Nội dung
Excel là một chương trình phổ quát được thiết kế để tự động hóa việc xử lý thông tin phức tạp và tạo cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp. Phạm vi ứng dụng của nó rất rộng, bắt đầu bằng việc tạo các bảng để in thêm và kết thúc bằng việc thu thập thông tin tiếp thị, xử lý dữ liệu thống kê. Một ứng dụng đặc biệt thú vị của chương trình này là viết các ứng dụng chính thức hoạt động với dữ liệu do người dùng nhập vào. Chúng được gọi là macro.
Tuy nhiên, cần có thời gian để hiểu được tất cả. Và để trở thành một người chuyên nghiệp, bạn cần phải bắt đầu từ đâu đó. Cụ thể là cách làm cho dữ liệu bảng tính dễ đọc hơn bởi những người không tạo ra nó. Đối với điều này, các yếu tố định dạng được sử dụng, chẳng hạn như màu ô, màu văn bản, đường viền và chiều rộng cột.
Nhiều người dùng Excel đã học cách tạo bảng tính trong chương trình này, tự động hóa việc xử lý dữ liệu đơn giản và làm nhiều việc cơ bản khác. Nhưng nếu không có định dạng, làm việc với bảng tính sẽ không đầy đủ. Và bản thân trang tính sẽ tạo ấn tượng về một trang chưa hoàn thành. Do đó, bạn cần có khả năng định dạng nó.
Định dạng trong Excel là gì
Định dạng không chỉ thiết lập hình thức mà còn chỉnh sửa dữ liệu có trong tài liệu. Công cụ này có thể cần nhiều sự sáng tạo, vì bạn có thể nhấn mạnh các điểm chính trong khi làm việc với bảng tính, làm cho bảng dễ đọc và dễ nhìn theo nhiều cách khác nhau.
Tiêu chí chính của một bảng tốt là thông tin cần thiết trong đó phải được đọc tự động, không cần tìm kiếm lâu cho văn bản cần thiết. Khi người dùng đọc một tệp Excel chất lượng, họ không phải đi qua từng ô để lấy thông tin họ cần. Nếu điều này xảy ra, thì việc định dạng được thực hiện dựa trên lương tâm. Ở đây câu hỏi đặt ra: nên làm gì để định dạng một bảng tính Excel? Để làm điều này, có một bộ công cụ có thể được tìm thấy trên tab Thiết kế và Bố cục.
Tại sao phải căn chỉnh các cột trong Excel
Thứ nhất, như đã viết ở trên, để bảng trông đẹp mắt và đọc ngay những thông tin cần thiết. Thứ hai, để phù hợp với tất cả văn bản trong ô mà không cần thay đổi bổ sung. Ví dụ: nếu đường này quá rộng, thì nó chỉ đơn giản là thu thập dữ liệu ra khỏi ô hoặc một phần đơn giản trở nên vô hình. Cả hai vấn đề này đều có thể được giải quyết bằng cách giải thích các cột.
Cách căn chỉnh các cột trong Excel
Có một số cách người dùng có thể thay đổi độ rộng của cột. Đầu tiên là di chuyển con trỏ sao cho tăng hoặc giảm cột tương ứng. Thứ hai là việc sử dụng các ký hiệu đặc biệt trên bảng tọa độ, chúng được gọi là các điểm đánh dấu. Và cuối cùng, bạn có thể sử dụng menu Kích thước ô, nằm trên tab "Bố cục". Chúng ta hãy xem xét từng phương pháp này chi tiết hơn. Các cách tiếp cận để căn chỉnh các cột theo chiều rộng cũng khác nhau.
Thay đổi chiều rộng của một cột
Một ứng dụng điển hình của nguyên tắc này là cần phải làm cho cột tiêu đề lớn hơn. Nó kết hợp đặc biệt tốt với các công cụ định dạng khác. Ví dụ: nếu bạn làm cho cột tiêu đề lớn và làm cho nó có màu đỏ bằng phông chữ đặc biệt, người mở bảng tính sẽ bắt đầu hiểu trực quan vị trí cần xem trước tiên. Vì vậy, phương pháp “Kéo chuột” là một ví dụ điển hình cho nguyên tắc này. Nhưng thực chất đây là một cách phân loại khác nên có nhiều cách hơn.
Một ví dụ về một tùy chọn khác là sử dụng menu ngữ cảnh. Làm cách nào để thay đổi chiều rộng của một cột cụ thể theo cách này?
- Chọn cột mà chúng ta cần tăng hoặc giảm trên đường tọa độ và nhấp chuột phải vào nó.
- Trong menu xuất hiện, hãy nhấp vào mục thứ ba từ “Chiều rộng cột…” dưới cùng. Ba dấu chấm ở cuối đoạn báo hiệu rằng chúng ta nên mở một cài đặt bổ sung. Trên thực tế, đó là những gì xảy ra. Sau khi nhấp vào mục menu này, một hộp thoại bật lên trong đó bạn cần chỉ định chiều rộng cột trong các điểm cụ thể.
Như bạn có thể thấy, một số công cụ tương ứng với nguyên tắc này cùng một lúc.
Thay đổi chiều rộng của nhiều cột
Nguyên tắc thứ hai để biện minh cho các cột theo chiều rộng là thay đổi chiều rộng của một số cột cùng một lúc. Điều này, tất nhiên, có thể được thực hiện bằng cách chỉnh sửa luân phiên kích thước của các cột, nhưng phương pháp này không thuận tiện lắm và mất nhiều thời gian. Nhưng nó rất dễ dàng để làm như vậy. Sau đó chúng ta sẽ nói chi tiết về những gì cần thiết cho việc này.
Thay đổi chiều rộng của tất cả các cột
Nếu bạn thay đổi chiều rộng của hoàn toàn tất cả các cột theo cách tiêu chuẩn, thì có thể mất rất nhiều thời gian để thực hiện việc này. Tất nhiên, bạn có thể thay đổi chiều rộng của chúng theo cách tương tự như đối với một số, nhưng ở đây bạn cũng phải tốn thêm thời gian. Excel có một phương pháp riêng cho phép bạn tăng hoặc giảm chiều rộng của tất cả các cột của trang tính.
Để làm điều này, trước tiên bạn phải chọn tất cả chúng, sau đó thay đổi chiều rộng. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng biểu tượng hình chữ nhật đặc biệt, nằm ở giao điểm của trục tọa độ hàng và trục tọa độ cột. Sau đó, bạn cần chỉnh sửa chiều rộng của bất kỳ trang nào trong số chúng. Sau đó, chiều rộng sẽ được thay đổi tự động.
Cách thứ hai để chọn hoàn toàn tất cả các cột và hàng là nhấn tổ hợp phím Ctrl + A. Mỗi người dùng có thể tự quyết định điều gì là tốt nhất cho mình: sử dụng phím nóng hoặc chuột.
Thay đổi chiều rộng cột theo nội dung
Có những trường hợp không thể khớp hoàn toàn văn bản trong một ô. Kết quả là, nó chồng lên các ô khác. Nếu chúng có văn bản hoặc ý nghĩa riêng, thì một phần của văn bản sẽ bị ẩn khỏi chế độ xem. Ít nhất, nó bất tiện. Để giải quyết vấn đề, bạn cần tạo chiều rộng cột sao cho phù hợp với toàn bộ văn bản.
Tất nhiên, điều này có thể được thực hiện bằng các phương pháp được mô tả ở trên. Nhưng nó rất dài. Có một cách nhanh hơn nhiều để làm điều này. Để làm điều này, bạn cần di chuyển con trỏ chuột qua cùng một đường viền mà bạn muốn kéo, nhưng thay vì di chuyển nó, bạn cần phải nhấp đúp vào nó bằng nút chuột trái. Sau đó, độ dài của cột sẽ tự động được căn chỉnh với độ dài tối đa của chuỗi được bao gồm trong đó.
Phương pháp 1: Kéo con trỏ chuột
Nếu bạn muốn sử dụng phương pháp đầu tiên, thì không có gì phức tạp về nó. Chỉ cần làm theo các bước được mô tả trong hướng dẫn này là đủ và kết quả sẽ không lâu nữa sẽ đến:
- Đặt con trỏ trên dòng cột sao cho nó biến thành một mũi tên, mỗi đầu của chúng trỏ theo một hướng khác nhau. Con trỏ sẽ có được giao diện như vậy nếu nó được di chuột qua dấu phân cách để phân tách một cột này với một cột khác.
- Sau đó, nhấp vào nút chuột trái và giữ nó. Kéo con trỏ đến vị trí cần đặt đường viền này. Chúng tôi thấy rằng tổng chiều rộng của bảng không được sửa đổi trong trường hợp này. Tức là, bằng cách mở rộng một cột, chúng tôi sẽ tự động thu hẹp các cột khác.
Trong ảnh chụp màn hình này, chúng ta có thể thấy rõ nơi đặt con trỏ chuột để thay đổi chiều rộng cột trong Excel. Nguyên tắc này giống nhau, bất kể phiên bản của bộ ứng dụng văn phòng được sử dụng.
Bạn cũng có thể giữ phím Shift trong khi kéo dòng cột đến một vị trí khác. Trong trường hợp này, chiều rộng bảng sẽ tự động được thay đổi theo chiều dài cột mới. Phương pháp này giúp bạn có thể giữ nguyên các kích thước hiện có của các cột khác.
Ví dụ: nếu bạn mở rộng một cột sang bên trái trong khi nhấn giữ phím Shift, thì cột bên trái, ngay cạnh chúng ta, sẽ không bị co lại. Điều tương tự cũng áp dụng cho cột bên phải, chỉ trong trường hợp này, kích thước của cột bên phải sẽ không bị sửa đổi. Nếu bạn nhả phím này trên bàn phím, thì khi chỉnh sửa kích thước, cột liền kề sẽ tự động thu hẹp.
Khi chiều rộng cột thay đổi, một chú giải công cụ đặc biệt sẽ được hiển thị để cho bạn biết chiều dài hiện tại. Điều này cho phép kiểm soát chính xác hơn. 
Cách 2. Kéo các điểm đánh dấu trên thước tọa độ
Việc chỉnh sửa kích thước bảng bằng cách sử dụng các điểm đánh dấu đặc biệt trên thước không phức tạp hơn so với phương pháp trước đây. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các hướng dẫn sau:
- Chọn ô hoặc phạm vi mà chúng tôi cần thực hiện thay đổi.
- Để chỉnh sửa chiều rộng của bảng hoặc di chuyển mặt của các cột, bạn cần di chuyển các điểm đánh dấu tương ứng trên bảng điều khiển nằm ngang.
Nhân tiện, phương pháp này cũng có thể được sử dụng để chỉnh sửa độ cao của dòng. Bạn chỉ cần di chuyển các điểm đánh dấu trên thước dọc.
Thông thường, việc thiết lập chiều rộng cột là đủ bằng mắt. Không cần phải nói rất cụ thể về vấn đề này. Nếu các cột có cùng kích thước thì rất có thể là chúng. Nhưng trong một số trường hợp, bạn cần đặt kích thước chính xác của các cột. Trong trường hợp này, các bước sau phải được thực hiện:
- Nhấp chuột trái vào cột có kích thước sẽ được chỉnh sửa. Excel cũng cung cấp khả năng đặt chiều rộng cột mong muốn cho nhiều đối tượng cùng một lúc. Bạn có thể chọn nhiều cột cùng một lúc giống như cách chọn một dải giá trị, chỉ các thao tác được thực hiện trên bảng tọa độ phía trên. Bạn cũng có thể tùy chỉnh linh hoạt hơn các cột cần được định kích thước chính xác bằng cách sử dụng các phím Ctrl và Shift. Đầu tiên giúp bạn có thể làm nổi bật các cột cụ thể, ngay cả những cột không liền kề. Sử dụng phím Shift, người dùng có thể nhanh chóng chọn số lượng cột liền kề mong muốn. Để thực hiện việc này, hãy nhấn nút này, nhấp chuột vào cột đầu tiên, sau đó không thả bàn phím, nhấn cột cuối cùng thứ hai. Thứ tự lựa chọn có thể thay đổi theo hướng ngược lại.
- Sau đó, chúng tôi tìm thấy nhóm "Kích thước ô", nằm trên tab "Bố cục". Có hai trường đầu vào - chiều rộng và chiều cao. Ở đó, bạn cần chỉ định các số tương ứng với chiều rộng của cột mà bạn muốn xem. Để xác nhận các thay đổi, bạn cần nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng hoặc chỉ cần nhấn phím enter trên bàn phím. Điều chỉnh độ rộng tốt hơn cũng có thể. Để làm điều này, hãy sử dụng các mũi tên. Mỗi lần bạn nhấp vào chúng, giá trị sẽ tăng hoặc giảm một milimet. Do đó, nếu giá trị gốc yêu cầu điều chỉnh nhỏ, bạn chỉ cần chạm nhẹ lên bàn phím một chút là đủ mà không cần phải viết lại hoàn toàn.
Kết luận
Do đó, có rất nhiều phương pháp để chỉnh sửa chiều rộng của một cột hoặc ô. Một nguyên tắc tương tự có thể được áp dụng để thay đổi chiều cao hàng. Chúng tôi đã xem xét một số cách cùng một lúc, nhưng còn nhiều cách khác, như chúng tôi đã hiểu. Theo cách tương tự, bạn có thể phân tách các phương pháp không phải bằng các công cụ được sử dụng mà bằng các nguyên tắc thay đổi độ rộng cột. Và như chúng ta đã hiểu, có những thứ như vậy:
- Thay đổi chiều rộng của một cột cụ thể.
- Thay đổi chiều rộng của nhiều cột.
- Thay đổi chiều rộng của tất cả các cột của trang tính.
- Chỉnh sửa chiều rộng của cột dựa trên văn bản mà nó chứa.
Tùy thuộc vào tình huống tồn tại, phương pháp được sử dụng sẽ khác nhau. Chúng ta đều biết rằng ngoài bản thân Excel, còn có một số chương trình tương tự khác, chẳng hạn như Google Trang tính, Libre Office, WPS Office và những chương trình khác. Tất cả chúng đều có chức năng tiêu chuẩn gần như giống nhau, vì vậy tất cả các nguyên tắc và phương pháp được thảo luận trong bài viết này có thể được áp dụng trong các chương trình tương tự khác. Nhưng để đề phòng, tốt hơn nên kiểm tra xem một chức năng cụ thể có hoạt động ở đó hay không, vì có thể có một số khác biệt nhất định, đặc biệt nếu các ứng dụng này hoạt động trên các hệ điều hành khác nhau.