Nội dung
Làm việc với thời gian và ngày tháng là một khía cạnh quan trọng của việc sử dụng Microsoft Excel. Hôm nay bạn sẽ học cách nhập ngày theo nhiều cách khác nhau, cách xác định ngày hôm nay bằng dấu thời gian hoặc sử dụng các giá trị thay đổi động. Bạn cũng sẽ hiểu những hành động nào bạn có thể sử dụng để điền vào một cột hoặc hàng với các ngày trong tuần.
Có một số tùy chọn để thêm ngày vào Excel. Tùy thuộc vào mục tiêu bạn đang theo đuổi mà các hành động sẽ khác nhau. Và các nhiệm vụ có thể là bất cứ thứ gì: chỉ định ngày hôm nay hoặc thêm ngày vào trang tính, trang này sẽ được cập nhật tự động và luôn hiển thị những gì hiện đang có trên đồng hồ và lịch. Hoặc bạn muốn bảng tính tự động điền ngày làm việc hoặc bạn muốn nhập một ngày ngẫu nhiên. Bất kể bạn đang theo đuổi mục tiêu gì, hôm nay bạn sẽ học cách để đạt được chúng.
Cách nhập ngày tháng trong Excel
Người dùng có thể nhập ngày vào bảng tính bằng nhiều phương pháp và định dạng. Ví dụ: bạn có thể viết là ngày 1 tháng 2020 năm 1.01.2020 hoặc bạn có thể viết là ngày XNUMX tháng XNUMX, XNUMX. Bất kể định dạng nào để chỉ định ngày, chương trình sẽ tự động xác định rằng người dùng muốn ghi lại. Thông thường, chương trình tự định dạng giá trị dựa trên định dạng được đặt trong Windows, nhưng trong một số trường hợp, có thể định dạng theo dạng do người dùng chỉ định.
Trong mọi trường hợp, nếu định dạng ngày tháng của người dùng không thỏa mãn, anh ta có thể thay đổi nó trong cài đặt ô. Làm thế nào để hiểu rằng giá trị mà người dùng đã chỉ định, Excel đã xác định là một ngày? Điều này được chỉ ra bởi sự căn chỉnh của giá trị ở bên phải chứ không phải bên trái.
Nếu Excel không thể xác định dữ liệu đã nhập và chỉ định định dạng chính xác và bạn thấy rằng chúng không nằm ở cạnh bên phải của ô, thì bạn có thể thử nhập ngày ở bất kỳ định dạng nào khác gần với định dạng tiêu chuẩn . Để xem những cái nào hiện có sẵn, bạn có thể đi tới menu "Định dạng Ô", có thể được tìm thấy trong phần "Số", nằm trên tab "Trang chủ".
Nếu có nhu cầu này, người dùng có thể dễ dàng thay đổi chế độ xem biểu diễn của ô được ghi là ô có chứa ngày tháng. Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng cùng một cửa sổ Định dạng Ô đã được mô tả ở trên.
Nó cũng có thể được gọi bằng tổ hợp phím Ctrl + 1.
Đôi khi người dùng phải đối mặt với tình huống trong đó một ô được hiển thị dưới dạng một số lượng lớn các lưới được chứa trong đó. Theo quy luật, điều này cho thấy rằng chương trình yêu cầu người dùng tăng kích thước ô. Khắc phục sự cố này rất đơn giản. Chỉ cần nhấp đúp vào đường viền bên phải của cột mà lỗi này được hiển thị. Sau đó, chiều rộng của các ô trong cột này sẽ được xác định tự động, dựa trên chiều dài lớn nhất của chuỗi văn bản chứa trong đó.
Ngoài ra, bạn có thể đặt chiều rộng chính xác bằng cách kéo đường viền bên phải cho đến khi chiều rộng của ô đúng.
Chèn ngày và giờ hiện tại
Có hai tùy chọn để chèn ngày và giờ hiện tại trong Excel: tĩnh và động. Đầu tiên đóng vai trò là dấu thời gian. Tùy chọn thứ hai cho phép bạn luôn giữ ngày và giờ hiện tại trong ô.
Có thể làm gì để đảm bảo rằng dấu thời gian luôn được cập nhật? Để làm điều này, hãy sử dụng các công thức tương tự như bên dưới. Chúng sẽ luôn hiển thị ngày và giờ hiện tại.
Nếu bạn cần đặt thời gian tĩnh, thì bạn có thể sử dụng các công cụ Excel đặc biệt được gọi bằng phím nóng:
- Ctrl +; hoặc Ctrl + Shift + 4 - các phím nóng này tự động chèn vào ô ngày có liên quan tại thời điểm người dùng nhấp vào các nút này.
- Ctrl + Shift +; hoặc Ctrl + Shift + 6 - với sự trợ giúp của họ, bạn có thể ghi lại thời gian hiện tại.
- Nếu bạn cần chèn cả ngày giờ có liên quan vào lúc này, trước tiên bạn phải nhấn tổ hợp phím đầu tiên, sau đó nhấn phím cách và gọi tổ hợp thứ hai.
Những phím cụ thể để sử dụng? Tất cả phụ thuộc vào bố cục hiện đang được kích hoạt. Nếu bố cục tiếng Anh hiện được bật thì tổ hợp đầu tiên sẽ được sử dụng, nhưng nếu bố cục là tổ hợp thứ hai (nghĩa là tổ hợp theo sau từ “hoặc”).
Cần lưu ý rằng việc sử dụng các phím nóng này không phải lúc nào cũng lý tưởng. Trong một số trường hợp, chỉ một trong các kết hợp được mô tả ở trên hoạt động, bất kể ngôn ngữ nào được chọn. Do đó, cách tốt nhất để hiểu cái nào nên sử dụng là kiểm tra.
Theo quy định, mẫu như sau: tất cả phụ thuộc vào ngôn ngữ nào được cài đặt tại thời điểm tệp được mở. Nếu là tiếng Anh thì dù bạn có thay đổi bố cục sang , tình hình cũng không thay đổi gì cả. Nếu ngôn ngữ đã được cài đặt thì dù bạn có đổi sang tiếng Anh thì bạn cũng cần sử dụng công thức phù hợp với ngôn ngữ đó.
Cách đặt dấu thời gian vĩnh viễn tự động (có công thức)
Để ô luôn hiển thị thời gian, có những công thức đặc biệt. Nhưng công thức cụ thể phụ thuộc vào những nhiệm vụ mà người dùng đang theo đuổi. Vì vậy, nếu thông thường hiển thị thời gian trong bảng là đủ, thì bạn cần sử dụng hàm TDATA (), không chứa bất kỳ đối số nào. Sau khi chúng tôi chèn nó vào ô, chúng tôi thay đổi định dạng của nó thành “Thời gian” theo cách được mô tả ở trên.
Nếu sau này, dựa trên dữ liệu này, bạn định làm điều gì đó khác và sử dụng kết quả thu được trong các công thức, thì tốt hơn là sử dụng hai hàm cùng một lúc: = DATE () - TODAY ()
Kết quả là số ngày sẽ bằng không. Do đó, chỉ có thời gian là kết quả trả về của công thức này. Nhưng ở đây bạn cũng cần sử dụng định dạng thời gian để mọi thứ hoạt động giống như một chiếc đồng hồ. Khi sử dụng công thức, bạn cần chú ý đến các sắc thái sau:
- Dữ liệu không được cập nhật mọi lúc. Để ngày và giờ thay đổi thành hiện tại, bạn phải đóng cửa sổ, đã lưu trước đó, rồi mở lại. Ngoài ra, cập nhật xảy ra nếu bạn bật macro được cấu hình cho chức năng này.
- Chức năng này sử dụng đồng hồ hệ thống làm nguồn dữ liệu của nó. Do đó, nếu chúng được cấu hình không chính xác, công thức cũng sẽ không hoạt động tốt. Do đó, bạn nên đặt tính năng tự động phát hiện ngày và giờ từ Internet.
Bây giờ chúng ta hãy hình dung một tình huống như vậy. Chúng ta có một bảng với danh sách hàng hóa nằm ở cột A. Ngay sau khi hàng được gửi đi, khách hàng phải nhập giá trị “Có” vào một ô đặc biệt. Nhiệm vụ: tự động sửa thời gian khi một người viết từ “Có” và đồng thời bảo vệ nó không bị thay đổi.
Những hành động nào có thể được thực hiện để đạt được mục tiêu này? Ví dụ, bạn có thể thử sử dụng hàm NẾU NHƯ, cũng sẽ chứa chức năng tương tự, nhưng với dữ liệu tùy thuộc vào giá trị của ô khác. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để chứng minh điều này bằng một ví dụ. Công thức sẽ như thế này: = IF (B2 = ”Có”, IF (C2 = ””; DATE (); C2); “”)
Hãy cùng giải mã công thức này.
- B là cột chúng ta cần ghi xác nhận giao hàng.
- C2 là ô mà dấu thời gian sẽ được hiển thị sau khi chúng ta viết từ “Có” vào ô B2.
Công thức trên hoạt động như sau. Nó sẽ kiểm tra xem từ “Có” có trong ô B2 hay không. Nếu vậy, kiểm tra thứ hai được thực hiện để kiểm tra xem ô C2 có trống không. Nếu vậy, thì ngày và giờ hiện tại được trả về. Nếu không có chức năng nào ở trên IF chứa các tham số khác, sau đó không có gì thay đổi.
Nếu bạn muốn tiêu chí là “nếu chứa ít nhất một giá trị nào đó”, thì bạn cần sử dụng toán tử “không bằng” <> trong điều kiện. Trong trường hợp này, công thức sẽ như thế này: =IF(B2<>“”; IF(C2="”;DATE(); C2); “”)
Công thức này hoạt động như sau: đầu tiên, nó kiểm tra xem có ít nhất một số nội dung trong ô hay không. Nếu có, sau đó kiểm tra thứ hai được bắt đầu. Hơn nữa, chuỗi các hành động vẫn giống nhau.
Để có hiệu suất đầy đủ của công thức này, bạn phải bật tính toán tương tác trong tab "Tệp" và trong phần "Tùy chọn - Công thức". Trong trường hợp này, không nên đảm bảo rằng ô được tham chiếu đến nó. Hiệu suất sẽ kém hơn từ điều này, nhưng chức năng sẽ không được cải thiện.
Cách tự động điền ngày tháng trong Excel
Nếu bạn cần điền ngày tháng vào hầu hết bảng, thì bạn có thể sử dụng một tính năng đặc biệt được gọi là tự động điền. Chúng ta hãy xem xét một số trường hợp đặc biệt của việc sử dụng nó.
Giả sử chúng ta cần điền vào danh sách các ngày, mỗi ngày dài hơn ngày trước một ngày. Trong trường hợp này, bạn phải sử dụng tính năng tự động điền như cách bạn làm với bất kỳ giá trị nào khác. Trước tiên, bạn cần chỉ định ngày đầu tiên trong ô, sau đó sử dụng điểm đánh dấu tự động hoàn thành để di chuyển công thức xuống hoặc sang phải, tùy thuộc vào trình tự mà thông tin trong bảng được đặt cụ thể trong trường hợp của bạn. Điểm đánh dấu tự động điền là một hình vuông nhỏ nằm ở góc dưới bên phải của ô, bằng cách kéo nó, bạn có thể tự động điền vào một lượng lớn thông tin. Chương trình tự động xác định cách điền chính xác và trong hầu hết các trường hợp, nó trở thành đúng. Trong ảnh chụp màn hình này, chúng tôi đã điền các ngày vào một cột. Chúng tôi nhận được kết quả sau đây. 
Nhưng khả năng tự động hoàn thành không kết thúc ở đó. Bạn có thể thực hiện nó thậm chí liên quan đến các ngày trong tuần, tháng hoặc năm. Có hai cách để làm điều đó.
- Sử dụng mã thông báo tự động hoàn thành tiêu chuẩn như được mô tả ở trên. Sau khi chương trình tự động hoàn thành mọi thứ, bạn cần nhấp vào biểu tượng có tùy chọn tự động hoàn thành và chọn phương pháp thích hợp.
- Kéo điểm đánh dấu tự động điền bằng nút chuột phải và khi bạn nhả nó ra, một menu có cài đặt sẽ tự động xuất hiện. Chọn cách bạn muốn và tận hưởng.
Cũng có thể thực hiện chèn tự động N ngày một lần. Để thực hiện việc này, bạn cần thêm một giá trị vào ô, nhấp chuột phải vào ô điều khiển tự động điền, giữ nó và kéo nó đến nơi bạn muốn dãy số kết thúc. Sau đó, chọn tùy chọn điền "Tiến độ" và chọn giá trị bước.
Phần chân trang là một phần của tài liệu, như nó vốn có, là phần chung cho toàn bộ cuốn sách. Nhiều dữ liệu khác nhau có thể được nhập vào đó: tên của người đã biên soạn tài liệu, ngày nó được hoàn thành. Bao gồm cả đặt ngày hiện tại. Làm theo hướng dẫn dưới đây:
- Mở menu “Chèn”, từ đó bạn gọi menu cài đặt đầu trang và chân trang.
- Thêm các yếu tố tiêu đề bạn cần. Nó có thể là văn bản thuần túy hoặc ngày, giờ.
Lưu ý quan trọng: ngày sẽ cố định. Có nghĩa là, không có cách nào tự động để cập nhật liên tục thông tin trong đầu trang và chân trang. Bạn chỉ cần viết từ bàn phím dữ liệu có liên quan tại thời điểm đó.
Vì đầu trang và chân trang nhằm mục đích hiển thị thông tin dịch vụ không liên quan trực tiếp đến nội dung của tài liệu, nên việc chèn công thức, v.v. vào đó không có ý nghĩa gì. Nếu bạn cần sử dụng công thức, bạn luôn có thể viết các giá trị mong muốn ở dòng đầu tiên (và thêm một dòng trống vào vị trí này nếu một số dữ liệu đã được lưu trữ ở đó) và sửa nó thông qua “Chế độ xem” hoặc “Cửa sổ ”, Tùy thuộc vào phiên bản của bộ ứng dụng văn phòng bạn đang sử dụng (tùy chọn đầu tiên dành cho những phiên bản được phát hành sau năm 2007 và tùy chọn thứ hai dành cho những phiên bản trước thời điểm đó).
Vì vậy, chúng tôi đã tìm ra các cách khác nhau để tự động chèn ngày và giờ trong Excel. Chúng tôi thấy rằng không có gì phức tạp trong việc này, và ngay cả một đứa trẻ cũng có thể hiểu được.