Tập trung vào những yếu tố cần thiết: cách sắp xếp thứ tự ưu tiên

“Thật không may, những tình huống mà tôi quản lý để đặt ưu tiên của mình lên hàng đầu là tiêu chuẩn hơn là ngoại lệ. Tôi cố gắng lên kế hoạch cho các công việc trong ngày, nhấn mạnh vào việc chính, nhưng đến cuối ngày, tôi cảm thấy hoàn toàn kiệt sức vì bị phân tâm bởi các cuộc gọi, doanh thu nhỏ và các cuộc họp. Những nhiệm vụ quan trọng nhất tiếp tục bị hoãn lại, và những kế hoạch hoành tráng trong năm vẫn được viết trên giấy. Bạn có thể làm gì để tự giúp mình? » Olga, 27 tuổi, hỏi.

Tôi thường gặp một yêu cầu tương tự trong các khóa đào tạo về hiệu quả của người quản lý. Khách hàng tin rằng lý do chính cho vấn đề của họ là thiếu các ưu tiên. Nhưng thực tế là vậy, chỉ là một người không tập trung cho lắm.

Và bước đầu tiên để giải quyết vấn đề này là chọn công cụ phù hợp để làm việc tập trung của bạn. Nó phải phù hợp chính xác với đặc điểm cá nhân của bạn: bạn phải tính đến điều kiện công việc và nơi ở của bạn.

Để bắt đầu, bạn có thể sử dụng một số phương pháp phổ biến từ lâu đã được công nhận là hiệu quả. Tôi cố gắng giới thiệu chúng cho những khách hàng mà chúng tôi mới bắt đầu làm việc.

Cách tiếp cận đầu tiên: Hiểu các tiêu chí đánh giá

Đầu tiên, hãy trả lời câu hỏi: Bạn sử dụng tiêu chí nào khi ưu tiên? Câu trả lời phổ biến nhất là tiêu chí «tính khẩn cấp». Với nó, tất cả các trường hợp xếp thành một hàng tùy thuộc vào thời hạn. Và chỉ sau đó, chúng tôi xây dựng các nhiệm vụ mới vào «phương thức khởi tạo ảo» kết quả, chuyển ngược lại những tác vụ có thể hoàn thành sau đó.

Nhược điểm của phương pháp này là gì? Danh sách các ưu tiên của ngày hôm nay không chỉ bao gồm những gì sẽ mất liên quan vào ngày mai, tức là, khẩn cấp, mà còn cả những gì chúng ta gọi là «quan trọng» một cách trừu tượng. Đây là điều thúc đẩy chúng ta đạt được mục tiêu hoặc là thứ loại bỏ những trở ngại nghiêm trọng trên con đường đạt được mục tiêu đó.

Và ở đây nhiều người mắc sai lầm khi thay thế các tiêu chí. Về mặt kiến ​​thức, điều này có thể được diễn đạt như sau: "Việc này rất khẩn cấp, bởi vì nó rất quan trọng!" "Điều này rất quan trọng vì thời hạn là ngày mai!" Nhưng nếu danh sách các ưu tiên trong ngày của bạn không chứa các nhiệm vụ dẫn đến việc đạt được các mục tiêu có ý nghĩa quan trọng đối với bạn, bạn cần phải phân tích cẩn thận danh sách việc cần làm của mình.

Bạn cần quyết định xem bạn sử dụng tiêu chí nào để xác định «tính khẩn cấp» và «tầm quan trọng» của các nhiệm vụ và liệu bạn có đang trộn lẫn hai khái niệm này hay không.

Phương pháp tiếp cận thứ hai: Xác định ba loại ưu tiên

Như bạn đã biết, các đường chân trời lập kế hoạch là khác nhau. Nếu chúng ta đang xem xét lịch trình lập kế hoạch trong một ngày, thì tốt hơn là nên tiến hành như sau:

• Đặt một ưu tiên hàng đầu trong ngày. Đây là nhiệm vụ mà bạn sẽ dành tối đa thời gian và sức lực cho ngày hôm nay;
• Xác định ba hoặc bốn việc mà bạn sẽ dành ít thời gian và công sức nhất cho ngày hôm nay. Sẽ tốt hơn nếu bạn viết ra bao nhiêu thời gian (năm phút, mười phút) bạn định dành cho một trường hợp cụ thể. Điều này sẽ trở thành danh sách "ưu tiên cuối cùng" của bạn.
• Vào loại thứ ba sẽ rơi vào cái có thể được gọi là «trường hợp của nguyên lý phần dư.» Chúng sẽ được hoàn thành nếu còn thời gian rảnh cho chúng. Nhưng nếu chúng vẫn chưa được hiện thực hóa, nó sẽ không ảnh hưởng gì.

Ở đây chúng ta phải đối mặt với câu hỏi: “Làm thế nào để không dành năng lượng tối đa cho“ ưu tiên cuối cùng ”, gạt bỏ“ ưu tiên chính ”một cách vô thức? Cách tiếp cận thứ ba sẽ giúp trả lời nó.

Phương pháp tiếp cận thứ ba: Sử dụng Chế độ thời gian chậm

Chúng tôi dành phần lớn thời gian làm việc ở chế độ «thời gian nhanh». Chúng ta phải tham gia vào các quy trình thông thường và xử lý một lượng lớn thông tin.

“Thời gian chậm” là cách hiệu quả nhất để ngăn chặn thói quen “chạy theo guồng quay”. Đây là một cái nhìn tỉnh táo về bản thân và là điểm khởi đầu để tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi: “Tôi đang làm gì? Để làm gì? Tôi không làm gì và tại sao?

Để phương pháp này hoạt động tốt nhất, hãy làm theo ba nguyên tắc sau:

1. Nhập vào thói quen hàng ngày của bạn một nghi lễ nhất định. Đây phải là một hoạt động định kỳ trong suốt cả ngày sẽ đưa bạn vào chế độ «thời gian chậm lại». Nó có thể là một bữa tiệc trà, và thường xuyên ngồi xổm. Nghi thức không nên kéo dài quá 5 phút và cho phép bạn ở một mình. Và, tất nhiên, mang lại cho bạn niềm vui và niềm vui - sau đó bạn sẽ không bỏ nó cho đến ngày mai.
2. Hãy nhớ rằng «thời gian chậm» không chỉ là thời gian để tận hưởng mà còn là cơ hội để tăng sự hài lòng của bạn với chế độ «thời gian nhanh». Và hãy tự hỏi bản thân ba câu hỏi: “Tôi nên đạt được kết quả gì hôm nay?”, “Bước nhỏ tiếp theo để đạt được kết quả này mà tôi cần thực hiện là gì?”, “Điều gì khiến tôi mất tập trung và làm thế nào để không bị phân tâm?” Những câu hỏi này sẽ giúp bạn ghi nhớ các mục tiêu chính của mình. Và lập kế hoạch cho các bước nhỏ tiếp theo sẽ là một biện pháp ngăn ngừa sự trì hoãn tuyệt vời.
3. Sử dụng chế độ thời gian chậm hai đến bốn lần một ngày. Bạn càng bị ảnh hưởng nhiều hơn và thường xuyên hơn bởi các yếu tố của thế giới bên ngoài, bạn nên chuyển sang chế độ này thường xuyên hơn. Ba câu hỏi và vài phút mỗi phiên là đủ. Tiêu chí chính là nó phải mang lại cho bạn niềm vui. Nhưng hãy nhớ rằng: sử dụng kỹ thuật này ít hơn một lần một ngày không phải là thực hành nó chút nào.