Cách tìm và loại bỏ các bản sao trong Excel. 5 phương pháp để tìm và loại bỏ các bản sao trong Excel

Không có gì bí mật khi trong Excel, bạn thường phải làm việc với các bảng lớn chứa một lượng lớn thông tin. Đồng thời, khối lượng thông tin như vậy trong quá trình xử lý có thể gây ra lỗi hoặc tính toán sai khi sử dụng các công thức hoặc bộ lọc khác nhau. Điều này đặc biệt cảm thấy khi bạn phải làm việc với thông tin tài chính.

Vì vậy, để đơn giản hóa công việc với một mảng thông tin như vậy và loại bỏ khả năng xảy ra lỗi, chúng tôi sẽ phân tích chính xác cách làm việc với các hàng trong Excel và sử dụng chúng để loại bỏ các bản sao. Nghe có vẻ phức tạp, nhưng việc hình dung ra nó thực sự khá đơn giản, đặc biệt là khi có tới năm phương pháp làm việc với việc tìm và loại bỏ các bản sao trong tầm tay.

Phương pháp 1: Xóa các hàng trùng lặp theo cách thủ công

Bước đầu tiên là xem xét sử dụng cách đơn giản nhất để xử lý các bản sao. Đây là phương pháp thủ công, liên quan đến việc sử dụng tab "Dữ liệu":

1. Đầu tiên, bạn cần chọn tất cả các ô của bảng: nhấn giữ LMB và chọn toàn bộ diện tích của các ô.
2. Ở đầu thanh công cụ, bạn cần chọn phần “Dữ liệu” để truy cập tất cả các công cụ cần thiết.
3. Chúng tôi xem xét cẩn thận các biểu tượng có sẵn và chọn biểu tượng có hai cột ô được sơn các màu khác nhau. Nếu bạn di chuột qua biểu tượng này, tên “Xóa bản sao” sẽ được hiển thị.
4. Để sử dụng hiệu quả tất cả các thông số của phần này, bạn phải cẩn thận và dành thời gian cho việc cài đặt. Ví dụ: nếu bảng có "Tiêu đề", thì hãy nhớ chú ý đến mục "Dữ liệu của tôi chứa tiêu đề", nó phải được chọn.

5. Tiếp theo là một cửa sổ hiển thị thông tin theo cột. Bạn cần chọn các cột mà bạn muốn kiểm tra các bản sao. Tốt nhất là chọn tất cả để giảm thiểu số lần bị bỏ qua.

6. Khi mọi thứ đã sẵn sàng, hãy kiểm tra lại thông tin đã đánh dấu và nhấp vào OK.
7. Excel sẽ tự động phân tích các ô đã chọn và loại bỏ tất cả các tùy chọn phù hợp.
8. Sau khi kiểm tra đầy đủ và loại bỏ các bản sao khỏi bảng, một cửa sổ sẽ xuất hiện trong chương trình, trong đó sẽ có thông báo rằng quá trình đã kết thúc và thông tin sẽ được chỉ ra về số hàng phù hợp đã bị xóa.

Bạn chỉ cần nhấp vào “OK” và bạn có thể cho rằng mọi thứ đã sẵn sàng. Thực hiện cẩn thận từng động tác, và kết quả chắc chắn sẽ không làm bạn thất vọng.

Phương pháp 2: Loại bỏ các bản sao bằng cách sử dụng bảng thông minh

Bây giờ chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một phương pháp hữu ích khác để loại bỏ các bản sao dựa trên việc sử dụng “bảng thông minh”. Làm theo các khuyến nghị sau là đủ:

1. Trước hết, hãy chọn toàn bộ bảng mà bạn muốn áp dụng thuật toán xử lý thông tin tự động thông minh.

2. Bây giờ hãy sử dụng thanh công cụ, nơi bạn cần chọn phần “Trang chủ”, sau đó tìm “Định dạng dưới dạng bảng”. Biểu tượng này thường nằm trong phần phụ "Kiểu". Bạn vẫn phải sử dụng mũi tên xuống đặc biệt bên cạnh biểu tượng và chọn kiểu thiết kế bảng mà bạn thích nhất.

3. Khi mọi thứ được thực hiện chính xác, một thông báo bổ sung về định dạng bảng sẽ xuất hiện. Nó chỉ định phạm vi mà chức năng Bảng thông minh sẽ được áp dụng. Và nếu trước đó bạn đã chọn các ô cần thiết, thì phạm vi sẽ được chỉ định tự động và bạn sẽ chỉ phải kiểm tra nó.

4. Nó vẫn chỉ để bắt đầu tìm kiếm và loại bỏ thêm các dòng trùng lặp. Để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện các bước bổ sung:
   • đặt con trỏ vào một ô bảng tùy ý;
   • trong thanh công cụ trên cùng, chọn phần “Thiết kế bảng”;
   • chúng tôi đang tìm một biểu tượng dưới dạng hai cột ô có màu khác nhau, khi bạn di chuột qua chúng, dòng chữ "Xóa các mục trùng lặp" sẽ được hiển thị;
   • làm theo các bước chúng tôi đã chỉ định trong phương pháp đầu tiên sau khi sử dụng biểu tượng đã cho.

Chú ý! Phương pháp này có một thuộc tính duy nhất - nhờ nó, nó sẽ có thể làm việc với các bảng thuộc các phạm vi khác nhau mà không có bất kỳ hạn chế nào. Bất kỳ khu vực nào được chọn trong khi làm việc với Excel sẽ được phân tích cẩn thận để tìm các vùng trùng lặp.

Phương pháp 3: Sử dụng bộ lọc

Bây giờ chúng ta hãy chú ý đến một phương pháp đặc biệt cho phép bạn không xóa các bản sao khỏi bảng mà chỉ cần ẩn chúng đi. Trên thực tế, phương pháp này cho phép bạn định dạng bảng theo cách mà không có gì cản trở công việc tiếp theo của bạn với bảng và chỉ có thể thu được thông tin hữu ích và phù hợp một cách trực quan. Để thực hiện nó, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

1. Bước đầu tiên là chọn toàn bộ bảng mà bạn sẽ thao tác để loại bỏ các bản sao.
2. Bây giờ, hãy chuyển đến phần “Dữ liệu” và ngay lập tức chuyển đến phần phụ “Bộ lọc”.

3. Một dấu hiệu rõ ràng cho thấy bộ lọc đã được kích hoạt là sự hiện diện của các mũi tên đặc biệt trong tiêu đề của bảng, sau đó bạn có thể sử dụng chúng và chỉ ra thông tin liên quan đến các bản sao (ví dụ: một từ hoặc chỉ định trong tìm kiếm) .

Do đó, bạn có thể ngay lập tức lọc ra tất cả các bản sao và thực hiện các thao tác bổ sung với chúng.

Bộ lọc nâng cao để tìm các bản sao trong Excel

Có một cách bổ sung khác để sử dụng bộ lọc trong Excel, bạn sẽ cần:

1. Thực hiện tất cả các bước của phương pháp trước đó.
2. Trong cửa sổ bộ công cụ, hãy sử dụng biểu tượng “Nâng cao”, biểu tượng này nằm bên cạnh cùng một bộ lọc.

3. Sau khi sử dụng biểu tượng này, bạn chỉ cần chú ý đến cửa sổ cài đặt nâng cao. Bộ công cụ nâng cao này sẽ cho phép bạn làm quen với các thông tin ban đầu:
   • trước tiên, bạn nên kiểm tra phạm vi được chỉ định của bảng để nó khớp với những gì bạn đã lưu ý;
   • hãy chắc chắn chọn hộp “Chỉ các bản ghi duy nhất”;
   • khi mọi thứ đã sẵn sàng, bạn chỉ cần nhấp vào nút “OK”.

4. Khi tất cả các đề xuất đã được đáp ứng, tất cả những gì bạn phải làm là xem bảng và đảm bảo rằng các bản sao không còn được hiển thị nữa. Điều này sẽ được hiển thị ngay lập tức nếu bạn nhìn vào thông tin ở phía dưới bên trái, phản ánh số dòng hiển thị trên màn hình.

Quan trọng! Nếu bạn cần trả lại mọi thứ về dạng ban đầu, thì bạn thực hiện việc này càng đơn giản càng tốt. Chỉ cần hủy bộ lọc bằng cách thực hiện các hành động tương tự đã được chỉ ra trong hướng dẫn phương pháp là đủ.

Phương pháp 4: Định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một bộ công cụ đặc biệt được sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề. Bạn có thể sử dụng công cụ này để tìm và loại bỏ các bản sao trong bảng. Để làm điều này, bạn sẽ cần phải làm như sau:

1. Như trước đây, trước tiên bạn sẽ cần chọn các ô của bảng mà bạn định định dạng.
2. Bây giờ bạn nên chuyển đến tab “Trang chủ” và tìm biểu tượng “Định dạng có điều kiện” đặc biệt, nằm trong phần phụ “Kiểu”.

3. Sau khi hoàn thành các bước, bạn sẽ có quyền truy cập vào một cửa sổ có tên “Quy tắc lựa chọn ô”, sau đó bạn cần chọn mục “Giá trị trùng lặp”.

4. Hãy chắc chắn chú ý đến cài đặt định dạng, chúng nên được giữ nguyên. Điều duy nhất có thể thay đổi là mã màu theo sở thích của bạn. Khi mọi thứ đã sẵn sàng, bạn có thể nhấp vào “OK”.

5. Nhờ các thao tác như vậy, bạn có thể đánh dấu tất cả các bản sao bằng một màu khác và bắt đầu làm việc với chúng trong tương lai.

Chú ý! Nhược điểm chính của phương pháp này là khi sử dụng một hàm như vậy, hoàn toàn tất cả các giá trị giống nhau đều được đánh dấu, và không chỉ những tùy chọn mà toàn bộ chuỗi khớp với nhau. Cần ghi nhớ sắc thái này để tránh các vấn đề về nhận thức thị giác và hiểu chính xác cách hành động và những điều cần chú ý.

Phương pháp 5: Công thức loại bỏ các hàng trùng lặp

Phương pháp này là khó nhất trong số tất cả các phương pháp được liệt kê, vì nó chỉ dành riêng cho những người dùng hiểu các chức năng và tính năng của chương trình này. Xét cho cùng, phương pháp này liên quan đến việc sử dụng một công thức phức tạp. Nó trông như thế này: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). Bây giờ bạn cần quyết định chính xác cách sử dụng nó và nơi áp dụng nó:

1. Bước đầu tiên là thêm một cột mới sẽ dành riêng cho các bản sao.

2. Выделите верхнюю ячейку và введите в нее формулу: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. Bây giờ chọn toàn bộ cột cho các bản sao mà không cần chạm vào tiêu đề.

• Đặt con trỏ ở cuối công thức, chỉ cần cẩn thận với mục này, vì công thức không phải lúc nào cũng hiển thị rõ ràng trong ô, tốt hơn là sử dụng thanh tìm kiếm trên cùng và xem kỹ vị trí con trỏ chính xác.
• Sau khi đặt con trỏ, bạn phải nhấn nút F2 trên bàn phím.
• Sau đó, bạn cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + Enter”.

4. Nhờ các hành động được thực hiện, có thể điền chính xác công thức với thông tin cần thiết từ bảng.

Tìm kết quả phù hợp với lệnh Tìm

Bây giờ nó là giá trị xem xét một tùy chọn thú vị khác để tìm các bản sao. Đặc biệt đối với một phương pháp như vậy, bạn sẽ cần một công thức khác giống như sau: = COUNTIF (A: A, A2)> 1.

Thông tin thêm! Trong công thức này, A2 có nghĩa là dấu của ô đầu tiên từ khu vực bạn định tìm kiếm. Ngay sau khi công thức được nhập vào ô đầu tiên, bạn có thể kéo giá trị và nhận thông tin bạn cần. Nhờ những hành động như vậy, có thể phân phối thông tin thành “ĐÚNG” và “SAI”. Và nếu bạn cần tìm kiếm trong một khu vực hạn chế, hãy đánh dấu phạm vi tìm kiếm và đảm bảo bảo vệ các chỉ định này bằng dấu $, điều này sẽ xác nhận cam kết và làm cơ sở cho nó.

Nếu bạn không hài lòng với thông tin ở dạng “TRUE” hoặc “FALSE”, thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng công thức sau, cấu trúc thông tin: = IF (COUNTIF ($ A $ 2: $ A $ 17, A2)> 1; ”Trùng lặp”; ”Duy nhất”). Thực hiện đúng tất cả các hành động sẽ cho phép bạn có được tất cả các hành động cần thiết và nhanh chóng xử lý thông tin trùng lặp hiện có.

Cách sử dụng bảng tổng hợp để tìm các bản sao

Một phương pháp bổ sung sử dụng các hàm của Excel để tìm các bản sao là PivotTable. Đúng, để sử dụng nó, bạn vẫn cần hiểu biết cơ bản về tất cả các chức năng của chương trình. Đối với các hành động chính, chúng trông như thế này:

1. Bước đầu tiên là tạo bố cục bảng.
2. Bạn phải sử dụng trường giống như thông tin cho các chuỗi và giá trị.
3. Các từ đối sánh đã chọn sẽ trở thành cơ sở để tự động đếm các từ trùng lặp. Chỉ cần đừng quên rằng cơ sở của hàm đếm là lệnh "COUNT". Để hiểu thêm, hãy nhớ rằng tất cả các giá trị vượt quá giá trị 1 sẽ là bản sao.

Hãy chú ý đến ảnh chụp màn hình, trong đó cho thấy một ví dụ về phương pháp như vậy.

Điểm khác biệt chính của phương pháp này là không có bất kỳ công thức nào. Nó có thể được chấp nhận một cách an toàn, nhưng trước tiên bạn nên nghiên cứu các tính năng và sắc thái của việc sử dụng bảng xoay.

Kết luận

Bây giờ bạn có tất cả thông tin cần thiết liên quan đến các phương pháp sử dụng tìm kiếm và loại bỏ các bản sao, đồng thời bạn cũng có các đề xuất và mẹo sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết vấn đề.