Nội dung
Thông thường, người dùng trình chỉnh sửa bảng tính phải đối mặt với nhiệm vụ như tạo một biểu mẫu đặc biệt để nhập thông tin cần thiết. Biểu mẫu là một biểu mẫu giúp tạo thuận lợi cho quy trình điền vào tài liệu bảng tính. Trình chỉnh sửa có một công cụ tích hợp cho phép bạn điền vào trang tính theo cách này. Ngoài ra, người dùng chương trình, sử dụng macro, có thể tạo phiên bản biểu mẫu của riêng mình, thích ứng với các tác vụ khác nhau. Trong bài viết, chúng tôi sẽ xem xét chi tiết các phương pháp khác nhau cho phép bạn tạo biểu mẫu trong tài liệu bảng tính.
Sử dụng các công cụ điền trong trình chỉnh sửa bảng tính
Biểu mẫu điền là một phần tử đặc biệt với các trường có tên tương ứng với tên của các cột của tấm được điền. Cần phải nhập thông tin vào các trường, thông tin này sẽ ngay lập tức được chèn dưới dạng một dòng mới trong khu vực đã chọn. Hình dạng đặc biệt này có thể được sử dụng như một công cụ bảng tính tích hợp độc lập hoặc có thể được tìm thấy trên trang tính dưới dạng một phạm vi. Hãy phân tích chi tiết hơn từng biến thể.
Phương pháp đầu tiên: phần tử tích hợp để nhập thông tin
Trước tiên, hãy tìm cách sử dụng biểu mẫu tích hợp để thêm thông tin vào tài liệu bảng tính của trình soạn thảo. Hướng dẫn chi tiết như sau:
- Lưu ý rằng ban đầu, biểu tượng bao gồm biểu mẫu này bị ẩn. Chúng ta cần thực hiện thủ tục kích hoạt công cụ. Chúng tôi chuyển đến menu con “Tệp”, nằm ở phần trên bên trái của giao diện trình chỉnh sửa bảng tính. Chúng tôi tìm thấy ở đây một phần tử có tên “Tham số” và nhấp vào nó bằng nút chuột trái.
- Một cửa sổ có tên “Tùy chọn Excel” xuất hiện trên màn hình. Chúng tôi chuyển sang tiểu mục “Bảng điều khiển truy cập nhanh”. Có rất nhiều cài đặt ở đây. Ở phía bên trái là các công cụ đặc biệt có thể được kích hoạt trong thanh công cụ và ở phía bên phải là các công cụ đã được bao gồm. Mở rộng danh sách bên cạnh dòng chữ “Chọn lệnh từ:” và chọn phần tử “Lệnh trên dải băng” bằng nút chuột trái. Trong danh sách các lệnh được hiển thị theo thứ tự bảng chữ cái, chúng tôi đang tìm mục “Biểu mẫu…” và chọn nó. Nhấp vào "Thêm".
- Chúng tôi nhấp vào nút “OK”.
- Chúng tôi đã kích hoạt công cụ này trên một dải băng đặc biệt.
- Bây giờ chúng ta cần bắt đầu thiết kế tiêu đề của tấm, và sau đó nhập một số chỉ số vào đó. Bảng của chúng ta sẽ bao gồm 4 cột. Chúng tôi lái xe trong tên.
- Chúng tôi cũng thúc đẩy một số giá trị vào dòng đầu tiên của tấm của chúng tôi.
- Chúng tôi chọn bất kỳ trường nào của đĩa đã chuẩn bị và nhấp vào phần tử “Biểu mẫu…” nằm trên ruy-băng công cụ.
- Cửa sổ cài đặt công cụ sẽ mở ra. Dưới đây là các dòng tương ứng với tên các cột của tấm.
Cần lưu ý rằng dòng đầu tiên đã chứa đầy dữ liệu, vì trước đó chúng tôi đã tự nhập chúng vào trang tính.
- Chúng tôi lái xe trong các chỉ số mà chúng tôi cho là cần thiết ở các dòng còn lại. Nhấp vào nút "Thêm".
- Các chỉ số đã nhập sẽ tự động được chuyển đến dòng đầu tiên của bảng và trong chính biểu mẫu, quá trình chuyển đổi đã được thực hiện sang một khối trường khác tương ứng với dòng thứ 1 của bảng.
- Chúng tôi điền vào cửa sổ công cụ với các chỉ số mà chúng tôi muốn thấy trong dòng thứ 2 của tấm. Chúng tôi nhấp vào "Thêm".
- Các chỉ số đã nhập được tự động chuyển sang dòng thứ 2 của bảng và ở chính biểu mẫu, một quá trình chuyển đổi đã được thực hiện sang một khối trường khác tương ứng với dòng thứ 3 của bảng.
- Bằng một phương pháp tương tự, chúng tôi điền vào đĩa với tất cả các chỉ số cần thiết.
- Sử dụng các nút “Tiếp theo” và “Quay lại”, bạn có thể điều hướng qua các chỉ báo đã nhập trước đó. Lựa chọn thay thế là thanh cuộn.
- Nếu muốn, bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ chỉ số nào trong bảng bằng cách điều chỉnh chúng trong chính biểu mẫu. Để lưu các thay đổi của bạn, hãy nhấp vào “Thêm”.
- Chúng tôi nhận thấy rằng tất cả các giá trị đã chỉnh sửa đã được hiển thị trong chính tấm.
- Sử dụng nút “Xóa”, bạn có thể thực hiện việc xóa một dòng cụ thể.
- Sau khi nhấp chuột, một cửa sổ cảnh báo đặc biệt sẽ xuất hiện cho biết dòng đã chọn sẽ bị xóa. Bạn phải nhấp vào “OK”.
- Dòng đã bị xóa khỏi bảng. Sau khi tất cả các thủ tục được thực hiện, hãy nhấp vào phần tử “Đóng”.
- Ngoài ra, bạn có thể định dạng nó để tấm có được hình thức đẹp.
Phương pháp thứ hai: điền vào các biểu mẫu với thông tin từ máy tính bảng
Ví dụ, chúng tôi có một tấm chứa thông tin về các khoản thanh toán.
Mục đích: điền vào biểu mẫu với những dữ liệu này để nó có thể được in thuận tiện và chính xác. Hướng dẫn chi tiết như sau:
- Trên một trang tính riêng biệt của tài liệu, chúng tôi tạo một biểu mẫu trống.
Cần lưu ý rằng bản thân sự xuất hiện của biểu mẫu có thể được tạo độc lập hoặc bạn có thể tải xuống biểu mẫu làm sẵn từ nhiều nguồn khác nhau.
- Trước khi bạn lấy thông tin từ đĩa, bạn cần phải thay đổi nó một chút. Chúng ta cần thêm một cột trống vào bên trái của bảng ban đầu. Tại đây, một dấu sẽ được đặt bên cạnh dòng mà chúng tôi định thêm vào chính biểu mẫu.
- Bây giờ chúng ta cần thực hiện ràng buộc của tấm và biểu mẫu. Để làm điều này, chúng ta cần toán tử VLOOKUP. Chúng tôi sử dụng công thức này: = VLOOKUP (“x”, Dữ liệu! A2: G16).
- Nếu bạn đặt một dấu bên cạnh một số dòng, thì toán tử VLOOKUP sẽ chỉ lấy chỉ số đầu tiên được tìm thấy. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần nhấp chuột phải vào biểu tượng của trang tính có tấm nguồn và nhấp vào phần tử “Văn bản nguồn”. Trong cửa sổ xuất hiện, nhập mã sau:
Worksheet_Change phụ riêng tư (Mục tiêu ByVal dưới dạng phạm vi)
Dim r As Long
Dim str dưới dạng chuỗi
If Target.Count> 1 Then Exit Sub
Nếu Target.Column = 1 Thì
str = Mục tiêu.Giá trị
Application.EnableEvents = Sai
r = Cells (Rows.Count, 2) .End (xlUp) .Row
Phạm vi («A2: A» & r) .ClearContents
Mục tiêu.Value = str
Cuối Nếu
Ứng dụng.EnableEvents = True
End Sub
- Macro này không cho phép bạn nhập nhiều hơn một nhãn trong cột đầu tiên.
Kết luận và kết luận về việc tạo biểu mẫu.
Chúng tôi phát hiện ra rằng có một số kiểu tạo biểu mẫu trong trình chỉnh sửa bảng tính. Bạn có thể sử dụng các biểu mẫu đặc biệt nằm trên băng công cụ, hoặc bạn có thể sử dụng toán tử VLOOKUP để chuyển thông tin từ đĩa sang biểu mẫu. Ngoài ra, các macro đặc biệt được sử dụng.