét dữ liệu sẽ trông như thế nào trên các trang của tệp PDF. Mọi thứ giống hệt như khi in sách. Để biết thêm thông tin về những điều cần lưu ý khi xuất sách sang PDF, hãy xem loạt bài học về Bố cục Trang.
Xuất sang các loại tệp khác
Khi bạn cần gửi cho người dùng tài liệu từ các phiên bản Microsoft Excel cũ hơn, chẳng hạn như Excel 97-2003 hoặc tệp .csv, bạn có thể xuất tài liệu sang các định dạng Excel khác
- Chuyển đến dạng xem Backstage.
- Bấm Xuất, sau đó Thay đổi Loại Tệp.
- Chọn loại tệp mong muốn, sau đó nhấp vào Lưu dưới dạng.
- Trong hộp thoại Lưu Tài liệu xuất hiện, hãy chọn vị trí bạn muốn xuất sổ làm việc Excel, nhập tên tệp, sau đó bấm Lưu.
Bạn cũng có thể xuất tài liệu bằng cách chọn định dạng mong muốn từ danh sách thả xuống trong hộp thoại Lưu tài liệu.