Nội dung
Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ học cách tạo một tệp đồ họa riêng biệt (.png, .jpg, .bmp hoặc định dạng khác) từ biểu đồ trong Excel hoặc xuất nó, ví dụ: sang tài liệu Word hoặc bản trình bày PowerPoint.
Microsoft Excel là một trong những ứng dụng phân tích dữ liệu mạnh mẽ nhất. Trong kho vũ khí của nó có rất nhiều công cụ và chức năng để trực quan hóa dữ liệu này. Biểu đồ (hoặc đồ thị) là một trong những công cụ như vậy. Để tạo biểu đồ trong Excel, bạn chỉ cần chọn dữ liệu và nhấp vào biểu tượng biểu đồ trong phần menu tương ứng.
Nhưng, nói đến công thì phải kể đến khuyết điểm. Thật không may, không có cách nào dễ dàng trong Excel để lưu biểu đồ dưới dạng ảnh hoặc xuất nó sang tài liệu khác. Sẽ thật tuyệt nếu chúng ta chỉ cần nhấp chuột phải vào biểu đồ và xem một lệnh như Lưu dưới dạng bản vẽ or Xuất khẩu. Tuy nhiên, vì Microsoft đã không quan tâm đến việc tạo ra các chức năng như vậy cho chúng ta, nên chúng ta sẽ tự nghĩ ra một thứ gì đó.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn 4 cách để lưu biểu đồ Excel dưới dạng ảnh mà sau này bạn có thể dán vào các tài liệu Office khác, bao gồm Word và PowerPoint hoặc sử dụng nó để tạo một số đồ họa thông tin hấp dẫn.
Sao chép sơ đồ vào trình chỉnh sửa đồ họa và lưu dưới dạng hình ảnh
Một người bạn của tôi đã từng chia sẻ một bí mật với tôi: cô ấy thường sao chép các biểu đồ của mình từ Excel sang Paint. Cô ấy tạo một biểu đồ và chỉ cần nhấn một phím PrintScreen, sau đó mở Paint và dán ảnh chụp màn hình. Sau đó, nó cắt các khu vực không mong muốn của hình ảnh và lưu hình ảnh còn lại vào một tệp. Nếu bạn đã làm như vậy cho đến nay, thì thà quên nó đi và không bao giờ sử dụng phương pháp trẻ con này nữa! Chúng tôi sẽ hành động nhanh hơn và thông minh hơn! 🙂
Ví dụ: trong Excel 2010 của tôi, tôi đã tạo một biểu đồ hình tròn XNUMX-D đẹp mắt hiển thị dữ liệu về nhân khẩu học của khách truy cập trang web của chúng tôi và bây giờ tôi muốn xuất biểu đồ này từ Excel dưới dạng hình ảnh. Chúng ta hãy làm cùng nhau:
- Nhấp chuột phải vào vùng biểu đồ và nhấp vào Sao chép (Bản sao). Không cần phải nhấp vào chính biểu đồ, vì thao tác này sẽ chọn các phần tử riêng lẻ chứ không phải toàn bộ sơ đồ và lệnh Sao chép (Bản sao) sẽ không xuất hiện.
- Mở Paint và dán biểu đồ bằng biểu tượng Chèn (Dán) tab Trang Chủ (Trang chủ) và nhấn Ctrl + V.
- Bây giờ nó vẫn chỉ để lưu sơ đồ dưới dạng tệp đồ họa. Nhấp chuột Tiết kiệm như (Lưu dưới dạng) và chọn một trong các định dạng được đề xuất (.png, .jpg, .bmp hoặc .gif). Nếu bạn muốn chọn một định dạng khác, hãy nhấp vào Các định dạng khác (Các định dạng khác) ở cuối danh sách.
Nó không trở nên dễ dàng hơn! Để lưu biểu đồ Excel theo cách này, bất kỳ trình chỉnh sửa đồ họa nào cũng sẽ thực hiện.
Xuất biểu đồ từ Excel sang Word hoặc PowerPoint
Nếu bạn cần xuất biểu đồ từ Excel sang một số ứng dụng Office khác, chẳng hạn như Word, PowerPoint hoặc Outlook, cách tốt nhất để thực hiện việc này là thông qua khay nhớ tạm.
- Sao chép biểu đồ từ Excel như trong ví dụ trước trên Bước 1.
- Trong tài liệu Word hoặc bản trình bày PowerPoint, hãy bấm vào nơi bạn muốn chèn biểu đồ và bấm Ctrl + V. Hoặc thay vì nhấn Ctrl + V, nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong tài liệu và toàn bộ tập hợp các tùy chọn bổ sung sẽ mở ra trước mặt bạn trong phần Tùy chọn dán (Tùy chọn dán).
Ưu điểm chính của phương pháp này là theo cách này, một biểu đồ Excel đầy đủ chức năng được xuất sang một tệp khác chứ không chỉ là một bức tranh. Biểu đồ sẽ vẫn được liên kết với trang tính Excel ban đầu và sẽ tự động cập nhật khi dữ liệu trong trang tính Excel đó thay đổi. Điều này có nghĩa là bạn không phải sao chép và dán lại biểu đồ với mỗi thay đổi trong dữ liệu được sử dụng để xây dựng biểu đồ.
Lưu biểu đồ trong Word và PowerPoint dưới dạng ảnh
Trong các ứng dụng Office 2007, 2010 và 2013, biểu đồ Excel có thể được sao chép dưới dạng hình ảnh. Trong trường hợp này, nó sẽ hoạt động như một bức tranh bình thường và sẽ không được cập nhật. Ví dụ: hãy xuất một biểu đồ Excel sang tài liệu Word 2010.
- Trong sổ làm việc Excel, sao chép biểu đồ, sau đó mở tài liệu Word, đặt con trỏ vào nơi bạn muốn dán biểu đồ và bấm vào mũi tên nhỏ màu đen ở cuối nút Chèn (Dán), nằm trên tab Trang Chủ (Nhà).
- Trong menu mở ra, chúng tôi quan tâm đến mục Dán đặc biệt (Dán đặc biệt) - Nó được biểu thị bằng một mũi tên trong ảnh chụp màn hình ở trên. Nhấp vào đó - một hộp thoại cùng tên sẽ mở ra với danh sách các định dạng đồ họa có sẵn, bao gồm Bitmap (ảnh bitmap), GIF, PNG và JPEG.
- Chọn định dạng mong muốn và nhấp vào OK.
Rất có thể là một công cụ Dán đặc biệt (Dán đặc biệt) cũng có sẵn trong các phiên bản Office trước đó, nhưng tại thời điểm đó tôi không sử dụng nó, vì vậy tôi sẽ không nói 🙂
Lưu tất cả các biểu đồ sổ làm việc Excel dưới dạng hình ảnh
Các phương pháp chúng ta vừa thảo luận rất hữu ích khi nói đến một số lượng nhỏ các sơ đồ. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần sao chép tất cả các biểu đồ từ sổ làm việc Excel? Nếu bạn sao chép và dán từng cái riêng lẻ, có thể mất khá nhiều thời gian. Tôi rất nhanh để làm hài lòng bạn - bạn không cần phải làm điều này! Có một cách để lưu tất cả các biểu đồ từ sổ làm việc Excel cùng một lúc.
- Khi bạn hoàn tất việc tạo biểu đồ trong sổ làm việc của mình, hãy nhấp vào Tập tin (Tệp) và nhấp vào nút Tiết kiệm như (Lưu thành).
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện Lưu tài liệu (Lưu thành). Trong danh sách thả xuống File Type (Lưu dưới dạng) chọn Веб-страница (Trang web, * .htm, * .html). Cũng kiểm tra điều đó trong phần Lưu (Lưu) tùy chọn đã chọn Toàn bộ cuốn sách (Toàn bộ Workbook) như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
- Chọn một thư mục để lưu tệp và nhấp vào nút Lưu (Tiết kiệm).
Đến thư mục đã chọn cùng với các tệp . Html tất cả các biểu đồ có trong sổ làm việc Excel dưới dạng tệp sẽ được sao chép . png. Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị nội dung của thư mục nơi tôi đã lưu sổ làm việc của mình. Sổ làm việc Excel của tôi bao gồm ba trang tính với biểu đồ trên mỗi trang tính - và trong thư mục tôi đã chọn, chúng tôi thấy ba biểu đồ được lưu dưới dạng tệp đồ họa . png.
Như bạn đã biết, PNG là một trong những định dạng nén hình ảnh tốt nhất mà không làm giảm chất lượng. Nếu bạn thích sử dụng các định dạng hình ảnh khác, hãy chuyển đổi chúng sang . Jpg, . Gif, .bmp hoặc bất kỳ khác sẽ không được khó khăn.
Lưu biểu đồ dưới dạng hình ảnh bằng VBA Macro
Nếu bạn thường xuyên cần xuất biểu đồ Excel dưới dạng ảnh, bạn có thể tự động hóa tác vụ này bằng cách sử dụng macro VBA. May mắn thay, có rất nhiều macro như vậy đã được viết sẵn, vì vậy chúng tôi không cần phải phát minh lại bánh xe 🙂
Ví dụ: bạn có thể sử dụng giải pháp đã thử và đúng được đăng bởi John Peltier trên blog của anh ấy. Macro của nó rất đơn giản:
ActiveChart.Export "D:My ChartsSpecialChart.png"
Dòng mã này tạo một tệp đồ họa trong thư mục nhất định . png và xuất sơ đồ sang nó. Bạn có thể tạo macro đầu tiên của mình ngay bây giờ bằng 4 bước đơn giản, ngay cả khi bạn chưa bao giờ thực hiện nó trước đây trong đời.
Trước khi bạn bắt đầu viết macro, hãy chuẩn bị một thư mục để xuất biểu đồ. Trong trường hợp của chúng tôi, đây sẽ là thư mục Biểu đồ của tôi trên đĩa D. Vậy là đã hoàn tất mọi khâu chuẩn bị, hãy làm vĩ mô.
- Trong sổ làm việc Excel của bạn, hãy mở tab nhà phát triển (Nhà phát triển) và trong phần Mã (Mã) nhấp vào biểu tượng Macros (Macro).
Lưu ý: Nếu bạn tạo macro lần đầu tiên, thì rất có thể, tab nhà phát triển (Nhà phát triển) sẽ bị ẩn. Trong trường hợp này, hãy chuyển đến tab Tập tin (Tệp), bấm vào Thông số (Tùy chọn) và mở phần Định cấu hình dải băng (Tùy chỉnh Ribbons). Ở phần bên phải của cửa sổ, trong danh sách Các tab chính (Tab chính) chọn hộp bên cạnh nhà phát triển (Nhà phát triển) và nhấp vào OK.
- Đặt tên cho macro mới, ví dụ: LưuSelectedChartAsImagevà chỉ cung cấp cho sổ làm việc này.
- Ấn nút Tạo (Tạo), thao tác này sẽ mở cửa sổ trình soạn thảo Visual Basic, trong đó phần đầu và phần cuối của macro mới sẽ được chỉ định. Trong dòng thứ hai, sao chép văn bản macro sau:
ActiveChart.Export "D:My ChartsSpecialChart.png" - Đóng Visual Basic Editor và trên tab Tập tin (Filet) nhào Tiết kiệm như (Lưu thành). Lưu sổ làm việc của bạn dưới dạng Sổ làm việc Excel hỗ trợ macro (Excel Macro-Enabled Workbook, * .xlsm). Đó là nó, bạn đã làm nó!
Bây giờ hãy chạy macro mà chúng ta vừa tạo để xem nó hoạt động như thế nào. Chờ một chút… Còn một việc nữa chúng ta cần làm. Chúng ta cần chọn biểu đồ Excel mà chúng ta muốn xuất vì macro của chúng ta chỉ hoạt động với biểu đồ đã chọn. Nhấp vào bất kỳ đâu trên cạnh của biểu đồ. Khung màu xám nhạt xuất hiện xung quanh sơ đồ sẽ cho biết rằng nó đã được chọn đầy đủ.
Mở lại tab nhà phát triển (Nhà phát triển) và nhấp vào biểu tượng Macros (macro). Danh sách các macro có sẵn trong sổ làm việc của bạn sẽ mở ra. Điểm nổi bật LưuSelectedChartAsImage Và bấm vào chạy (Chạy).
Bây giờ hãy mở thư mục mà bạn đã chỉ định để lưu tệp - sẽ có một bức ảnh . png với sơ đồ đã xuất. Bạn có thể lưu biểu đồ ở một định dạng khác theo cách tương tự. Để làm điều này, chỉ cần thay đổi trong macro là đủ . png on . Jpg or . Gif - như thế này:
ActiveChart.Export "D:My ChartsSpecialChart.jpg"
Đó là tất cả cho ngày hôm nay, và tôi hy vọng bạn đã có một thời gian vui vẻ khi đọc bài viết này. Cảm ơn bạn đã chú ý!